CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP QUANG VÀ THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nghiên cứu
3.1.2.1 Những hạn chế trong kế toán hàng tồn kho tại Công ty TFP
Về công tác quản lý hàng tồn kho:
Một là, Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán với chương trình kế toán và chương trình vật tư để hỗ trợ cho công việc của kế toán cũng như công tác quản lý vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên 2 chương trình này vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện; một số tính năng không sử dụng được như: theo dõi vật tư, hàng hoá cấp phát và tồn tại
từng đơn vị phụ thuộc, chương trình chưa hỗ trợ nhập các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý…
Thêm vào đó, trường hợp hàng về nhưng hoá đơn chưa về, theo quy định kế toán phải hạch toán theo giá tạm tính sau đó khi hoá đơn về kế toán điều chỉnh theo giá thực tế. Song do chương trình vật tư chưa hỗ trợ tính năng điều chỉnh giá nhập, xuất nên kế toán phải thực hiện các bút toán này trên chương trình kế toán. Điều này sẽ gây ra chênh lệch về mặt giá trị giữa số liệu trên chương trình vật tư và chương trình kế toán.
Hai là, Công tác đối chiếu vật tư hiện chưa được kịp thời, một số loại vật tư nhỏ lẻ không được đối chiếu một cách thường xuyên làm mất đi tính chất kịp thời và ý nghĩa của việc đối chiếu.
Ba là, đối với công tác kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ:
Tại phòng vật tư, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với kế toán, phòng vật tư của Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các đại lý. Tuy nhiên công tác đối chiếu này được tiến hành chưa được thường xuyên, liên tục với một số đại lý trong các kỳ. Điều này dẫn đến số liệu của vật tư khi đem đối chiếu với kế toán đôi khi còn sai sót.
Tại kho, đột xuất và định kỳ cuối năm đơn vị tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn kho nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng chưa có sự kiểm định về chất lượng của hàng còn trong kho.
Về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho:
Một là: Về tổ chức hạch toán ban đầu
Các phiếu nhập xuất thẳng (nhập, xuất không qua kho) tại Công ty chưa được lập kịp thời, thường bị muộn hơn so với thực tế nhập xuất khoảng 2-3 ngày, cá biệt có trường hợp chậm gần 2 tuần khiến cho thông tin do cả kế toán và vật tư cung cấp đều thiếu tính chính xác và không kịp thời (ngày nhập, xuất bị muộn hơn so với ngày thực tế nghiệp vụ diễn ra).
Ở Công ty các chứng từ sau khi lập xong đều được luân chuyển theo một quy trình thống nhất. Tuy nhiên thời gian luân chuyển chứng từ ở một số khâu còn chưa thực phù hợp đó là:
Định kỳ 10 ngày một lần thủ kho đến đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất và lượng tồn kho với phòng vật tư, sau đó nhận lại 2 liên phiếu nhập, xuất kho. Với thực tế này ở công ty sẽ dẫn đến việc không kịp thời điều chỉnh các sai lệch giữa thủ kho và phòng vật tư. Trường hợp cán bộ vật tư cập nhật sót nghiệp vụ nhập xuất dẫn tới tình trạng lệch tồn kho giữa vật tư và kế toán, nếu không phát hiện ngay, cán bộ vật tư đánh tiếp phiếu xuất sẽ dẫn tới thủ kho không thể xuất tiếp hàng hoá do không có đủ lượng hàng theo phiếu xuất yêu cầu.
Định kỳ 15 ngày một lần kế toán mới xuống kho để nhận các chứng từ từ thủ kho về để hạch toán. Điều này làm cho việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ sách kế toán bị chậm trễ.
Hai là: Về sử dụng tài khoản và trình tự hạch toán:
Hiện nay, để theo dõi về hàng tồn kho tại công ty vẫn chưa sử dụng một số tài khoản trong nhóm tài khoản hàng tồn kho theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ tài chính ban hành. Cụ thể:
Công ty không sử dụng tài khoản 151-“Hàng mua đang đi đường” do đó không phản ánh được giá trị hàng mua đang đi đường và cũng rất khó khăn khi muốn theo dõi, xác định tình hình hàng mua đang đi đường tại một thời điểm nhất định. Thực tế Công ty đang không phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường, chỉ phản ánh các nghiệp vụ thực nhập khi hàng hoá đã về đến kho, điều này dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho thiếu chính xác.
Bên cạnh đó, Công ty cũng không sử dụng tài khoản 1562 – “Chi phí thu mua hàng hoá”. Toàn bộ chi phí thu mua hàng hoá được cộng vào giá mua và hạch toán trên tài khoản 1561- “Giá mua hàng hoá”. Việc không tách bạch giữa giá mua với chi phí thu mua hàng hoá và hạch toán chung trên tài khoản 1561 một mặt không phù hợp với quy định của chế độ kế toán về sử dụng tài khoản, mặt khác dễ gây nhầm lẫn giữa các nội dung chi phí và làm cho công ty gặp nhiều khó khăn trong nỗ lực nhằm giảm các chi phí của quá trình thu mua.
Ba là: Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Một số nội dung trên sổ kế toán của Công ty chưa phù hợp với mẫu sổ thống nhất của Bộ tài chính quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 như: Sổ nhật ký chung, sổ cái, thẻ kho… Cụ thể:
Mẫu sổ Nhật ký chung: không có cột “Ngày tháng ghi sổ” nên không theo dõi được việc ghi chép của kế toán có thường xuyên hay không. Mẫu sổ Nhật ký chung này còn không có mục ký duyệt của Giám đốc do đó làm giảm hiệu lực về quản lý trong việc thực hiện công tác ghi sổ.
Mẫu Sổ cái: không có cột “ngày, tháng ghi sổ”; không có mục ký duyệt của giám đốc giống Sổ nhật ký chung. Ngoài ra nội dung Sổ cái công ty đang sử dụng còn thiếu mục “Cộng luỹ kế từ đầu quý”, đây là một căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và BCTC do vậy việc thiếu chỉ tiêu này sẽ làm cho thời gian lập Bảng cân đối số phát sinh và BCTC kéo dài hơn, làm tăng công việc cho người lập nó.