trong toàn quốc
Hệ thống giáo dục Tiểu học ở nƣớc ta đƣợc cơ cấu tổ chức với tính phân cấp: quốc gia (Bộ giáo dục), tỉnh/thành phố (Sở giáo dục), quận/huyện (Phòng giáo dục), và các trƣờng tiểu học.
Ở các tỉnh miền núi và những vùng khó khăn trong cả nƣớc, do địa hình đi lại không thuận lợi, dân cƣ thƣa thớt và sống không tập trung, cơ sở hạ tầng nghèo nàn, nên nhiều khi trƣờng học chỉ là những phòng học vách đất, tre nứa đƣợc dựng tạm, đôi khi còn phải mƣợn nhà dân làm phòng học. Những trƣờng học này thƣờng là không đủ năm khối lớp, chỉ có cô và trò, không tồn tại Ban giám hiệu nhà trƣờng ở đây. Những điểm trƣờng này đƣợc gọi là điểm trƣờng lẻ, trực thuộc điểm trƣờng chính (là điểm trƣờng có đặt trụ sở làm việc của Ban giám hiệu và các nhân viên khác). Điểm trƣờng là tên gọi chung cho cả điểm trƣờng chính và các điểm trƣờng lẻ. Nhƣ vậy, một nhà trƣờng chỉ có 01 điểm trƣờng chính, và có thể có nhiều điểm trƣờng lẻ.
Mã trƣờng: Để quản lý đồng bộ tất cả các điểm trƣờng trong toàn quốc, ta phải xây dựng mã trƣờng: mã trƣờng là định danh duy nhất, không thay đổi trong suốt quá trình trƣờng học đó tồn tại thực tế. Mã trƣờng do phòng GD&ĐT cấp. Trong trƣờng hợp có sự thay đổi, điều chỉnh thì tuân thủ theo quy tắc sau:
Trường hợp tách trường:
Trƣờng nào đóng trên địa điểm cũ thì mã số trƣờng đó không thay đổi.
Trƣờng đóng trên địa điểm mới đƣợc xếp vào vị trí phù hợp và cấp mã số mới.
Trường hợp sáp nhập/giải thể trường:
Trƣờng hợp sáp nhập, mã số trƣờng sẽ lấy theo trƣờng tồn tại theo Quyết định sáp nhập, mã số của trƣờng còn lại sẽ bị đóng và không cấp lại cho trƣờng khác.
Trƣờng hợp giải thể trƣờng, mã trƣờng sẽ bị đóng và không cấp lại cho trƣờng khác.
Trường hợp trường chuyển đơn vị hành chính do sáp nhập hoặc tách (tỉnh, huyện, xã): Mã số của trƣờng đó sẽ thay đổi theo đơn vị hành chính mới.
Trường hợp trường đổi tên, đổi loại hình, đổi cấp giáo dụ: Mã trƣờng không thay đổi.
Mã trƣờng có độ dài bắt buộc là 08 ký tự, bao gồm:
Mã tỉnh: Là một số gồm 2 ký tự, ghi từ trái sang phải theo quy định của tổng cục thống kê (ví dụ tỉnh Hà Giang sẽ có mã tỉnh là 02).
Mã huyện: Là một số lẻ gồm 5 ký tự, ghi từ trái sang phải (hai ký tự đầu là mã tỉnh, 3 ký tự cuối là mã huyện theo quy định của tổng cục thống kê, ví dụ huyện Bắc Mê của tỉnh Hà Giang sẽ có mã huyện là 02 031).
Mã xã: Là một số lẻ gồm 7 chữ số, ghi từ trái sang phải (5 ký tự đầu là mã huyện, 2 ký tự cuối là mã xã. Các xã sẽ đƣợc đánh mã theo thứ tự 01, 03, 05, 07,... lần lƣợt cho đến hết các xã của huyện, ví dụ xã Yên Phong, huyện Bắc Mê, tỉnh Hà Giang sẽ đƣợc gán mã là 02 031 07).
Mã trƣờng: Là một số gồm 8 chữ số, ghi từ trái sang phải, 7 ô vuông đầu là mã tỉnh, huyện, xã; ô vuông thứ 8 ghi mã trƣờng; xã có thể có 1, 2, 3,… trƣờng tiểu học nên mã trƣờng sẽ là 1, 2, 3,…
Mã điểm trƣờng: Là một số gồm 10 chữ số, ghi từ trái sang phải, 8 ô vuông đầu ghi mã trƣờng; 2 ô vuông cuối cùng ghi mã điểm trƣờng; điểm trƣờng chính có mã là 00; điểm trƣờng lẻ có mã ghi theo thứ tự tăng dần bắt đầu từ 01, 02,… nếu điểm trƣờng chính đó có hai điểm trƣờng lẻ.
Việc xây dựng mã trƣờng phải đảm bảo đồng bộ từ cấp trung ƣơng đến cấp địa phƣơng. Việc quản lý thông tin danh mục Phƣờng, Xã phải đảm bảo tính thống nhất. Ta có Lưu đồ Cập nhật danh mục khi có thay đổi như sau:
Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT Bộ GD&ĐT 1. Báo cáo thay đổi 4. Báo cáo danh mục mới 3. Kết xuất Phục hồi dữ liệu Phòng 5. Kết xuất chuyển lên Bộ Cục Thống kê Tỉnh 2. Chuẩn hoá danh mục