Như chúng ta đã biết, BPM không chỉ là về công nghệ nó là cả một phương pháp và một bộ công cụ để giải quyết các vấn đề quy trình. Những khách hàng có được thành công với BPM đã hiểu rõ điều này. Những kinh nghiệm dưới đây giúp tạo nên sự thành công đó [3]:
Để người làm nghiệp vụ và IT ngồi cùng với nhau trong suốt dự án: IT và người làm nghiệp vụ từ lâu đã có một mối quan hệ đầy biến động. Người làm nghiệp vụ thường nghĩ IT làm quy trình chậm đi, làm cho vấn đề trở nên quá phức tạp hoặc ban hành các chính sách quản lý quá nghiêm ngặt không theo kịp được các nhu cầu của nghiệp vụ. IT than phiền người dùng không hiểu chi phí thực sự, sự phức tạp và các vấn đề bảo mật vốn có trong yêu cầu của họ. Nhưng người dùng cần sự giúp đỡ của IT cho những dự án lớn, và
IT cần kinh doanh tài trợ cho các ý tưởng. Khác so với hầu hết các dự án khác, các dự án BPM cung cấp một phương tiện cho IT và nghiệp vụ làm việc với nhau tốt hơn, với một quy trình nghiệp vụ chung và một ngôn ngữ chung để thảo luận các vấn đề và giải pháp. Nhiều cài đặt BPM thành công tuân theo phương pháp triển khai lặp đi lặp lại khuyến khích các chu kỳ phát triển ngắn hơn. Kết quả là IT và nghiệp vụ liên kết với nhau chặt chẽ hơn trong suốt dự án, xem xét tiến độ trong ba hoặc bốn tháng thay vì chờ đợi cho tới khi kết thúc một khoảng thời gian phát triển dài.
Ưu tiên cho các quy trình dựa trên độ phức tạp và giá trị: trong khi đánh giá các ý tưởng BPM, sẽ rất hữu ích để vạch ra những thách thức của quy trình trên một ma trận tính phức tạp so với giá trị. Cho cả nhóm nghiệp vụ và nhóm IT thực hiện việc này sẽ giúp thiết lập được thỏa thuận về việc sử dụng hiệu quả nhất thời gian của mọi người. Bắt đầu với dự án ít phức tạp nhất cho các đội có cơ hội để đi qua một cách nhanh chóng, đạt được kết quả sớm trong khi học hỏi các cách tiếp cận công nghệ và tổ chức tốt nhất. Biết được dự án nào sẽ mang lại ảnh hưởng lớn nhất có nghĩa là nhóm dự án có thể tập trung rõ ràng cho bước đi tiếp theo.
Hình 9: Đánh độ ưu tiên của dự án BPM dựa trên độ phức tạp và ảnh hưởng.
Lưu ý về các vấn đề của con người càng sớm càng tốt: sự thành công của dự án BPM có thể nhanh chóng bị cản trở bởi các vấn đề về tổ chức. Nếu bạn cải tiến các quy trình mà không bố trí được người làm, hoặc bạn tạo ra một cách tiếp cận quy trình mới nhưng mọi người không làm theo, khi đó công nghệ tốt nhất cũng không thể giúp dự án của bạn thành công được. theo đó, một dự án vận hành tốt cần phải có sự hỗ trợ thực thi hiệu quả; bao gồm việc đào tạo cho đội dự án và các bên liên quan; tạo cầu nối hiệu quả giữa cái cũ và cái mới. Có thể xây dựng văn hóa lấy quy trình làm trung tâm, nơi mà toàn bộ tổ chức liên tục tập trung vào tối ưu quy trình, dự án của bạn sẽ có khả năng thành công cao hơn.
Các dự án ban đầu Các dự án về sau Ảnh hưởng của quy trình • Doanh số • Chi phí • Dịch vụ khách hàng • Chu kỳ Tính phức tạp của quy trình
• Các bước trong quy trình • Các điểm tích hợp
• Các ngoại lệ
• Các thành phần tham gia quy trình • Các giao dịch
• Các tổ chức
Thấp Cao
Chương 2: Activiti và giải pháp tích hợp vào nền tảng web