Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các chứng từ là căn cứ gốc, là cơ sở để kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết.
Hệ thống chứng từ: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư - sản phẩm; phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ; bảng
chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy báo làm thêm giờ; biên bản giao nhận tài sản cố định, giấy báo nợ, giấy báo có…
Toàn bộ chúng từ kế toán sử dụng tại doanh nghiệp đều theo qui định của chế độ kế toán số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Doanh nghiệp sử dụng phổ biến những chứng từ sau:
Chứng từ về lương:
- Bảng chấm công: Mẫu số 01a – LĐTL
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số 01b – LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02 – LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 03 – LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ: Mẫu số 06 – LĐTL - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Mẫu số 10 – LĐTL - Bảng phân bổ trên lương và bảo hiểm xã hội: Mẫu số 11 – LĐTL
Chứng từ về hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01 – VT - Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 – VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 05 – VT
Chứng từ về bán hàng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01GTGT – 3LL
Chứng từ về tiền:
- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT - Phiếu chi: Mẫu số 02 – TT
- Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 – TT
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Mẫu số 04 – TT - Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05 – TT - Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
- Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a – TT - Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09 – TT
Chứng từ về tài sản cố định:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định: Mẫu số 01 – TSCĐ - Biên bản thanh lý tài sản cố định: Mẫu số 02 – TSCĐ
- Biên bản bàn giao sửa chữa lớn tài sản cố định: Mẫu số 03 – TSCĐ - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định: Mẫu số 04 – TSCĐ
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Mẫu số 05 – TSCĐ
- Bảng tính phân bổ và khấu hao tài sản cố định: Mẫu số 06 – TSCĐ
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc do bên ngoài chuyển đến đều được tập hợp tại bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Tại đây chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ kế toán nào thì được chuyển đến cho kế toán đảm nhiệm phần hành đó.
Sau khi kế toán tập hợp và xử lý chứng từ thì có nhiệm vụ lưu giữ chứng từ tại nơi qui định
2.1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng theo Quyết định số 15 ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty đối với các khoản phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán thì doanh nghiệp chi tiết cho từng đối tượng một mà riêng để tiện theo dõi.
Để hệ thống tài khoản được sử dụng hiệu quả hơn, doanh nghiệp đã có một số thay đổi dựa tên tính đặc thù trong tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Cụ thể là:
Để hoạch toán chi phí sản xuất trong kỳ, các tài khoản 621, 622, 627 chi tiết cho sản xuất:
+ TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 622: chi phí nhân công trực tiếp + TK 627.1: chi phí nhân viên
+ TK 627.2: chi phí vật liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ TK 627.3: chi phí dụng cụ sản xuất + TK 627.4: chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 627.7: chi phí dịch vụ mua ngoài khác + TK 627.8: chi phí bằng tiền khác.
2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại Công ty TNHH Sơn Long
Công ty TNHH Sơn Long là một đơn vị sản xuất với lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều. Vì vậy để giảm bớt khối lượng công việc cũng như để bảo đảm tính chính xác của các thông tin kế toán, Công ty đã đưa kế toán máy vào sử dụng. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting. Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hình thức này đã đáp ứng đòi hỏi của công tác quản lý và phù hợp với trình độ của công nhân viên.Trình tự ghi sổ được thể hiện như sau:
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dùng
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty TNHH Sơn Long
Từ sơ đồ trên, ta thấy trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được biểu hiện qua nhiều công đoạn. Tuy nhiên, có thể tập hợp trình tự ghi sổ theo bước sau:
1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Do công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Do nhu cầu quản lý, nên công ty có thêm sổ Nhật ký đặc biệt. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số lượng ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, được dùng để lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ
và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và sổ nhật ký chung đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
- Kỳ lập báo cáo: Cuối mỗi tháng, quý ,năm. - Nơi gửi báo cáo: Kế toán trưởng
- Trách nhiệm lập báo cáo: Kế toán các phần hành
- Loại báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN) - Báo cáo quản trị của doanh nghiệp.
Để dùng trong nội bộ của doanh nghiệp và được lập bất cứ khi nào mà lãnh đạo doanh nghiệp yêu cầu. Báo cáo quản trị thì không theo một mẫu nhất định nào cả mà phải dựa vào các chỉ tiêu mà lãnh đạo cần để lập lên. Có nhiều loại báo cáo quản trị : báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo về giá thành sản phẩm hay báo cáo về tình hình công nợ.
2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể
2.2.1. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các chứng từ sau:
Bảng châm công (mẫu số 1a – LĐTL)
Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu số 1b – LĐTL) Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02 – LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03 – LĐTL) Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu số 06 – LĐTL) Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08 – LĐTL) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (mẫu 09 – LĐTL) Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Một số chứng từ khác liên quan
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng
TK 334_Phải trả công người lao động TK 338_Phải trả, phải nộp khác TK 3382_Kinh phí công đoàn TK 3383_Bảo hiểm xã hội TK 3384_Bảo hiểm y tế
TK 3389_Bảo hiểm thất nghiệp TK 622_Chi phí nhân công trực tiếp TK 627_Chi phí sản xuất chung TK 641_Chi phí bán hàng
TK 642_Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.1.3. Hạch toán chi tiết
Sổ chi tiết các loại tài khoản 334, 338, 3382, 3383, 3384, 353.
Kế toán thu nhận và kiểm tra chứng từ từ bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, giấy báo làm thêm giờ, phiểu nghỉ hưởng BHXH,…
Nếu việc chi lương được thực hiện tại quỹ của công ty thì thủ quỹ căn cứ vào bảng thanh toán lương, BHXH để thanh toán lương cho nhân viên
2.2.1.4. Hạch toán tổng hợp
Sổ cái các TK 334, 338, sổ nhật ký chung
- Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, tiền lương tính ra số tiền phải trả cho người lao động.
- Tính ra tiền thưởng nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động - Hàng tháng tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất.
- Hàng tháng tính ra số BHXH, BHYT các khoản khác trừ vào lương của người lao động.
Hạch toán tổng hợp kế toán tiền lương được hạch toán qua sơ đồ 2.3 sau: TK 334
TK 111, 112 TK 335
Ứng và thanh toán lương Phải trả lương nghỉ phép cho người lao động cho công nhân nếu trích trước
Các khoản khấu trừ vào BHXH trả trước người lao lương người lao động
TK 431
Tiền thưởng phải trả người lao động
TK 622, 627, 641, 642 Lương và các khoản mang tính
chất lương phải trả lao động
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán tiền lương tại công ty TNHH Sơn Long
Hạch toán tổng hợp kế toán các khoản trích theo lương được hạch toán qua sơ đồ 2.4
TK 338
TK 111, 112 TK 622, 627 Nộp cho cơ quan quản Trích theo lương CNTT,
lý quỹ NVPX tính vào chi phí
TK 334 TK 641, 642
BHXH phỉa trả cho Trích theo lương NVBH người lao động NVQLDN tính vào chi phí (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 111, 112, … TK 334 Chi tiêu KPCĐ tại Trích theo lương của NLĐ
doanh nghiệp trừ vào thu nhập của họ
TK 111, 112 Nhận tiền cấp bù của quỹ
2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
+ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, dụng cụ hàng hóa + Thẻ kho
+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ +Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 152,153
Và một số sổ sách chứng từ liên quan khác.