Việc khai thác số liệu từ khối có thể thực hiện qua công cụ PivotTable của Excel
hoặc qua các công cụ Report Designer và Report Builder. Nhưng trong phạm vi của
người dùng đó là chức năng PivotTable của Excel cho việc phân tích số liệu. Các bước thực hiện phân tích trong Excel như sau:
Thiết lập kết nối đến khối dữ liệu từ Excel
Tạo lập mẫu phân tích số liệu bởi công cụ PivotTable
Thực hiện phân tích số liệu
3.5.6.1. Kết nối đến khối dữ liệu đa
Excel 2007 cho phép tạo kết nối trực tiếp đến khối dữ liệu và thực hiện việc phân
tích số liệu trực tiếp từ khối, Hình 3.16 bên dưới là ví dụ về màn hình kết nối đến khối
dữ liệu từ Excel.
Hình 3.16. Màn hình kết nối đến khối dữ liệu từ Excel
Để tạo một kết nối đến khối thì thực hiện các bước sau:
Chọn thực đơn Data
Chọn biểu tượng Connetions
Chọn nút Add
Chọn nút Browse for More
Chọn hàng Connect to New Data Source.odc
Chọn nút Next, khi đó màn để nhập các thông tin kết nối.
Nhập các thông tin kết nối: gồm các tham số như tên máy chủ kết phân tích SQL Server, tên và mật khẩu đăng nhập.
Sau khi nhập xong các thông tin đăng máy chủ SQL Server thì màn hình
chọn khối sẽ hiện ra danh sách để có thể chọn như Hình 3.16 ở trên.
Chọn nút Next thì quá trình kết nối hoàn thành. Từ đây có thể bắt đầu sử
dụng PivotTable để phân tích số liệu.
3.5.6.2. Tạo lập mẫu báo cáo bởi công cụ PivotTable
Khi kết nối đến khối thành công thì sẽ hiện ra màn hình như Hình 3.17 bên dưới.
Hình 3.17. Màn hình hiện danh sách các trường của PivotTable
Nhìn vào Hình 3.17 bên trên thì có hai phần chính:
1. Phần bên trên: đây là phần chứa danh sách các chiều và độ đo mà đã được
tạo trong khối.
2. Phần bên dưới bao gồm bốn hộp dùng để tạo mẫu báo cáo như sau:
Column Labels: chứa các trường của các chiều sẽ hiện ở phần cột. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Value: chứa các trường độ đo, là các giá trị tính toán.
Report Filter: chứa các trường của các chiều dùng cho việc lọc dữ liệu. Để tạo báo cáo thì chỉ việc “kéo và thả” các trường vào bốn ô này, mẫu báo cáo sẽ tự động được sinh ra theo định dạng mặc định. Chú ý, không nhất thiết lúc nào cũng cần có các trường cho cả bốn ô, yêu cầu ít nhất phải có một ô chứa một hoặc nhiều trường.
Sau mỗi lần kéo và thả các trường vào các ô thì mẫu phân tích sẽ hiện ra ngay lập
tức. Nếu kéo và thả các trường như Hình 3.17 ở trên thì sẽ thu được mẫu phân tích như
Hình 3.18 bên dưới.
Hình 3.18. Mẫu phân tích trong Excel sử dụng PivotTable
3.5.6.3. Phân tích số liệu trong mẫu phân tích
Sau khi tạo mẫu phân tích xong người dùng có thể thực hiện phân tích số liệu trên mẫu. Các thao tác phân tích thông thường hay dùng như sau:
Xem mức chi tiết hơn, trong PivotTable thì kích nút (+).
Xem mức tổng hợp hơn, trong PivotTable thì kích nút (-).
Xem/ẩn một hoặc nhiều mục dữ liệu. Sắp xếp tự động/tùy chọn.
Chọn N phần tử cao nhất hay thấp nhất theo một tiêu chí nào đấy