biển tại công ty TNHH ELS
3.2.2.1. Hoàn thiện bước lập chứng từ
Chứng từ là cơ sở pháp lý để thực hiện mọi thủ công việc trong quy trình giao nhận hàng hóa. Ngoài việc kiểm tra rà soát các giấy tờ chứng từ mà bên khách hàng cung cấp cho phù hợp nội dung, nhân viên bộ phận chứng từ còn phải luôn theo sát và cập nhật những thay đổi cũng như phải xác định được đúng chính xác thời gian đi kèm các công việc trong cả quy trình. Khi liệt kê các loại giấy tờ, thủ tục thường rất ít khi các có sai sót nhưng trong cả quá trình giao hàng luôn có những phát sinh xảy ra khiến cho việc cung cấp các loại giấy tờ ở mỗi thời điểm hoạt đông tác nghiệp luôn cần được cập nhật. Chỉ khi các giấy tờ này đủ và phù hợp thì các hoạt động tác nghiệp khác mới có thể diễn ra. Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ là phân công cho nhân viên giao nhận có kinh nghiệm về chứng từ. Nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra kĩ lưỡng, để tránh các sai sót những giấy tờ mà bên khách hàng cung cấp nhân viên nên nhắc nhở họ để họ kiểm tra kỹ các thông tin trước khi chuyển sang phía công ty. Nếu có các sai sót hoặc không phù hợp thì liên lạc ngay với bên khách hàng đề nghị sửa đổi hoặc bổ sung. Ngoài ra nhân viên của công ty cũng phải cập nhật các văn bản chính sách mới của nhà nước liên quan đến hoạt động giao nhận.
3.2.2.2. Trong quá trình khai báo hải quan
Trước khi khai báo hải quan, nhân viên khai báo hải quan của công ty nên kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ khai báo. Nhân viên phụ trách khai báo hải quan của công ty nên là người đã có mối quan hệ tốt với hải quan và khi đi khai báo hải quan nên báo trước để tiện cho quá trình khai báo. Nhân viên công ty cần chuẩn bị tốt các phương án giải trình trong trường hợp bị chất vấn.
Như đã đề cập việc vận chuyển và bố trí phương tiện vận tải của công ty thường là hợp đồng thuê vận tải giữa công ty và công ty vận tải cho nên các khâu nhận hàng và vận chuyển công ty có chức năng chính là giám sát. Trong quá trình nhận hàng công ty sẽ cử nhân viên công ty xuống giám sát nhận hàng. Nhân viên giám sát cần theo dõi về hàng hóa về số lượng, trọng lượng chất lượng hàng. Kiểm tra hàng có đúng chủng loại như trong packing list hoặc invoice do khách hàng cung. Nhân viên cũng cần chú ý đến tình trạng nguyên vẹn của hàng hóa, có vị vỡ bẹp không, bao gói có vấn đề gì không. Những trường hợp không đúng quy cách hoặc chú ý thì nhân viên giao nhận nên ghi chú về tình trạng hàng hóa để 2 bên cùng chứng nhận.
Trong trường hợp hàng là container trước đó nhân viên giao nhận cần biết chính xác loại container cần chuyên chở và liên hệ cảng để thuê container rỗng và thuê xe chở container. Trước khi nhận container nhân viên phải kiểm tra và ký nhận tình trạng container. Sau khi xếp hàng lên container, kiểm hóa thì nhân viên tiếp tục phải ký xác nhân. Các khâu của quá trình tuy nhỏ nhưng nhân viên phải chú ý để không có các rủi ro kiện tụng sau này và đảm bảo thời gian.
3.2.2.4. Hoàn thiện khâu giao hàng cho cảng và giao hàng lên tàu
Hàng được đưa tới cảng thì công ty phải cứ người chuyên trách của công ty thực hiện giao hàng cho cảng và tàu. Nhân viên chuyên trách có nhiệm vụ phụ trách giao hàng cũng như kiểm tra giám sát đôn đốc quá trình giao hàng. Mọi việc cần được thông báo cho công ty để có biện pháp bố trí kịp thời. Nhưng để không mất thời gian trước đó công ty phải luôn liên lạc với cảng về hãng tàu để báo trước về thời gian và được hướng dẫn của cảng và hãng tàu. Trong các trường hợp tàu chậm trễ thường hãng tàu sẽ báo trước cho công ty để công ty thông báo với khách hàng và có các điều chỉnh phù hợp. Trong quá trình giao hàng lên tàu nhân viên công ty phải giám sát chặt chẽ về hàng hóa và công tác bốc xếp của cảng.
Sau khi giao hàng xong cho tàu, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin về hành trình của tàu do hãng tàu cung cấp để thông báo cho khách hàng và công ty nhận hàng. Doanh nghiệp cũng nên báo thông tin cho đại lý nước ngoài tại cảng đích để đại lý chuẩn bị. Song song với việc đó công ty có thể tổng hợp chi phí cho bên cung cấp và với khách hàng. Khi hoàn thành công việc có thể thanh toán cho các bên. Phía khách hàng nên có các biện pháp để lấy được các khoản tiền đó ngay hoặc gia hạn trong thời gian ngắn nhất có thể. Nếu có các khiếu nại công ty cũng cần có kế hoạch để khắc phục như xác nhận thông tin qua hãng tàu, đại lý. Thông tin cho khách hàng và bảo hiểm và xây dựng các phương án khắc phục nếu đó là do lỗi của công ty. Vấn đề này rất cần sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Kết thúc mỗi đơn hàng công ty nên tổng kết để so sánh với các tiêu chuẩn như thời gian thực hiện, chi phí , độ chính xác của mỗi khâu trong quy trình giao hàng để có các biện pháp khắc phục trong các đơn hàng sắp tới.
