biển tại công ty TNHH ELS
Bộ chứng từ hàng hóa gồm rất nhiều loại giấy tờ như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng, giấy chứng nhận mã số kinh doanh, giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng hàng hóa, giấy chứng nhận kiểm dịch... Những giấy tờ này được kiểm tra kỹ lượng nhưng trong quá trình hoàn thiện bộ chứng từ sai sót là điều khó tránh khỏi. Việc sai sót có nhiều nguyên nhân gây nên có thể do phía khách hàng, có thể do nhân viên giao nhận sai sót và cả yêu cầu khác nhau của bên người nhận cũng như bên phía người vận tải. Chẳng hạn như trong quá trình làm vận đơn HB/L cho khách hàng, nhân viên giao hàng sau khi đã fax lệnh cấp container cho khách hàng và khách đã đóng hàng xong nhân viên phải báo ngay cho khách hàng thông báo chi tiết để nhân viên làm HB/L, nhưng nếu chỉ một sai sót là nhân viên giao nhận không nhắc nhỏ bên khách hàng, khâu làm vận đơn có thể bị chậm trễ. Hoặc một số trường hợp khác các chi tiết trong các giấy tờ nếu không kiểm tra kỹ gây sai sót như báo nhầm tên hãng tàu hoặc số hiệu tàu... Việc chuẩn bị này cần đòi hỏi kinh nghiệm xử lý của nhân viên giao nhận, khi các chứng từ xử lý càng nhiều lần thì sai sót cũng trở nên ít đi. Nhân viên giao nhận trong công ty là người có kinh nghiệm trong quá trình này cho nên việc lưu ý của họ là chú ý hơn nữa để giảm các sai sót. Vì khâu chuẩn bị chứng từ còn có thể mắc sai sót nên trong quá trình khai báo hải quan sẽ gặp khó khăn hơn. Tuy nhiên thực tế doanh nghiệp khó khăn trong khai báo hải quan do nguyên nhân chứng từ chưa làm tốt là rất ít. Hầu hết việc khai báo hải quan diễn ra nhanh, chậm hơn thì phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó một yếu tố quan trọng là mối quan hệ với hải quan.
Trong quá trình giao hàng, việc nhận hàng và vận chuyển hàng hóa tới bãi doanh nghiệp chủ yếu phải nhờ tới bên công ty vận tải. Và vì hầu hết các đơn hàng chủ yếu của công ty là đóng hàng container cho nên nhân viên giao nhận có nhiệm vụ quan trọng nhất là thông báo với bên vận tải về thời gian và địa điểm nhận hàng đồng thời thông báo cho chủ hàng biết để chủ hàng chuẩn bị hàng và kiểm tra thủ tục cần thiết cho việc đóng hàng vào container. Như vậy là rất khó chủ động cho công ty trong việc vừa phải kiểm soát thời gian, thuê container vừa phải quản lý việc vận chuyển của công ty vận tải lại vừa phải liên hệ với công ty khách hàng. Nếu có sự cố cho một trong các công đoạn trên công ty rất khó để có thể kiểm soát được.Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận của công ty cũng phải trực tiếp kiểm soát nhận hàng nhưng có thể xảy ra sai sót trong kiểm soát khi không chú ý và ghi nhận. Hoặc một sự cố có thể gặp đó là kiểm tra container rỗng, chỉ một bước kiểm tra và ký nhận công ty rỗng ở tình trạng tốt có thể giúp cho công ty tránh được nhiều rủi ro to lớn có thể gặp. Bởi container sau khi đem về được đóng , kẹp chì và vận chuyển thì không có thêm khâu nào chứng nhận tình trạng của container nữa, cho nên nếu có vấn đề gì về hàng hóa thì công ty giao nhận có thể đưa trách nhiệm về người vận chuyển nội địa nếu trong hợp đồng đã quy trách nhiệm nhưng bản thân cũng gặp phải những rắc rối lớn về kiện tụng. Các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng xuất khẩu theo điều kiện FOB nhưng nếu phía các công ty nhập khẩu họ không mua bảo hiểm hàng hóa thì trường hợp có rủi ro họ sẽ cố tình tìm cách đẩy trách nhiệm cho phía công ty giao nhận và nhà xuất khẩu Điều này lại một lần nữa chú ý về khả năng kiểm soát về giao nhận hàng và vận chuyển nội địa của công ty.
Khâu giao hàng vào kho bãi cảng được nhân viên giao nhận của công ty làm khá hiệu quả. Khâu này chủ yếu là nhân viên giao nhận ký hợp đồng về bốc dỡ và lưu kho với cảng. Mục đích của kho hàng là thu tiền lưu kho cho nên nhân viên giao nhận chỉ cần kiểm tra chính xác hợp đồng về hàng với bên cảng.
Công tác chuẩn bị trước khi giao hàng lên tàu cũng có thể gây nên sai sót, việc liên hệ trước của nhân viên giao nhận về ngày giờ tàu đến và ký nhận thông báo sẵn sàng cùng các hợp đồng xếp dỡ với cảng cần được thông báo và hoàn thiện trước. Nhân viên giao
nhận có thể do sơ suất mà quên hoặc lỗi trong việc chuẩn bị này sẽ làm cho thời gian bị chậm lại hoặc sẽ túng túng hơn cho quá trình giao hàng.
Khi giao hàng lên tàu công việc chủ yếu do bên cảng thuê công nhân. Trong các trường hợp bốc dỡ lên tàu vấn đề sai sót nhất của nhân viên giao nhận là theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình xếp dỡ. Tuy nhiên không phải lúc nào tình hình cũng thuận lợi một số trường hợp nhân viên phụ trách giao hàng cho cảng và tàu chưa đủ khả năng đôn đốc, xử lý và điều chỉnh làm cho quá trình trở nên phức tạp. Tiến độ giao hàng cho tàu thường bị chậm lại với nguyên nhân chủ yếu do hãng tàu khi nhận chuyên chở. Có nhiều lý do của việc chậm trễ này tuy nhiên nếu có tình trạng này xảy ra buộc phải chờ đợi khi có tàu đến.
Giao hàng xong thường có tâm lý chủ quan trong nhân viên giao nhận hàng về việc giám sát. Thực tế những rắc rối phát sinh thường do tâm lý chủ quan của bản thân nhân viên và công ty. Chính vì thế khâu kiểm tra giám sát giao hàng thường bị coi nhẹ.
Ngược lại với việc giám sát sau giao hàng, việc giải quyết khiếu nại trong công ty lại thường rất tập trung. Khi có các khiếu nại từ phía công ty nhận hàng việc đầu tiên là nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra thông tin cung cấp bằng cách xác định nguồn gốc cung cấp thông tin hoặc bằng cách nhờ đại lý nước ngoài của công ty kiểm tra thông tin. Tiếp sau đó sẽ báo cho bên khách hàng hoặc bảo hiểm (nếu công ty được phía khách hàng thuê làm bảo hiểm) để chờ xử lý. Nhưng lúc này nhiều công việc phải làm khiến cho nhiều khi giải quyết bị rối. Bản thân người lãnh đạo cũng phải hiểu rõ các luật khi có các khiếu nại xảy ra để có các hành động đúng.
Công việc hoàn tất khi các bên không có gì khiếu nại và đã thanh toán các khoản phải trả cho các bên. Trong việc thanh toán hàng, hầu hết các đối tác và người chuyên chở yêu cầu thanh toán ngay trong khi đó các khách hàng lại yêu cầu chờ đợi làm công nợ của công ty tăng lên và không đảm bảo được tiền trong công ty.