4.3.1.1 Giải pháp về quy trình quản trị logistics
Quản trị logistics cũng giống như mọi hoạt động quản trị khác trong công ty sản xuất kinh doanh đều phải trải qua các quy trình: hoạch định, thực thi và kiểm soát. Do vậy để tăng cường hiệu lực quản trị logistics tại chi nhánh thì trước tiên phải hoàn thiện quy trình quản trị này.
Hoạch định các hoạt động logistics
Để các hoạt động logistics của chi nhánh công ty thực sự đạt hiệu quả, chi nhánh công ty cần phải lập kế hoạch cụ thể. Kế hoạch hóa các hoạt động logistics của chi nhánh công ty tức là phải hướng cho các hoạt động đó theo mục tiêu và chiến lược kinh doanh của chi nhánh công ty từ đó dễ dàng tổ chức thực thi và kiểm soát chúng.
Hình 4.1 Quy trình hoạch định hoạt động logistics của chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina Các mắt xích của hệ thống logistics - Chiến lược thực hiện - Quản trị dự trữ - Hệ thông thông tin - Dự trữ - Vận chuyển - Tổ chức Yêu cầu về dịch vụ khách hàng Hoạch định hoạt động logistics
Thiết kế hệ thống thông tin
Đo lường
Mục tiêu và chiến lược kinh doanh
Từ những mục tiêu và chiến lược kinh doanh của chi nhánh công ty, bộ phận logistics sẽ đưa ra những yêu cầu về dịch vụ khách hàng. Từ đó nhà quản trị tiến hành hoạch định cho hoạt động logistics bằng việc lên kế hoạch cho từng bộ phận: dự trữ, kho, vận chuyển, hệ thống thông tin, quản trị mua. Sau đó nhà quản trị tiến hành thiết kế hệ thống thông tin và đo lường toàn bộ cho dựa vào hoạch định hoạt động logistics. Hoạch định hoạt động logistics phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của chi nhánh. Ngoài ra các bộ phận logistics cũng cần cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản trị để từ đó nhà quản trị đưa ra hoạch định chính xác nhất.
Tổ chức thực thi hoạt động logistics
Hiện nay chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina đã có phòng logistics. Trong phòng logistics có: bộ phận sản xuất, bộ phận R&D, bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho và vận chuyển. Để phòng logistics hoạt động có hiệu quả thì các bộ phận này phải kết hợp làm việc với nhau một cách khăng khít. Các bộ phận phải có nghĩa vụ thực thi và báo cáo với người phụ trách quản trị phòng logistics.
Trên cơ sở của mục tiêu và kế hoạch chiến lược logistics, các nhà quản trị phòng logistics phải xây dựng kế hoạch nghiệp vụ. Trong kế hoạch nghiệp vụ, phải xác định rõ những nội dung logistics cụ thể phải tiến hành theo từng thời gian và trên cơ sở đó bố trí các nguồn lực lao động, thiết bị,.. nhằm thực hiện các hoạt động logistics một cách họp lý, nhằm đạt mục tiêu là tối thiểu hóa chi phí trong khi vẫn cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.
Kiếm soát hoạt động logistics
Phòng logistics cần phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát các hoạt động logistics một cách hợp lý. Hoạt động kiểm soát này phải diễn ra thường xuyên để hướng việc thực hiện các hoạt động theo đúng kế hoạch đề ra và phát hiện ra những sai sót để đưa ra những biện pháp kịp thời. Công việc kiểm soát hoạt động logistics tại chi nhánh công ty được thể hiện ở hình 4.2
Hình 4.2 Khái quát quá trình kiểm tra hoạt động logistics tại chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina
4.3.1.2 Giải pháp hoàn thiện các hoạt động logistics tại chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina
a) Quản trị vận chuyển
Việc vận chuyển có ảnh hưởng rất lớn đến chi phí hoạt động logistics. Vì vậy để giảm chi phí hoạt động logistics chi nhánh công ty phải tối ưu hóa hoạt động vận chuyển. Công ty cần quan tâm đến khối lượng vận chuyển, tuyến đường vận chuyển, phương tiện và đơn vị vận chuyển sao cho hợp lý. Khó khăn của công ty hiện nay là số lượng xe còn tí do đó không đủ đế đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Hiện tại công ty đang thuê vận tải của các đơn vị khác. Nhưng đó sẽ không là giải pháp tối ưu lâu dài một khi quy mô hoạt động sản xuất của chi nhánh đang ngày càng được mở rộng và nhằm tối đa hóa doanh thu. Hoạt động điều chỉnh Kiểm tra Các nhà quản trị tiến hàng so sánh và
đánh giá Báo cáo kết quả
Các tiêu chuẩn, mục tiêu Đầu vào Hoạt động cung ứng, phân phối hàng hóa, trình độ dịch vụ khách hàng Đầu ra Chi phí hoạt động và dịch vụ khách hàng Quá trình Các hoạt động logistics đang diễn ra Tác động bên trong và bên ngoài
- Chi nhánh nên đầu tư thêm xe loại 5 tấn và 15 tấn vì hàng hóa được đóng vào thùng carton lớn, cồng kềnh nếu chở bằng loại xe bé sẽ chở được rất ít hàng hóa, còn nếu chở loại xe to hơn sẽ ko thuận tiện trong việc đi lại trên đường.
- Trong trường hợp vẫn thuê vận tải bên ngoài, đối với đơn vị vận chuyển trung gian đảm bảo vấn đề vận chuyển đúng tiến độ
- Tăng cường đào tạo nâng cao năng lực và trình độ cho đội ngũ nhân lực phục vụ công tác vận chuyển
- Chi nhánh nên có chế độ đãi ngộ tốt đối với nguồn nhân lực phục vụ công tác vận chuyển, công việc của họ tương đối căng thẳng cần độ tập trung cao.
b) Hoạt động dự trữ
Hoạt động dự trữ giúp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty được diễn ra liên tục và thông suốt. Vì vậy chi nhánh công ty cần phải có phương án dự trữ tối ưu. Ngoài ra dự trữ cũng là một khoản chi phí của công ty, là hoạt động đảm bảo khả năng cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty. Do vậy cần phải có một chính sách dự trữ hợp lý để giảm lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn không ảnh hưởng đến quá trình cung ứng cho khách hàng. Yêu cầu đặt ra đối với bộ phận logistics nói chung và các bộ phận chức năng nói riêng là phải tiến hành:
- Nghiên cứu nghiêm túc để xác định nhu cầu khách hàng và dự báo những biến động về nhu cầu của họ.
- Liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng để tránh bị gây sức ép ( tại một số thời điểm thị trường vật tư nhạy cảm) dẫn tới thiếu hụt vật tư, đảm bảo nguyên vật liệu được cung cấp đúng và đủ khi công ty cần.
- Căn cứ vào tình hình đặt hàng của khách, tình hình đáp ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp và thời gian sản xuất cũng như giao hàng của công ty để xác định mức dự trữ an toàn. Xác định mức dự trữ an toàn sẽ giúp công ty tiết kiệm được những lãng phí không cần thiết, đảm bảo cho quá trình luân chuyển nguồn vồn nhưng vẫn đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
c) Quản trị kho bãi
dùng hàng ngày nên khâu bảo quan rất quan trọng, luôn phải đảm bảo chất lượng hàng
hóa không bị ảnh hưởng, có như vậy người tiêu dùng mới tin tưởng và tiêu dùng sản
phẩm. Vì vậy yêu cầu kho bãi của mặt hàng này cần phải cải thiện:
- Chi nhánh cần đầu tư thêm một số trang thiết bị trong kho, như thiết bị quạt thông gió để đảm bảo nhiệt độ trong kho không quá cao và luôn thông thoáng tránh ẩm ướt là hỏng, mốc, giảm chất lượng sản phẩm.
- Cần bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho một cách trật tự và ngăn nắp theo thứ tự các nhãn hàng, ngành hàng để tận dụng tối đa diện tích trong kho, thuận tiện cho việc bốc xếp dỡ các mặt hàng.
- Luôn phải đảm bảo số lượng hàng hóa phục vụ cho quá trình tiêu thụ.
- Cán bộ, lao động trong kho phải được trang bị đầy đủ kiến thức về kho bãi, bốc dỡ, chất xếp hàng hóa cũng cần được đào tạo.
d) Hoàn thiện hệ thống thông tin Logistics
Chi nhánh công ty đã đầu tư trang bị máy tính khá hiện đại cho toàn bộ công ty, từ đó các phòng ban có thể liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Ngoài ra chi nhánh công ty nên kiến nghị với công ty nên thành lập trang web riêng của công ty để khách hàng có thể truy cập những thông tin mới nhất như sản phẩm mới, giá cả hay những chương trình khuyến mại của công ty cũng như chi nhánh. Trang web của công ty không chỉ là công cụ quảng bá cho công ty mà còn mang lại rất nhiều tiện ích cho khách hàng, đặc biệt đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức lớn. Do đó chi nhánh nên kiến nghị với công ty nên thành lập webside chính thức của công ty tại Việt Nam. Nó sẽ là cổng thông tin chính thức giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng, với khách hàng của mình.
e) Quản trị mua hàng
Để thuận tiên hơn trong việc sản xuất, chi nhánh công ty cần chủ động hơn trong việc nhập nguyên liệu đầu vào cho nhà máy. Những nguyên liệu đầu vào nào mà ở Việt Nam cũng có chi nhánh công ty nên tìm nhà sản xuất và mua luôn trong nước để giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất cho sản phẩm. Chẳng hạn như đường, khoai tây, trứng và một số phụ gia khác. Riêng mặt hàng khoai tây chi nhánh công ty mời các chuyên gia đầu ngành công tác tại trường đại học Nông Nghiệp tư vấn và hướng dẫn bà con nông dân tại
một số tỉnh thành phía Bắc, giúp cho bà con sản xuất ổn định, đúng tiêu chuẩn chất lượng mà nhà máy cần. Kí kết hợp đồng với bà con, giúp bà con tăng gia sản xuất và mua tại vườn của họ. Việc tiết kiệm mua nguyên vật liệu trong nước là một trong những chính sách chi nhánh công ty cần làm, vừa ổn định được đầu vào nguyên liệu vừa tiết kiệm được chi phí. Như vậy sản phẩm của chi nhánh công ty có sức hấp dẫn , tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
4.3.1.3 Giải pháp phối hợp giữa các hoạt động logistics
Hình 4.3 Quy trình phối hợp giữa các hoạt động logistics
Bộ phận nguyên vật liệu có nhiệm vụ thu mua, bảo quản nguyên vật liệu, sau đó nguyên vật liệu được chuyển đến phân xưởng để sản xuất theo kế hoạch. Thống kê số lượng nhập xuất NVL,hàng tồn cho nhà quản trị để từ đó nắm bắt được thông tin và ra các quyết định chính xác.Trước khi sản xuất, bộ phận sản xuất phải có nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển sản phẩm, thực hiện sản xuất theo kế hoạch sản xuất, sản xuất ra thành phẩm và chuyển đến kho của nhà máy. Bộ phận sản xuất cũng báo cáo cho nhà quản trị những thông tin như sản lượng sản phẩm, hay một số tiêu chuẩn, lượng
Nguyên vật liệu - Thu mua và bảo quản NVL Bộ phận bán hàng - Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng - Chính xách thúc đẩy bán hàng Khách hàng - Đơn đặt hàng - nhận hàng hóa và phân phối đến tay người tiêu dùng Sản xuất - R&D - Kế hoạch sx - Sx ra thành phẩm Kho - Xuất nhập hàng - Bảo quản, bốc xếp hàng - Tổ chức vận chuyển cho khách Quản trị logistics - Lên kế hoạch - Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ - Giám sát và kiểm soát
thành phẩm, phế phẩm để từ đó nhà quản trị có những kế hoạch và quyết định chính xác. Bộ phận kho của nhà máy có nhiệm vụ xuất nhập hàng hóa, bảo quản và bốc xếp hàng, tổ chức vận chuyển cho khách. Sau đó bộ phận kho cũng báo lại cho nhà quản trị những thông tin như lượng hàng tồn kho, số lượng nhập, xuất trong ngày, số lượng vận chuyển, thơi gian vận chuyển để từ đó các nhà quản trị có thể phân tích và đưa ra các quyết định chính xác. Hàng hóa được chuyển đến khách hàng, khách hàng phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng, khi muốn nhập tiếp khách hàng gửi đơn đặt hàng của mình đến bộ phận bán hàng của nhà máy. Bộ phận bán hàng của nhà máy có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng, nhận những thông tin số liệu hàng tồn kho của khách hàng từ nhân viên của mình, đưa ra các chính sách nhằm thúc đẩy việc bán hàng. Sau đó cũng đưa các thông tin cho nhà quản trị để nắm bắt và đưa các kế hoạch một cách chính xác. Nhà quản trị logistics tiếp nhận thông tin từ các bộ phận: nguyên vật liệu, sản xuất, kho, bộ phận bán hàng và xử lý thông tin đó, từ đó đưa ra những kế hoạch đúng đắn và chính xác. Ngoài ra nhà quản trị kiểm tra, giám sát các bộ phận.
4.3.1.4 Giải pháp Quản lý chi phí
Để tổng chi phí giảm một cách tối đa, các bộ phận nên tối thiểu hóa chi phí của mình cho hợp lý. Có thể cắt giảm những chi phí không cần thiết nhằm giảm chi phí chung, Chẳng hạn như bộ phận bán hàng thuê công nhân thời vụ làm việc khi có những chương trình, chính sách hỗ trợ bán thay vì thuê công nhân chính thức làm tăng chi phí do phải trả lương và những chính sách đãi ngộ mà công việc không đều.
Hay như bộ phân mua nguyên vật liệu cập nhật kế hoạch sản xuất và tình hình biến động trên thị trường để từ đó ra đó ra quyết định mua một cách hợp lý và tiết kiệm chi phí nhất. Những nguyên vật liệu có sẵn ở Việt Nam có thể liên hệ, kiểm tra xem có phù họp không nếu mua được nguyên vật liệu trong nước sẽ giảm được chi phí một cách đáng kể
Bộ phận sản xuất tổ chức sản xuất chính xác và tốt nhất nhằm giảm các phế phẩm nâng cao chất lượng thành phẩm, tăng năng suất lao động. Như vậy sẽ giảm được lượng hàng tồn phế phẩm, giảm chi phí quản lý kho phế phẩm, tăng số lượng thành phẩm, tăng doanh thu.
Bộ phận dự trữ và vận chuyển: dự trữ đúng đủ, vận chuyển nhanh, chính xác cố gắng quản lý và giảm chi phí không cần thiết, quản lý tốt đội ngủ vận chuyển: chi phí xăng dầu, bảo trị, bảo dưỡng cho xe có như vậy mới không tăng chi phí.
4.3.1.2 Một số giải pháp có liên quan a) Nhân sự
Chi nhánh công ty muốn phát triển và ngày càng phát triển hơn nữa thì cần phải có chính sách phát triển nguồn nhân lực sao cho hợp lý. Chi nhánh công ty cần phải có chiến lược đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng bộ phận của chi nhánh công ty nói chung và cho bộ phận logistics của chi nhánh công ty nói riêng. Bởi yếu tố con người là yếu tố chủ đạo trong bất kỳ một hoạt động, một công việc nào. Phân công đúng người, đúng ngành đúng nghề sẽ đem lại hiệu quả công việc cao hơn.
Ngoài việc thu hút và giữ chân các nhân tài, công ty nên quan tâm đến chính sách đãi ngộ cho các cán bộ công nhân viên của mình cho họ cảm giác yêu nghề và gắn bó với công ty hơn:
- Thưởng từng quý, từng năm sau khi chi nhánh công ty tổng hợp kết quả kinh doanh của quý, năm tương ứng.
- Ngoài ra chi nhánh công ty nên thường xuyên quan tâm đời sống tinh thần cho các cán bộ công nhân viên làm việc cho chi nhánh, hàng năm chi nhánh công ty nên tổ chức tham quan, du lịch cho các cán bộ công nhân viên của mình nhằm nâng cao khả năng gắn kết giữa các nhân viên, các phòng ban trong chi nhánh. Giúp họ có cơ hội giao lưu, học hỏi và hiểu nhau hơn qua các buổi dã ngoại từ đó tiến độ làm việc của họ sẽ tốt và nhanh chóng hơn.
- Vào những ngày lễ, dịp đặc biệt như sinh nhật, quốc tế phụ nữ 8/3 chi nhánh công
