dự án:
- Tối thiểu sau hai năm làm việc mới được sinh con. Nếu vi phạm điều này sẽ bị hạ một bậc xếp loại hoặc không được ký kết tiếp hợp đồng.
- Chỉ được tối đa sinh một lần nếu không thực hiện đúng điều này sẽ không được ký tiếp hợp đồng.
Nghỉ không hưởng lương: Dự án không giải quyết chế độ nghỉ không lương để đảm bảo tiến độ dự án.
Một số quy định khác:
- Nghỉ 01 buổi phải báo cáo xin phép trợ lý phụ trách trực tiếp và tổ trưởng. Nghỉ 01 ngày trở lên phải làm báo cáo với người phụ trách trực tiếp và báo cáo với thủ trưởng cơ quan. Những trường hợp nghỉ đột xuất đặc biệt do thủ trưởng cơ quan quyết định. Đơn xin phép được lưu ở trợ lý tồng hợp. Số ngày nghỉ se được trừ dần vào phép trong năm.
- Căn cứ vào kế hoạch làm việc cụ thể, thủ trưởng cơ quan có quyền chấp nhận hoặc từ chối đơn xin nghỉ của cá nhân.
2. Khuyến khích tinh thần
a. Phân công, hiệp tác cán bộ công nhân viên trong công việc
Ban điều hành dự án đang ngày càng chú trọng đến hoạt động bố trí sắp xếp nhân viên sao cho phù hợp với ngành nghề được đào tạo. Sau khi được tuyển, người nhân viên sẽ được phân công bố trí vào những vị trí còn thiếu phù hợp với trình độ chuyên môn của họ, giúp họ có khả năng hoàn thành công việc một cách tốt nhất và phát huy được tính chủ động sáng tạo của người nhân viên. Trong những năm gần đây, số nhân viên được bố trí, sắp xếp làm việc trái ngành nghề tại tổ chức đã có xu hướng giảm. Đối với người nhân viên hiện đang làm những công việc không đúng
với ngành nghề của mình thì tổ chức cũng đã tổ chức đào tạo lại để họ có đủ khả năng làm việc.
Một số sự phân công cụ thể tại ban điều hành dự án như sau:
Giám đốc ban điều hành dự án:
Giám đốc Ban Điều hành Dự án là thủ trưởng trực tiếp của cơ quan, lãnh đạo và điều hành toàn diện mọi hoạt động của cơ quan theo thẩm quyền, chức năng và nhiệm vụ được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao, là người phát ngôn chính của cơ quan dự án theo qui định tại quyết định bổ nhiệm số 6231 QĐ- BGD&ĐT ngày 28 tháng 10 năm 2004 của Bộ trưởng BGD. Trong suốt quá trình thực hiện Giám đốc có quyền đề nghị Bộ trưởng bổ nhiệm, điều khiển, miễn nhiệm các thành viên ban điều hành, có quyền ký kết và chấm dứt hợp đồng đối với chuyên gia, nhân viên.
- Ban điều hành dự án làm việc theo chế độ thủ trưởng giám đốc ban điều hành dự án quyết định chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ GD&ĐT, chủ tịch hội đồng chỉ đạo liên bộ án và ADB về việc tổ chức thực hiện dự án và sử dụng các nguồn lực sẵn có của dự án một cách có năng suất và hiệu quả nhất.
- Thành lập các tổ chức bộ phận trong dự án; ban hành nội quy hoạt động của dự án trình đó các quy trinh cụ thể về lề lối làm việc, chế dộ công tác, chế dộ báo cáo, nghĩa vụ, quyền hạn, chức năng nhiệm vụ của bộ phận các thành viên ban điều hành dự án và các quy trình xử lý công việc của dự án. Trường hợp cần sát nhập, chia tách bộ phận đã có cho phù hợp với công việc thực tế thì giám đốc ban điều hành dự án quyết định và báo cáo cho cấp có thẩm quyền biết.
- Thay mặt Bộ GD&ĐT làm việc với các đối tác nước ngoài và các cơ quan có thẩm quyền trong nước về các vấn đề có liên quan đến hoạt động của dự án.
- Thực hiện nhiệm vụ chủ tài khoản của dự án, đảm bảo quản lý hiệu quả và đúng quy định các nguồn tài chính của dự án phê duyệt và ký kết các hợp đồng đấu thầu hợp đồng tư vấn trong phạm vi dự án.
- Chuẩn bị về tổ chức và nội dung các phiên họp của hội đồng chỉ đạo liên bộ dự án theo sự chỉ đạo của chủ tịch hội đồng, làm thư ký phiên họp và chuẩn bị thông báo nội dung và kết luận phiên họp trình chủ tịch hội đồng ký.
- Giao việc ủy quyền một phần công việc cho phó giám đốc ban điều hành dự án thực hiện các công việc theo yêu cầu nhất định.
- Chỉ đạo phân công đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong ban điều hành dự án, cùng với cấc trợ lý các bộ phận phân cong đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nhiệm cụ của tất cả các cán bộ công nhân viên dưới quyền.
- Trực tiếp tuyển dụng điều chuyển nhân sự hợp đồng cho các bộ phận chức năng trên cơ sở đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn kinh nghiệm phẩm chất và có sự trao đổi thống nhất với các trợ lý phụ trách bộ phận. Thực hiện việc ký hợp đồng nhân viên chấm dứt hợp đồng nhân viên chế độ chính sách đối với nhân viên hợp đồng theo quy định của pháp luật quy định, phối hợp với ADB trong việc tuyển dụng các chuyên gia trong nước làm viêc thường xuyên.
- Chỉ đạo các vấn đề phát sinh của dự án ( nếu có ) thông báo kịp thời cho các cán bộ trong ban điều hành về chủ trương chính sách của Bộ GD&ĐT các cơ quan quản lý cấp trên, ADB và của hội đồng chỉ đạo liên bộ về dự án.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ hài hòa tin cậy giữa cán bọ nhân viên trong ban điều hành dự án với các cơ quan hữu quan của Việt Nam và ADB.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của bộ trưởng bộ GD.
Phó giám đốc ban điều hành dự án:
Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc về hành chính, giám sát và chịu trách nhiệm điều hành những cong việc được giám đốc phân công, ký những văn bản được Giám đốc đã có bút phê đồng ý, phân công ký vào văn bản gốc lưu tại văn phòng dự án.
Giúp Giám Đốc ban điều hành dự án phụ trách, chỉ đạo các bộ phận hoặc cán bộ công nhân viên có liên quan thực hiện phần việc được phân công, kiểm tra đôn đốc cán bộ nhân viên hoàn thành nhiệm cụ theo đúng tiến độ, chịu trách nhiệm trức giám đốc ban điều hành dự án và trước pháp luật về kết quả giải quyết công việc của các bộ phận và cán bộ nhân viên phụ trách trong trường hợp phải giải quyết các vấn đề quan trọng vượt quá thẩm quyền phải báo cho cáo xin ý kiến chỉ đạo của giám đốc ban điều hành bằng văn bản trước khi giải quyết. Khi được ủy quyền bằng
văn bản của giám đốc điều hành dự án quyết dịnh các công việc thuộc dự án, thường xuyên báo báo cáo công việc cho giám đốc ban điều hành dự án.
Các trợ lý ban điều hành dự án và kế toán trưởng:
- Giúp giám đốc ban điều hành dự án thực hiện phần việc được giám đốc ban điều hành dự án phân công có lịch làm việc tại văn phòng dự án có kế hoạch công tác năm quý tháng và bố trí đủ thời gian làm việc tại dự án theo quyết định của bộ trưởng Bộ GD&ĐT.
- Chỉ đạo các bộ phận hoặc cán bộ công nhân viên có liên quan thực hiện phần việc được phân công kiểm tra đôn đốc cán bộ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ theo đúng tiến độ, trường hợp phải giải quyết các vấn đề quan trọng vượt qua thẩm quyền phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của giám đốc ban điều hành bằng văn bản trước khi giải quyết.
- Thường xuyên báo cáco các hoạt động cụ thể các vấn đè phát sinh trong khi triển khai công việc cho giám đốc ba điều hành dự án chịu tach nhiệm trước pháp luật và trước giám đốc ban điều hành dự án, hội đồng chỉ đạo liên bộ và tiến độ chất lượng hiệu quả các côngviệc được giao.
- Có tinh thần công tác phối hợp trong công việc. Đối với các công việc liên quan đến nhiều bộ phạn người chủ trì công việc cần chủ động phối hợp với các bộ phận có liên quan. Trường hợp có ý kiến khác nhau người chủ trì có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến quyết định của giám đốc ban điều hành dự án.
- Ngoài ra trợ lý tài chính kế toán trưởng giúp giám đốc ban điều hành dự án về toàn bộ công việc kế toán và kiểm soát các giao dịch chi tiêu của dự án, đảm bảo quản lý hiệu quả nguồn tài chính dự án đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước và nhà tài trợ chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính.
Cán bộ công nhân viên văn phòng dự án:
Các Trợ lý là người tham mưu, giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách trực tiếp các bộ phận, thực hiện nghiêm chỉnh, thực hiện sáng tạo mệnh lệnh của giám đốc theo đúng các quy định hiện hành của ADB vụ chính phủ Việt Nam chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tham mưu, hoạt động,
tổng hợp, báo cáo, lưu trữ của bộ phận mình, của văn phòng.
Các cán bộ công nhân viên có trách nhiệm tổng hợp báo cáo bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ sổ sách theo định kỳ và thực hiện mọi chuyển giao đều bằng văn bản.
Khi được giám đốc phó giám đốc trợ lý phụ trách giao nhiệm vụ nhân viên có trách nhiệm báo cáo tiến độ kịp thời.
- Các chuyên gia quốc tế, chuyên gia trong nước, cán bộ nhân viên văn phòng dự án được tuyển dụng theo cơ chế hợp đồng nhân viên thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo các điều khoản tham chiếu quy định trong hợp đồng đã ký và theo phân công điều động của ban giám đốc ban điều hành và các trợ lý phụ trách bộ phận.
- Chuyên gia cán bộ nhân viên có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ chức trách được giao, kết quả công tác và đánh giá của giám đốc ban điều hành dự án được lưu trong hồ sơ cán bộ tại dự án.
- Các chuyên gia, các cán bộ nhân viên dự án phải có tinh thần phối hợp học hỏi và hỗ trợ công tác với đồng nghiệp để thực hiện hiệu quả các hoạt động của dự án; nếu có vướng mắc phải báo cáco với giám đốc ban điều hành hoặc các trợ lý phụ trách bộ phận để xử lý kịp thời.
- Tất cả cán bộ công nhân viên phải tuân thủ các quy định trong quy chế tổ chức và hoạt động này và tuân thủ theo các quy định chi tiết trong nội quy hoạt động của dự án.
Quá trình hiệp tác nhân viên đã góp phần đảm bảo được tính liên tục, linh hoạt, đảm bảo được sự kết hợp chặt chẽ giữa các tổ. Ban điều hành thường tổ chức phối kết hợp để đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình làm việc. Các phòng ban chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Trên cơ sở các chức năng nhiệm vụ giám đốc giao cho các tổ và các đơn vị trong tổ chức có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc. Đây chính là cơ sở cho hiệu quả nhân viên. Mặt khác, do trình độ của những người nhân viên không đồng đều điều đó cũng có tác động không nhỏ đến động lực làm việc của người nhân viên.
- Vào ngày 10 hàng tháng tổ đối ngoại cần hoàn thành báo cáo tháng gửi các cơ quan quản lý trung ương theo quy định.
- Hoàn thành báo cáo quý gửi ADB và các cơ quan chức năng trước ngày 15 của quý tiếp theo.
Đối với tổ hành chính
- Mỗi buổi sang Bộ GD để đưa và lấy công văn giấy tờ 1 lần vào lúc 8 giờ sáng và lúc 14 giờ chiều. Theo dõi ghi chép các thông tin ở bảng tin chung của Bộ để báo cáo kịp thời cho Giám đốc, Phó Giám đốc.
- Tất cả công văn, giấy tờ, bộ chứng từ đều pải được đóng dấu đến của văn thư, trình Giám đốc bút phê trước khi xử lý. Nếu Giám đốc đi công tác phải báo cáo cho trợ lý tổng hợp để xử lý kịp thời.
Phòng Hành chính là đầu mối thực hiện chế độ hành chính "một cửa", có trách nhiệm đảm bảo tất cả các giao dịch được thể hiện trên văn bản. Các phòng chức năng khác trong cơ quan, tuỳ theo nhiệm vụ được giao, phối hợp với phòng hành chính để thực hiện tốt nhiệm vụ này.
- Chuẩn bị kỹ hồ sơ để người của tổ tài chính sang Kho bạc, Bộ Tài chính và Ngân hàng không quá 2 lần/ ngày. Trợ lý tài chính có sổ để theo dõi các tài liệu hồ sơ đưa sang và lấy về để bảo đảm không bị thất lạc hồ sơ.
- Tất cả hồ sơ thanh toán cần được cập nhật vào phần mềm kế toán ngay trong ngày. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm huy động những người có liên quan vào sổ kịp thời, nếu không kịp thì báo làm thêm giờ để giải quyết dứt điểm, ngày nào khóa sổ dứt điểm ngày nào đó.
- Hồ sơ, kiểm tra đối chiếu quỹ, luân chuyển và nộp lưu trữ 02 bộ chứng từ (liên 1 và liên 2), các loại sổ sách cần được in trình ký dứt điểm vào ngày 5 của tháng sau theo đúng các quy định hiện hành.
- Mỗi tháng kiểm tra quỹ 2 lần, tổ kiểm tra quỹ gồm: trợ lý tài chính, trợ lý tổng hợp và thủ quỹ. Biên bản liên quỹ ngày cuối mỗi tháng phải báo cáo cho giám đốc vào trước ngày 5 của tháng sau.
số, nhân viên văn thư có trách nhiệm ghi rõ số, ngày tháng năm vào tất cả các liên quan trong ngày và phải được gửi đi chậm nhất trong vòng 2 ngày. Đối với công văn khẩn phải được gửi đi ngay. Công văn trong Hà Nội được đưa đến tận văn thư cơ quan và ký vào sổ giao nhận công văn.
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản tất cả các khoản công nợ cho trợ lý tài chính giám đốc. Kế toán thanh toán lĩnh vực nào chịu trách nhiệm đôn đốc công nợ lĩnh vực đó kịp thời.
b. Kỷ luật, đề bạt, thăng tiến của người nhân viên
Nếu chuyên gia nhân viên nào không chấp hành đúng các quy định nêu trên của cơ quan tùy từng trường hợp cụ thể dự án có quyền phạt theo các hình thức: nhắc nhở phê bình và ghi tên công khai cùng lỗi vi phạm lên bảng cơ quan (mức độ do trợ lý phụ trách quyết định); cảnh cáo phạt lương đối với một số lỗi vi phạm nội quy cơ quan ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án (mức này do Giám đốc quyết định); khiển trách trước toàn cơ quan và hạ vào mức xếp loại thưởng thi đua; chấm dứt hợp đồng nhân viên. Tất cả các lỗi trên đều công khai trên bảng tin để rút kinh nghiệm chung.
Dự án có quyền chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp sau đây: Nhân viên thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng với thời gian liên tục trong 1 tháng.nhân viên bị ốm đau và không thể tiếp tục làm việc sau khi được điều trị liên tục trong 6 tháng. Sau khi sức khoẻ bình phuc thì có thể được xem xét để ký tiếp hợp đồng nhân viên.Tinh giảm biên chế do thay đổi cơ cấu nhân viên tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong một tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong một năm. Vi phạm kỷ luật nhân viên,thái độ ý thức tổ chức kỷ luật kém, không chấp hành sự chỉ đạo phân công của người phụ trách và lãnh đạo cơ quan vi phạm một trong các điều khoản trong hợp đồng trong nội quy cơ quan. Khi cơ quan chấm dứt hợp đồng nhân viên, cơ quan sẽ trả trợ cấp thôi việc và báo trước 30 ngày đối với hợp đồng trên 3