Để thực hiện cụng việc hiệu quả theo kế hoạch năm học, GVCN phải xõy dựng kế hoạch cụng việc chi tiết hơn theo thỏng tuần, gọi là kế hoạch thỏng, kế hoạch tuần. Hiện nay, người ta thường ỏp dụng cụng thức xỏc định nội dung cụng việc trong kế hoạch thỏng, tuần là : 5W + 1H + 2C + 5M
5W : what (làm gỡ? để làm gỡ?), Why (tại sao?), where (ở đõu?), when (khi nào?), who (ai ?) 1H : How (làm như thế nào?)
2C : Control (cỏch thức kiểm soỏt) , check (phương phỏp kiểm tra).
5M : Man (nguồn nhõn lực), Money (nguồn kinh phớ), Material (nguồn vật liệu, hệ thống cung ứng), Machine (nguồn mỏy múc, phương tiện), Method (Phương phỏp làm việc)
5.1 Xỏc định mục tiờu, nội dung cụng việc - (What?)
- What ? (làm gỡ?). Khi phải làm bất cứ một cụng việc nào, điều đầu tiờn GVCN phải quan tõm là trả lời cõu hỏi Làm gỡ?, để xỏc định nội dung cụng việc trong thỏng (hoặc tuần) cần phải làm gỡ ?
Trả lời cõu hỏi để làm gỡ?, nhằm xỏc định mục tiờu cần đạt là gỡ ? Khi xỏc định được mục tiờu và yờu cầu của cụng việc sẽ giỳp GVCN luụn hướng trọng tõm cỏc cụng việc vào mục tiờu và đỏnh giỏ hiệu quả cuối cựng.
- Hóy chỉ ra cỏc bước cụ thể để thực hiện cụng việc được giao và hóy lựa chọn chắc chắn để bước cụng việc sau là khỏch hàng của bước cụng việc trước.
5.2 Xỏc định lớ do, cơ sở lựa chọn cụng việc phải làm trong thỏng hay tuần(Why?)
Why ? (Vỡ sao?) , cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau: - Vỡ sao lớp (chi đoàn) phải làm cụng việc này?
- Nú cú ý nghĩa như thế nào đối với lớp (chi đoàn)? - Hậu quả nếu GVCN khụng thực hiện chỳng?
5.3 Xỏc định thời gian, địa điểm, người tiến hành cụng việc – (3W : Where, When, Who)
Where ? (ở đõu ?) , cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau: - Cụng việc đú thực hiện tại đõu?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Cần kiểm tra, kiểm soỏt ở những cụng đoạn nào?…
*
- Cụng việc đú thực hiện khi nào? - Khi nào kết thỳc ?,…
- Để xỏc định được thời hạn phải làm cụng việc nào đú, GVCN cần xỏc định được mức độ khẩn cấp, quan trọng và mức độ khú của từng cụng việc. Thụng thường người ta chia 4 loại cụng việc khỏc nhau:
+ Cụng việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp; + Cụng việc khụng quan trọng nhưng khẩn cấp; + Cụng việc quan trọng nhưng khụng khẩn cấp;
+ Cụng việc vừa khụng quan trọng vừa khụng khẩn cấp.
GVCN phải thực hiện cụng việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng trước, sau đú xếp theo thứ tự từ khẩn cấp đến quan trọng làm sau.
Who? (Ai ?), cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau: - Ai làm việc đú ?
- Ai kiểm tra ? - Ai hỗ trợ ?
- Ai chịu trỏch nhiệm ?…
5.4 Xỏc định phương phỏp – (How)
How ? (như thế nào?) cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau: - Cỏch thức thực hiện từng cụng việc như thế nào?
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là tài liệu nào? - Tiờu chuẩn cần đạt của cụng việc là gỡ?
- Nếu cần mỏy múc, phương tiện thực hiện nhiệm vụ thỡ cỏch thức vận hành như thế nào?
5.5 Xỏc định cỏch thức kiểm soỏt - (Control)
Control ? (cỏch thức kiểm soỏt cụng việc ?), cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau: - Cụng việc đú cú đặc tớnh gỡ?
- Làm thế nào để đo lường được đặc tớnh đú? - Đo lường bằng dụng cụ, mỏy múc như thế nào?
- Cú bao nhiờu điểm kiểm soỏt và điểm kiểm soỏt trọng yếu?
5.6 Xỏc định phương phỏp kiểm tra - (Check)
Check ? (Phương phỏp kiểm tra ?), cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau:
- Cú những bước cụng việc nào cần phải kiểm tra? Thụng thường cú bao nhiờu cụng việc thỡ cũng cần số lượng tương tự cỏc bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đú thực hiện 1 lần hay thường xuyờn (nếu vậy thỡ bao lõu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
5.7 Xỏc định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chỳ trọng đến cụng việc mà lại khụng chỳ trọng đến cỏc nguồn lực, mà chỉ cú nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
*
Nguồn lực bao gồm cỏc yếu tố:
a). Man ?(nhõn lực?), cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau:
- Những học sinh nào, tổ nào sẽ thực hiện cụng việc ?, cỏc em cú đủ trỡnh độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tớnh cỏch phự hợp khụng?
- Ai hỗ trợ? - Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phũng ngừa thỡ cú đủ nguồn lực con người (trong lớp, ngoài lớp) để hỗ trợ khụng?
b. Material ? (nguyờn vật liệu hoặc hệ thống cung ứng?), cú thể bao gồm cỏc cõu hỏi sau: Nếu cụng việc cần cú nguyờn vật liệu để thực hiện thỡ :
- Tiờu chuẩn của nguyờn vật liệu bao gồm những tiờu chớ nào? - Tiờu chuẩn nhà cung ứng cần đảm bảo cỏc yờu cầu gỡ?
- Cỏch thức, phương phỏp giao nhận nguyờn vật liệu ra sao?
- Thời hạn giao nhận nguyờn vật liệu, sản phẩm vào thời điểm nào ?.
6.Kết luận:
Để đạt được hiệu quả cao trong cụng tỏc chủ nhiệm, GVCN phải xõy dựng Kế hoạch cụng tỏc chủ nhiệm theo quy trỡnh 6 bước (đó nờu trờn), trong đú đặc biệt quan tõm đến kĩ thuật phõn tớch SWOT. Cấu trỳc Kế hoạch cụng tỏc chủ nhiệm gồm cú 9 nội dung cơ bản cú thể coi như Mẫu Kế hoạch cụng tỏc chủ nhiệm bao gồm: kế hoạch năm, kế hoạch thỏng, kế hoạch tuần, kế hoạch thực hiện cỏc mục tiờu, kế hoạch thực hiện cỏc yờu cầu chuyờn mụn cụ thể,…
Kế hoạch cụng tỏc chủ nhiệm được GVCN xõy dựng xong trước ngày 5 thỏng 9 hàng năm và trỡnh Hiệu trưởng duyệt trước khi thực thi. Trong trường hợp cú sự thay đổi hay phỏt sinh (chỉ tớnh những việc phỏt sinh kể từ thỏng kế tiếp), GVCN cập nhật kế hoạch cụng tỏc năm và
chuyển cho Hiệu trưởng phờ duyệt. Việc cập nhật kế hoạch cụng tỏc năm phải được thực hiện ớt nhất 1 học kỡ một lần. Thụng thường kế hoạch cụng tỏc tuần được GVCN trỡnh Hiệu trưởng duyệt vào 1 tiết của ngày thứ hai hàng tuần. Cỏc vấn đề phỏt sinh, thay đổi được cập nhật vào kế hoạch tuần, thỏng hoặc kế hoạch năm cho phự hợp. Trường hợp khụng cú thay đổi, phỏt sinh thỡ GVCN khụng cần cập nhật.
*