TY CP CHO THUÊ ÔTÔ AN HƯNG
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty CP Cho Thuê Ôtô An Hưng và phương hướng hoàn thiện
Là một công ty Với tư cách là đại lý uỷ quyền của Công ty ô tô Việt Nam Daewoo (Vidamco), sau 12 năm hình thành và phát triển Công ty đã khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường ô tô tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc. Luôn là một trong 3 đại lý dẫn đầu về doanh số bán hàng của Vidamco. Năm 2005 là đại lý bán hàng số 1 toàn quốc (chiếm 11%thị phần của Vidamco). Công ty đã có nhiều khách hàng lớn trên khắp miền Bắc: Công ty vận tải hàng không Nasco, Công ty vận tải Taxi Nội Bài, công ty cơ khí ôtô Ngô Gia Tự, taxi Mạnh Trường Bình…
Hoạt động kinh doanh của Công ty không ngừng phát triển với tốc độ năm sau cao hơn năm trước, điều kiện làm việc của người lao động ngày càng được cải thiện và nâng cao. Nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Công ty đã đầu tư xây dựng nhà xưởng, đổi mới trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng dịch vụ.
Tháng 11/2006, công ty chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần cho thuê ôtô An Hưng. Vẫn với chiến lược dịch vụ trọn gói từ mua xe mới đến dịch vụ sửa chữa, lắp đặt phụ tùng thiết bị, trao đổi xe cũ lấy xe mới… đáp ứng nhiều yêu cầu của khách hàng. Công ty đã và đang khẳng định tên tuổi và vị trí của mình trên thị trường ôtô và dịch vụ.
Để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của mình, tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty có những nỗ lực rất lớn để có được những thành tựu như ngày hôm nay. Trong sự phát triển vượt bậc của công ty có sự đóng góp to lớn của phòng kế toán. Là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động bán hàng và cung cấp
hình công nợ cũng như tình hình thanh toán của khách hàng để ban giám đốc có những chính sách và biện pháp thích hợp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Việc tổ chức hạch toán kế toán, quản lý các khoản phải thu của khách hàng một cách hợp lý đã giúp hỗ trợ một cách hiệu quả cho công tác quản lý tài chính tại công ty. Tất nhiên việc tổ chức nào cũng có cả nhược điểm và ưu điểm, vấn đề là phải biết cách phát huy ưu điểm và hạn chế tối đa nhược điểm để nâng cao vai trò của kế toán trong bộ máy quản lý của công ty.
Mặc dù số lượng nhân viên trong phòng không nhiều nhưng công tác kế toán luôn được đảm bảo. Tất cả các nhân viên kế toán đều tốt nghiệp đại học chính quy. Việc phân công công việc trong phòng đều do kế toán trưởng đảm nhiệm. Việc phân chia này đều dựa trên những điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên lại được phân công trên cơ sở độ phức tạp cũng như mức độ thường xuyên diễn ra của các nghiệp vụ. Bên cạnh đó mỗi nhân viên kế toán được chuyên môn hoá theo từng phần hành khác nhau nhưng vẫn đảm bảo nếu có sự thay đổi vẫn có thể đáp ứng yêu cầu và hoàn thành tốt công việc
Nhờ có sự sắp xếp, phân công nhiệm vụ hợp lý nên việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đã được thực hiện khá hoàn chỉnh trong điều kiện khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Các nhân viên khác trong công ty có trách nhiệm hỗ trợ phòng kế toán đồng thời cũng được sự hướng dẫn của các nhân viên này thực hiện các thủ tục theo đúng quy trình. Nhờ có sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ công ty mà các công việc phát sinh luôn được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
Với các khoản bán chịu – đây là số vốn của Công ty mà khách hàng chiếm dụng. Vì vậy, công ty rất quan tâm đến việc cho khách hàng nợ với quy mô như thế nào, thời gian nợ bao lâu… Việc theo dõi những khách hàng nợ thông qua tài khoản 131 và mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng.
Cho khách hàng những điều kiện ưu đãi thanh toán mà không có đủ thông tin về họ hay sơ hở trong việc kết hợp điều kiện cơ sở giao hàng với phương thức thanh toán không đủ sức ràng buộc trách nhiệm của khách hàng thì rủi rõ sẽ vô cùng lớn. Do đó, việc xem xét tình hình kinh tế của khách hàng trước khi quyết định có cho khách hàng nợ hay không hoặc nếu chấp nhận bán thì thời hạn thanh toán
chậm nhất là cực kỳ cần thiết. Không thể chỉ nhìn thấy việc chỉ cần bán được hàng là tốt mà việc có thu được tiền sau khi bán hay không mới là quan trọng.
Một bài học từ việc không tìm hiểu kỹ khách hàng trước khi ký kết hợp đồng:
Từ tháng 4 năm 2004, sau nhiều nỗ lực, Jean Francois đã có được những hợp đồng xuất khẩu đầu tiên sang Trung Quốc cho một doanh nghiệp thương mại Trung Quốc là công ty Limex Shanghai. Những hợp đồng suôn sẻ ngày càng thắt chặt mối quan hệ thân tình giữa Jean Francois và Limex Shanghai. Không những thế, qua lời giới thiệu của một số doanh nhân Pháp sống tại Trung Quốc thì Limex Shanghai cũng là doanh nghiệp khá có uy tín, nên Jean Francois hoàn toàn yên tâm trong các giao dịch sau đó.
Jean Francois đã ký với Limex Shanghai một hợp đồng hàng điện lạnh với trị giá là 700.000 USD, điều kiện FOB Trung Quốc và thực hiên thanh toán thông qua phương thức nhờ thu bằng chứng từ D/A (Documentary Against Acceptance) qua Ngân hàng BNP Parisbas Pháp và có thể trả chậm trong vòng một tháng sau khi giao hàng. Đây là điều khoản khá rộng rãi của Jean Francois dành cho Limex Shanghai vì thông thường, thanh toán bằng phương thức nhờ thu sẽ không an toàn bằng thanh toán tín dụng chứng từ (L/C). Hơn nữa việc cho phép đối tác có thể trả chậm một tháng sau khi giao hàng cũng là một sự ưu tiên cực kỳ lớn cho Limex Shanghai.
Sau khi giao hàng, Jean Francois đã giao toàn bộ bộ chứng từ về hàng hoá cho ngân hàng cùng tờ hối phiếu đòi tiền. Ngân hàng BNP Parisbas Pháp cũng đã thông báo cho ngân hàng của Limex Shanghai tại Trung Quốc nhiều lần nhưng không thấy hồi đáp từ Limex Shanghai cũng như từ ngân hàng Trung Quốc. Trong khi đó, thông báo của hãng tàu về việc giao hàng đúng thời hạn cho Limex Shanghai đã được gửi đến Jean Francois. Hàng có thể giao cho Limex Shanghai được mà không cần những giấy tờ về hàng hoá khác là bởi vì hợp đồng được ký kết theo điều kiện FOB, trong đó, Limex chính là người đi thuê tàu và là người cầm vận đơn gốc có thể nhận hàng.
Sau một tháng không thấy phản hồi từ Limex Shanghai, Jean Francois lại tiếp tục nhờ ngân hàng BNP Parisbas Bank gửi thông báo đòi tiền đến ngân hàng bên Trung Quốc yêu cầu Limex Shanghai thanh toán tiền hàng. Hơn một tháng sau đó, Jean Francois nhận được thông báo từ ngân hàng của Limex Shanghai ở Trung Quốc cho biết Limex Shanghai đã phá sản.
Trước thông tin này, Jean Francois mới tìm hiểu kỹ càng về đối tác của mình. Limex Shanghai tại Trung Quốc khi biết công ty mình có nguy cơ phá sản đã quyết định lợi dụng người bán quen biết và dễ tin để mua hàng sau đó bán lại hàng hoá và không thanh toán. Và Jean Francois cũng không phải là nạn nhân duy nhất. Số hàng điện lạnh của Jean Francois xuất sang đã ngay lập tức được bán lại cho một doanh nghiệp khác từ trước đó. Khách hàng phá sản, Jean Francois không còn cách nào khác đòi lại được hàng lại càng không thể được thanh toán tiền hàng. Trong khi đó, vì trong hợp đồng đã chót thoả thuận thanh toán bằng phương thức nhờ thu, nên công ty cũng không thể trông chờ sự chia sẻ trách nhiệm từ cả ngân hàng nước ngoài lẫn ngân hàng của chính mình. Lượng hàng mất đi không chỉ là 700.000 USD thiệt hại trong doanh thu mà còn là mất của Jean Francois không ít thời gian và công sức để điều tra tìm hiểu lại khách hàng.
Vụ việc Jean Francois là bài học đắt giá cho các công ty khi không có sự nghiên cứu kỹ thông tin về khách hàng trước khi ký kết hợp đồng có điều khoản thanh toán ưư đãi như thế. Nhất là khi những sự ưu đãi trong thanh toán lại được đi kèm với điều kiện giao hàng FOB. Một hợp đồng như thế thật chẳng khác gì đã đặt quyền lợi của mình trong thế “ngàn cân treo sợi tóc” khi đối tác không có thiện chí trả tiền hàng.
Trong kinh doanh ngày nay, thanh toán quốc tế đang ngày trở nên phổ biến. Những phương thức thanh toán truyền thống như tiền mặt đã dần được thay thế bằng những phương thức thanh toán hiện đại hơn, nhanh chóng hơn. Các doanh nhân cũng sử dụng các phương thức thanh toán một cách thông dụng và linh hoạt hơn trong hoạt động giao thương của mình. Nhưng dường như đây lại là “con dao hai lưỡi”, không ít lần sự linh hoạt và dành nhiều ưu đãi thành toán cho các khách hàng lớn đã đẩy các công ty vào những hiểm hoạ khôn lường.
Chỉ kinh doanh buôn bán trong nước nên việc tìm hiểu về khách hàng của công ty là khá dễ dàng. Do đó, chưa từng có vụ việc nào công ty bị khách khách hàng trốn nợ. Các khoản thanh toán hầu hết được khách hàng trả đúng hạn. Mặc dù có rất nhiều ưu điểm nhưng cung không ít các nhược điểm mà công ty chưa khắc phục được. Dưới đây em xin đưa ra một số ưu, nhược điểm trong quá trình thực tập tại công ty em đã rút ra:
3.1.1- Ưu điểm
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo
QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC và các chế độ tài chính hiện hành. Mọi chế độ về người lao động được công ty thực hiện đầy đủ, đồng thời công ty cũng có các chính sách khuyến khích người lao động làm việc hết mình cho công ty. Công tác kế toán của công ty không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Các nhân viên trong phòng luôn được chú ý nâng cao, đặc biệt khi chương trình kế toán được cập nhật phiên bản mới, tất cả các nhân viên đều được công ty cho đi học.
Đội ngũ kế toán viên giàu năng lực, ham học hỏi, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc là một lợi thế rất lớn trong công tác quản lý của công ty. Mỗi kế toán viên được sắp xếp phù hợp với yêu cầu và khả năng của từng người. Ngoài ra, trong công tác kế toán còn có sự chuyên môn hóa rất cao, mỗi người được phụ trách một mảng công việc nhất định, tránh chồng chéo trong công việc, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên trong phòng sẽ được phân công theo phần hành mà mình đảm nhiệm, tùy thuộc vào đó là loại nghiệp vụ nào mà chứng từ sẽ được chuyển đến ai để giải quyết. Với cách tổ chức quản lý phòng kế toán theo hình thức tập trung, kế toán trưởng là người chỉ đạo chung, thống nhất từ trên xuống dưới. Mặc dù mỗi nhân viên kế toán phụ trách và tự chịu trách nhiệm về một phần hành nhất định nào đó nhưng tất cả đều chịu sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung của Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có quyền hạn và nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nhiệm vụ của các
sót xảy ra trong hạch toán kế toán. Như vậy, công tác kế toán của công ty sẽ giảm thiểu được tối đa những sai sót do nhầm lẫn hoặc gian lận gây nên, tránh tình trang đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận
Là một công ty thương mại, lĩnh vực kinh doanh đều là các hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn. Bên cạnh đó, công ty kinh doanh mặt hàng có tầm cỡ quốc tế nhưng công ty không sử dụng ngoại tệ trong hạch toán của mình theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Việc sử dụng hình thức kế toán máy trong công tác hạch toán vừa giảm thiểu được khối lượng công việc mà mỗi người phải đảm nhiệm, vừa giải quyết nhanh chóng các yêu cầu về thông tin khi nhà quản lý cần.
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục (đã nêu ra ở trên) đảm bảo sự hợp lý về mặt pháp luật. Hệ thống chứng từ được kế toán viên tổ chức thống nhất. Quá trình luân chuyển chứng từ từ phòng kinh doanh đến phòng kế toán của công ty khá hợp lý, đặc biệt là việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được thực hiện một cách có hệ thống.
Hình thức chứng từ ghi sổ giúp cho kế toán doanh nghiệp quản lý chứng từ chặt chẽ, trình tự ghi chép mạch lạc do hàng ngày kế toán lập các chứng từ ghi sổ căn cứ trên các chứng từ gốc phát sinh hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc (nếu trong ngày có nhiều chứng từ gốc có cùng một nội dung kinh tế). Các chứng từ ghi sổ sau đó được tổng hợp trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, căn cứ trên các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi Sổ cái tài khoản. Do đó, nếu có sai sót xảy ra thì kế toán cũng dễ dàng phát hiện để sửa chữa kịp thời. Ngoài ra, chứng từ gốc và các chứng từ ghi sổ được quản lý rất chặt chẽ nên rất khó xảy ra mất mát, thất lạc.
Về tài khoản sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Như đã nói ở trên, mặc dù công ty sử dụng phần mềm trong hạch toán nhưng khi doanh thu được ghi nhận thì cho dù khách hàng của công ty có thanh toán ngay thì kế toán vẫn hạch toán qua tài khoản 1311 – phải thu khách hàng – trước khi hạch toán các khoản thu được. Nhờ đó mà việc đối chiếu giữa tình hình bán hàng và tình hình thanh toán với khách hàng trở nên dễ dàng. Ngoài ra thì từ bên có của TK 1311 kế toán viên sẽ tính ra được tỷ lệ khoản khách hàng đã trả được so với số tiền
bán hàng mà công ty thu được. Bên cạnh đó thông qua tài khoản 1311 mà kế toán có thể theo dõi được tình hình thanh toán của khách hàng, khách hàng nào thanh toán ngay, khách hàng nào thanh toán chậm, khách hàng nào là thường xuyên, khách hàng nào mua với khối lượng lớn để từ đó đưa ra các chính sách khuyến mãi trong các hợp đồng ký kết sau này hay các dịch vụ hậu mãi sau bán thích hợp cho từng khách hàng.
3.1.2- Nhược điểm
Đội ngũ kế toán tuy đã được đào tạo về trình độ nghiệp vụ chuyên môn, cũng như được phân công trách nhiệm cụ thể, tuy nhiên do quy mô của Công ty không lớn nên mỗi kế toán còn kiêm nhiệm nhiều phần hành. Ví dụ như kế toán viên 1 ngoài nhiệm vụ theo dõi tiền mặt còn phải làm công tác kế toán tổng hợp, theo dõi giá thành.., kế toán viên 2 bên cạnh việc theo dõi tiền gửi ngân hàng còn kiêm nhiệm phần hành doanh thu tiêu thụ và các khoản phải thu, do đó khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn trong việc hạch toán và quản lý số liệu, chứng từ.
- Công ty đang sử dụng phần mềm Fast Accounting nhưng hiện tại công ty vẫn đang sử dụng phân hệ cũ, chưa cập nhật phiên bản mới nên một số công tác kế toán vẫn chưa đáp ứng được sự thay đổi của các chính sách kế toán mới mà nhà nước đưa ra.
- Đối với các khoản phải thu khó đòi công ty lại chưa tiến hành trích lập, theo quy định của luật kế toán hiện hành, điều này gây khá nhiều khó khăn trong việc xác định chính xác kết quả kinh doanh của công ty. Các khoản dự phòng