TY CP CHO THUÊ ÔTÔ AN HƯNG
2.1. Thủ tục chứng từ
Là một công ty thương mại nên mối quan hệ giữa công ty với khách hàng là mối quan hệ chủ yếu trong giao dịch. Chính vì thế nghiệp vụ phải thu, phải trả đối với khách hàng giữ vai trò chủ yếu, do đó cần sự quản lý chặt chẽ, thường xuyên và liên tục. Phần hành kế toán thanh toán với khách hàng là một phần hành mang tính chất tổng hợp rất cao, lại liên quan đến hầu hết các phần hành khác như bán hàng, phải thu phải trả, vật tư hàng hóa, tiền mặt, ngân hàng,
Số lượng khách hàng của công ty rất lớn, lại rất đa dạng nên các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên, chủ yếu gồm những nội dung như sau:
- Thanh toán với khách hàng thông qua hình thức trả tiền trực tiếp bằng tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng
- Thu tiền, ghi nhận theo dõi, giám sát các khoản tiền ứng trước của khách hàng
- Theo dõi việc thanh toán qua ngân hàng của các khách hàng trên sổ sách giấy tờ của công ty
- Ghi sổ các nghiệp vụ
- Ghi chép, đối trừ công nợ cho các khách hàng đã ứng trước tiền khi hàng hoá đã được chuyển giao
Đầu tiên, khi khách hàng đến với công ty, nhân viên bán hàng có nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng, khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm công ty, các nhân viên bán hàng này sẽ lập hợp đồng cho khách hàng, sau đó đưa trình cho ban giám
đốc xét duyệt. Nếu được duyệt, nhân viên bán hàng sẽ tới phòng kế toán yêu cầu lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho dựa vào bản hợp đồng đã được phê duyệt.
Kế toán lập hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn này được lập thành ba liên: liên 1 (lưu cuống Hoá đơn), liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 (làm chứng từ cho kế toán thanh toán) được đặt giấy than viết một lần và đưa cho khách hàng ký. Nhân viên bán hàng nhận liên 2, liên 3 của hóa đơn và phiếu xuất kho xuống kho lấy hàng. Thủ kho ghi số lượng vào cột thực xuất và ký tên đồng thời thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển liên 2 cho nhân viên bán hàng. Kết thúc việc luân chuyển hóa đơn sẽ đến tay khách hàng và nhận hàng. Cuối cùng khách hàng thực hiện việc thanh toán tùy thuộc vào hợp đồng đã quy định.
Chứng từ sử dụng:
Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh tính hiện hữu và tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cũng là cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế
Với vai trò quan trọng đó, Công ty CP Cho Thuê Ôtô An Hưng Luôn chú trọng quan tâm tới việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sử dụng chứng từ kế toán tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật và chế độ kế toán hiện hành.
Để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ thanh toán với khách hàng, công ty Cp Cho Thuê Ôtô An Hưng sử dụng hệ thống chứng từ sau:
STT Tên chứng từ
1 Phiếu thu
2 Phiếu xuất kho 3 Hợp đồng kinh tế 4 Hóa đơn giá trị gia tăng 5 Giấy báo có của ngân hàng 6 Giấy xác nhận nợ
7 Báo giá
Bảng 2 – 1: Các loại chứng từ sử dụng
- Khách hàng ứng tiền trước: chứng từ sử dụng bao gồm báo giá, phiếu thu (ghi rõ là khoản đã tạm ứng của khách hàng), hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu xuất kho
- Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt: chứng từ sử dụng bao gồm báo giá, phiếu thu tiền mặt, hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho
- Khách hàng thanh toán ngay qua ngân hàng: chứng từ sử dụng bao gồm báo giá, giấy báo có của ngân hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, ngoài ra còn có ủy nhiệm thu
- Khách hàng thanh toán trả góp: chứng từ sử dụng bao gồm báo giá, phiếu thu (số tiền khách hàng bắt buộc phải trả), hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, giấy báo có của ngân hàng, phiếu xuất kho
- Khách hàng thanh toán trả sau: chứng từ sử dụng bao gồm báo giá, hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy xác nhận nợ, phiếu thu
Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ điện tử trên phần mềm kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ này được phần mềm thiết kế sẵn, có giao diện cập nhật phù hợp với yêu cầu hạch toán kế toán tại Công ty.
Trước hết, như các loại chứng từ khác, chứng từ thanh toán cũng tuân theo một trình tự chung như sau:
Sơ đồ 2 – 1: Lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán liên quan đến thanh toán với khách hàng được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán công nợ, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Ngoài việc tuân theo một quy trình chung, việc luân chuyển chứng từ thanh toán trong công ty còn theo một chu trình riêng, khá phức tạp, qua khá nhiều bước nhằm đảm bảo việc thanh toán của khách hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ, chính xác nhất. Lập hoặc thu nhận chứng từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ, hủy
Sơ đồ 2 – 2: Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán
a) Phiếu thu: dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ, ghi sổ đều phải có phiếu thu.
Khách hàng
Kiểm tra, ký duyệt Kế toán trưởng
Kế toán công nợ
Thủ quỹ
Viết phiếu thu hoặc giấy báo có Hóa đơn, các giấy tờ liên quan
Kế toán tiền mặt Hạch toán
Thu tiền và ghi sổ quỹ
Kế toán công nợ Loại trừ công nợ
Bảo quản và lưu trữ tài liệu Các chứng từ thanh toán
- Phiếu thu do kế toán thanh toán (người lập phiếu) lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Kế toán thanh toán ký.
- Kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho Kế toán trưởng ký duyệt
- Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho Thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu
- Thủ quỹ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào phiếu thu + Ba liên phiếu thu được phân chia và luân chuyển như sau:
Một liên lưu tại quyển phiếu thu (cuống), một liên người nộp tiền giữ: nếu là trong đơn vị thì liên này là căn cứ chứng minh là đã nộp tiền, nếu là ngoài đơn vị đó là căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phiếu chi, một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo giao cho kế toán viên để ghi sổ kế toán. Sau khi kế toán viên ghi sổ kế toán xong, phiếu thu được bảo quản tại phòng kế toán trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.
Sơ đồ 2 – 3: Quy trình luân chuyển phiếu thu
Chứng từ thanh toán, giấy đề nghị nộp tiền
Kế toán lập, giám đốc, KTT, người nộp tiền
Thu tiền
Kiểm tra và viết phiếu thu
Ký phiếu thu Ghi sổ Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Khách hàng Kế toán tiền mặt
Ví dụ về phiếu thu
Đơn vị: CTCP Cho Thuê Ôtô An Hưng Mẫu số: 01- TT Địa chỉ: Số 1- Lê Trọng Tấn- Thanh Xuân-
Hà Nội (Theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC-ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: 04 Ngày 12 tháng 06 năm 2010 Số: 32 Nợ TK: 111 Có TK: 1311 Người nộp tiền: Bùi Thị Hoa
Địa chỉ : 116 Phố Thọ Lão, P. Đồng Nhân, Q. Hai Bà Trưng, HN
Lý do nộp : Thanh toán tiền mua ô tô theo hóa đơn số 0004621 ngày 12/06/2010 Số tiền : 410.000.000 đồng
(Bằng chữ : bốn trăm mười triệu đồng chẵn)
Kèm theo : 02 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ): bốn trăm mười triệu đồng chẵn
Ngày 12 tháng 06 năm 2010 Thủ quỹ (ký, họ tên)
b) Phiếu xuất kho là phiếu do thủ kho lập xác nhận việc xuất kho theo hóa đơn, là một chứng từ đi kèm hóa đơn tài chính và bổ sung cho hóa đơn.
Đơn vị: CTCP Cho Thuê Ôtô An Hưng Mẫu số 02 - VT
Bộphận:…………. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 06 năm 2010 Nợ: TK 632 Số: Có: TK 156
Họ và tên người nhận hàng: Bùi Thị Hoa
Theo HĐ số 0004621 ngày 12/06/2010 của……
Xuất tại kho: ……địa điểm: Số 1- Lê Trọng Tấn- Thanh Xuân- Hà Nội
STT Tên, nhãn hiệu vật tư,dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
CT
Thực xuất
1 Xe Lacetti (màu đen) Chiếc 1 1 410.000.000 410.000.000
Cộng: Chiếc 1 1 410.000.000 410.000.000
Tổng tiền bằng chữ: bốn trăm mười ngàn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Đơn vị: CTCP Cho Thuê Ôtô An Hưng Mẫu số 02 - VT
Bộphận:…………. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 06 năm 2010 Nợ: TK 632 Số: Có: TK 156
Họ và tên người nhận hàng: Hà Văn Tình
Theo HĐ số 0004948 ngày 20 tháng 06 năm 2010 của……
Xuất tại kho: ……địa điểm: Số 1- Lê Trọng Tấn- Thanh Xuân- Hà Nội
STT Tên, nhãn hiệu vật tư,dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Xe Captiva LTZ(D) Chiếc 3 3 719.550.000 2.158.650.000 Cộng: Chiếc 3 3 2.158.650.000
Tổng tiền bằng chữ: hai tỷ một trăm năm mươi tám nghìn sáu trăm năm mươi nghìn đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
c) Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản,
tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
Ví dụ về Hợp đồng kinh tế (Phụ Lục)
d) Hóa đơn giá trị gia tăng: Hoá đơn là căn cứ để công ty xuất kho hàng hóa, tính khối lượng dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, do đó có thể gọi hóa đơn
Đối với khách hàng, hoá đơn này là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hoá. Nếu không có hoá đơn này thì hàng hoá trong tay có thể coi như là bất hợp pháp.
Trình tự xử lý và luân chuyển Hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT):
Hoá đơn do bộ phận kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) - người lập phiếu ký.
Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hoá đơn thanh toán tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền (tiền mặt, séc).
Người mua nhận hàng hoá, dịch vụ và ký vào hoá đơn
Ba liên hoá đơn được phân chia và luân chuyển như sau: - Một liên lưu tại quyển hoá đơn (cuống), một liên giao cho khách hàng và một liên thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ.
Mẫu hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG DR/2010B
Đơn vị bán hàng: CTCP cho thuê ô tô An Hưng
Địa chỉ : Số 1 – Lê Trọng Tấn – Thanh Xuân – Hà Nội
Số tài khoản : 0111100308210 tại ngân hàng Thương Mại CP Quân Đội
ĐT : 04-35659052/35659053 MST: 0100946552 Họ và tên người mua: Bùi Thị Hoa
Tên đơn vị :
Địa chỉ : 116 Phố Thọ Lão, P. Đồng Nhân, Q. Hai Bà Trưng, HN Số tài khoản :
Hình thức thanh toán: TM MST:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Xe Lacetti (màu đen) Chiếc 1 410.000.000 410.000.000
Cộng tiền hàng 410.000.000
Thuế suất GTGT…10% Tiền thuế GTGT 41.000.000
Tổng số tiền thanh toán 451.000.000
Số tiền viết bằng chữ: bốn trăm năm mươi mốt triệu đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ
tên)
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG DR/2010B
Liên 3 – Ghi sổ 0004948
Đơn vị bán hàng: CTCP cho thuê ô tô An Hưng
Địa chỉ : Số 1 – Lê Trọng Tấn – Thanh Xuân – Hà Nội
Số tài khoản : 0111100308210 tại ngân hàng Thương Mại CP Quân Đội
ĐT : 04-35659052/35659053 MST: 0100946552 Họ và tên người mua: Hà Văn Tình
Tên đơn vị : Cty CP Sao Phương Bắc
Địa chỉ : P Hiến Nam, TP Hưng Yên, Tỉnh Hưng Yên
Số tài khoản : 0111100309004 tại ngân hàng Thương Mại CP Quân Đội Hình thức thanh toán: CK MST: 0900351963 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
1 Xe Captiva LTZ(D) Chiếc 3 719.550.000 2.158.650.000
Cộng tiền hàng 2.158.650.000
Thuế suất GTGT…10% Tiền thuế GTGT 215.865.000
Tổng số tiền thanh toán 2.374.515.000
Số tiền viết bằng chữ: hai tỷ ba trăm bảy tư triệu năm trăm mười lăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên)
Là chứng từ của ngân hàng, xác nhận số tiền của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty. Chứng từ này được ngân hàng cung cấp cho công ty để kế toán viên ghi sổ kế toán.
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CP QUÂN ĐỘI GIẤY BÁO CÓ
Ngày:20/06/2011 Số chứng từ:THD0102 Mã giao dịch: 0 Nguyên tệ:VND
Tài khoản/khách hàng Số tiền
Tài khoản Có 0111100308210 Dư đầu:
CTY CP CHO THUE OTO AN HUNG Dư cuối: 1.126.985.300VND Tài khoản Nợ 0111100309004
CT CP SAO PHUONG BAC Số tiền : 2.374.515.000VND
Số tiền bằng chữ: Hai tỷ ba trăm bảy tư triệu năm trăm mười lăm nghìn đồng chẵn
Diễn giải: CT CP SAO PHUONG BAC CHUYEN TIEN
Kế toán viên Kiểm soát Kiểm soát viên
( Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên )
f) Báo giá: là một bản chào giá cố định mà không thể thay đổi khi khách hàng đã chấp nhận, kể cả trong trường hợp công ty có cung cấp nhiều việc dự kiến. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, công ty không thể chắc chắn về khối lượng công việc, nên công ty chuyển cho khách hàng một bản giá ước tính, chỉ rõ trong báo giá những công việc đã bao gồm trong mức giá đó và những công việc làm thêm ngoài phạm vi sẽ phải thanh toán thêm tiền.
Công ty CP cho thuê ô tô An Hưng
Quyết định giá bán sản phẩm của Công ty
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ***
Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2010
QUYẾT ĐỊNH GIÁ
- Căn cứ vào Quyết định 217/HĐBT về quyền hạn của Giám đốc Công ty trong lĩnh vực giá.
- Căn cứ vào tình hình giá thực tế.
- Giám đốc Công ty quyết định giá bán sản phẩm như sau:
TT Tên sản phẩm Hình thức Đvị Slượng Giá thành Giá cũ (Đvị: 1000đ) Giá mới (Đvị: 1000đ) Đại lý Kho NĐ XK
1 Chevrolet Spark Van
(2 chỗ, số sàn) Chiếc 198.900 209.100 2 Chevrolet Spark LT (5 chỗ, số sàn) Chiếc 282.750 297.250 3 Chevrolet Spark LT AT (5 chỗ, số tự động) Chiếc 312.000 328.000 4 Chevrolet Spark LT 1.0 (5 chỗ, số sàn) Chiếc 312.000 328.000 5 Chevrolet Cruze 1.6 LS (5 chỗ, số sàn) Chiếc 454.350 477.650 6 Chevrolet Cruze 1.8 LT (5 chỗ, số sàn) Chiếc 551.850 580.150 7 Chevrolet Cruze 1.8 LTZ (5 chỗ, số tự động) Chiếc 581.100 610.900 8 Daewoo - Gentra SX 1.5 (5 chỗ, số sàn, 1.5) Chiếc 372.450 391.550 9 Daewoo - Lacetti EX 1.6 (5 chỗ, số sàn) Chiếc 405.600 426.400 10 Chevrolet - Captiva LT (7 chỗ, số sàn, máy xăng) Chiếc 686.400 721.600 11 Chevrolet - Captiva LT (7 chỗ, số sàn, máy dầu) Chiếc 676.650 776.950
động, máy xăng