Bên cạnh những ưu điểm trên, Công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định nên khắc phục.
- Việc ứng dụng phần mềm kế toán: Hiện nay tất cả các nhân viên của phòng kế toán đều được trang bị máy tính phục vụ cho công tác hạch toán, song do đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty là tiến hành thi công rất nhiều công trình, hạng mục công trình cùng một lúc, thời gian luân chuyển chứng từ kéo dài… nên tại Công ty còn hạn chế trong việc khai thác tối đa được tác dụng của phần mềm kế toán trong việc giảm nhẹ khối lượng công việc cũng như tránh nhầm lẫn sai sót trong việc ghi chép.
Ở Công ty, việc tập hợp chứng từ gửi về phòng kế toán được giao cho các đội trưởng phụ trách công trình, thông thường là các kỹ sư giám sát của công trình đó. Song do các công trình nằm rải rác trên các tỉnh thành trong cả nước nên việc chuyển các chứng từ này về phòng kế toán không được thực hiện liên tục, đặc biệt là các công trình ở xa. Dẫn tới sự chậm chễ trong công tác ghi chép cũng như theo dõi những chi phí phát sinh. Theo quy định của Công ty thì tất cả chứng từ phát sinh trong tháng tại công trình chậm nhất phải chuyển về Công ty vào cuối tháng. Nhưng do chứng từ phát sinh tại công trường nhiều khi không được chuyển về công ty kịp thời nên việc ghi sổ kế toán có sai lệch lớn về thời gian so với nghiệp vụ thực tế phát sinh, ảnh hưởng không tốt đến việc theo dõi quá trình chi phí và công tác cân đối chi phí, tính giá thành sản phẩm trong kỳ, hạn chế trong việc đề ra các biện pháp sử dụng chi phí tiết kiệm, hợp lý một cách kịp thời.
Mặt khác chứng từ ban đầu của tất cả các tổ đội đều tập trung về phòng kế toán Công ty vào cuối mỗi tháng nên khối lượng công việc dồn vào cuối tháng rất nhiều gây mất cân đối về thời gian.
- Về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Mặc dù nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp. Nhưng khi phát sinh chi phí, kế toán chỉ có nhiệm vụ nhập số liệu vào máy và in ra các loại chứng từ và sổ sách chứ chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân để có các biện pháp quản lý thích hợp.
Việc tổ chức chứng từ chỉ mang tính chất hợp thức hóa chứng từ kế toán chứ chưa mang tính hiệu quả về mặt quản lý. Thông thường cuối tháng, bộ phận vật tư chuyển sổ theo dõi chi tiết vật tư lên phòng kế toán. Kế toán vật tư căn cứ vào sổ chi tiết vật tư và nhập số liệu vào máy tính rồi in ra các
phiếu xuất kho để hợp thức hóa giấy tờ nên phiếu xuất kho cũng chỉ có tác dụng để lưu chứ không có tác dụng để kiểm soát.
- Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Chi phí nhân công trực tiếp được giao khoán cho các đội nên có thể gian lận bằng cách kê khống nhân công hoặc công ty không kiểm soát được công nhân, thời gian làm việc, nghỉ ngơi cũng như việc theo dõi chấm công.
Trong những khoảng thời gian mà khối lượng công việc nhiều, số lượng công nhân trong Công ty không đáp ứng đủ, Công ty phải tiến hành thuê thêm lao động ở ngoài nên trình độ tay nghề của những công nhân này không được đánh giá đúng, chưa kiểm tra tay nghề trước khi thuê, tay nghề công nhân không đồng đều, dẫn tới việc thời gian thi công công trình nhiều hơn so với dự toán ban đầu.
Công tác kế toán ở Công ty được thực hiện khá đầy đủ nhưng chưa theo dõi chi tiết tiền lương cho từng nhân viên, lương của toàn đội xây lắp được ủy nhiệm cho đội trưởng nhận, thế nên việc phát lương vẫn còn có tình trạng nhận thay, ký thay...
- Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công:
Do máy móc ở công ty chủ yếu là đi thuê bên ngoài, thế nên công ty không hạch toán các chi phí sử dụng máy thi công này vào tài khoản 623 mà lại hạch toán vào tài khoản 627, coi là một loại chi phí, dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất. Cách làm này đơn giản, giảm bớt công việc cho các nhân viên kinh tế đội song lại không chính xác, không phản ánh đúng chi phí sử dụng máy thi công phục vụ cho từng công trình theo như quy định.
- Về kế toán chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung gồm các chi phí tiếp khách, vận chuyển, đào đắp đất đường công vụ ... rất khó kiếm soát thực tế chi phí phát sinh mà chỉ hợp thức hóa về mặt chứng từ.
Chưa mở tiểu khoản đế theo dõi từng khoản chi phí trong chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung dẫn đến khó phân tích và có biện pháp để giảm các khoản chi phí này.
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: hiện nay Công ty tiến hành phân bổ hai khoản mục chi phí này theo dự toán chi phí sản xuất chung. Cách phân bổ này cũng không chính xác lắm vì dự toán chi phí sản xuất chung được lập theo định mức do Nhà nước quy định cho từng nhóm công trình song thực tế hai khoản mục này chịu ảnh hưởng của nhân tố khối lượng công việc hoàn thành, mà khối lượng hoàn thành giữa các công trình có thể khác nhau, hơn nữa định mức chi phí sản xuất chung của mỗi công trình cũng khác nhau.
- Về việc đánh giá thiệt hại trong sản xuất:
Do đặc trưng của hoạt động xây lắp chủ yếu diễn ra ngoài trời nên chịu ảnh hưởng trực tiếp của điều kiện tự nhiên nên các khoản thiệt hại trong sản xuất phát sinh trong quá trình thi công là không thể tránh khỏi, ví dụ trời mưa to sẽ làm cho các đội thi công không thể tiến hành công việc, thiên tai gây hư hỏng các trạm biến áp đang xây lắp… hay có thể do nhân công trực tiếp chủ yếu được thuê ngoài tại địa phương nên trình độ hạn chế dẫn tới việc phá đi làm lại các hạng mục là không thể tránh khỏi. Tại Công ty hiện nay lại không được theo dõi và hạch toán một cách đầy đủ chính xác. Công ty đã hạch toán toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình xây lắp vào giá thành sản xuất sản phẩm trong khi theo quy định hiện hành, các thiệt hại ngừng sản xuất theo kế hoạch thì mới được phép tính vào giá thành. Điều này ảnh hưởng đáng kể tới việc làm tăng giá thành, sai lệch so với thực tế. Nguyên nhân là do phòng kế toán đã không theo dõi và hạch toán các khoản thiệt hại này do vậy không thể đánh giá được năng lực cũng như quy trách nhiệm vật chất đối với tập thể và cá nhân gây ra. Sở dĩ có điều này là do cơ chế khoán gọn cho các
đội, tự mua vật tư, thuê nhân công và việc nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành hiện nay mới chỉ được thực hiện tại phòng kỹ thuật, có thể nói sự liên kết giữa các phòng ban trong Công ty về vấn đề này là chưa chặt chẽ.
1.7. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty
Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải đảm bảo nguyên tắc đúng, chính xác, trung thực và theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Căn cứ vào ưu, nhược điểm của công tác kế toán và tình hình thực tế của công ty em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty cố phần hạ tầng kỹ thuật như sau:
- Hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng tại Công ty:
Nhằm giảm bớt áp lực công việc cho bộ phận kế toán của Công ty, đồng thời đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác và nhanh chóng trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh như hiện nay, cùng với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang ngày càng mở rộng nên khối lượng công việc của kế toán ngày càng nhiều. Theo em Công ty nên thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính với một phần mềm kế toán máy chuyên dụng được thiết kế riêng cho đặc điểm của Công ty. Chi phí để mua các phần mềm kế toán chuyên dụng này có thể lớn nhưng nó sẽ giúp cho bộ máy kế toán của Công ty được gọn nhẹ, giảm thiểu được khối lượng công việc cũng như đáp ứng được như cầu cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác.
- Hoàn thiện công tác xử lý chứng từ ban đầu, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Để giải quyết tình trạng các chứng từ ban đầu ở các tổ đội gửi về phòng kế toán Công ty không thường xuyên và chậm chễ so với thời gian quy định, em xin đề xuất các biện pháp sau:
Phòng kế toán nên lập kế hoạch tập hợp chứng từ gốc của mỗi công trường vào các thời gian khác nhau tránh tình trạng các chứng từ dồn đọng vào cuối tháng. Đồng thời, chứng từ ban đầu cũng nên tập hợp và gửi về phòng kế toán với số lượng vừa phải, không nên để dồn tích nhiều mới gửi như hiện nay, như vậy vừa giải quyết được vấn đề theo dõi kịp thời chi phí giúp Công ty chủ động trong việc đề ra các biện pháp giải quyết trong trường hợp cần thiết, vừa san đều khối lượng công việc cho cả tháng.
- Hoàn thiện kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Để hạn chế thiệt hại trong khâu chi phí nguyên vật liệu nên tăng tính kiểm soát qua việc thiết kế thêm các yếu tố trên chứng từ hoặc tăng chứng từ mệnh lệnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cần cập nhật giá thị trường của các loại nguyên vật liệu một cách thường xuyên để phục vụ cho việc lập dự toán một cách chính xác vì giá cả thị trường hiện nay biến động rất mạnh. Có biện pháp đo lường trước những khó khăn có thế xảy ra, ví dụ như trong quá trình lập dự toán cần ước lượng trước các khoản biến động về giá có thể xảy ra. Những biến động này có thể là không lớn lắm nhưng để việc lập dự toán không xa rời với thực tế. Điều này giúp ích khi giá cả nguyên vật liệu tăng lên thì giá dự toán không biến động lớn ảnh hưởng đến quá trình thi công.
Bên cạnh đó Công ty cũng phải tiến hành lựa chọn những khách hàng uy tín, đảm bảo cung cấp kịp thời, đảm bảo chất lượng và đảm bảo cho quá trình sản xuất. Tận dụng những phụ tùng, công cụ dụng cụ cũ còn dùng được để dùng nhằm tiết kiệm chi phí.
Các vật liệu phụ cần phân bổ cho các công trình theo những tiêu thức thích hợp ví dụ như có thể phân bổ theo giá trị của công trình để xác định giá thành của từng công trình một cách chính xác chứ không nên đưa hết vào chi phí sản xuất chung.
Để kiểm soát quá trình xuất vật tư được chặt chẽ thì trên các phiếu xuất kho cần ghi thêm số phiếu yêu cầu xuất vật tư nhằm giúp cho việc xuất vật tư theo đúng chủng loại, số lượng, tránh hiện tượng xuất nhầm, xuất thừa thiếu vật tư. Khi có đầy đủ các yếu tố như trên thì mới được xuất vật tư. Nếu trường hợp công ty ở xa thì sẽ ủy quyền cho chỉ huy trưởng công trình thực hiện quá trình ký duyệt xuất vật tư.
Trong quá trình xây lắp, việc sử dụng nguyên vật liệu vượt định mức không phải là hiếm, thế nên khi có nhu cầu về nguyên vật liệu vượt định mức thì đội trưởng đội xây dựng phải viết “Phiếu yêu cầu xuất vật tư vượt định mức” trong đó có giải trình nguyên nhân vượt định mức.
Sơ đồ 3.1: Trình tự, nhiệm vụ của các bộ phận trong quá trình xuất vật tư
Ngoài ra, trong quy trình kiểm soát nguyên vật liệu còn phải quan tâm đến việc kiểm soát số lượng tồn kho vật tư để đảm bảo cung cấp kịp thời yêu
Đội trưởng đội xây dựng Phòng kỹ thuật, chỉ huy công trường Giám đốc Kế toán công ty Kế toán trưởng , Giám đốc Thủ kho Phiếu yêu cầu vật tư Kiêm tra, xác nhận Ký duyệt Lập phiếu xuất kho Ký duyệt Xuất kho theo phiếu xuất kho
cầu xuất vật tư. Tránh trường hợp gián đoạn thi công do thiếu vật liệu, cũng như việc tồn quá nhiều gây tăng chi phí tồn kho.
Để xác định được mức tồn kho thì phòng kế toán phối hợp với phòng kỹ thuật, căn cứ vào hồ sơ trúng thầu của các công trình để biết được tiến độ thi công của công trình, xác định chủng loại, số lượng vật tư cần cho mỗi giai đoạn thi công và ước tính thời gian vận chuyển vật tư từ nơi cung cấp đến nơi thi công để đưa ra mức tồn kho hợp lý.
Ngoài ra để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu, Công ty cần dựa vào các bảng phân tích để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng gây ra sự biến động chi phí nguyên vật liệu giữa thực tế và định mức giúp đưa ra các biện pháp kiểm soát kịp thời.
- Hoàn thiện kế toán chi phí sử dụng máy thi công:
Hiện nay, do Công ty hạch toán hoàn toàn chi phí sử dụng máy thi công vào chi phí sản xuất chung, nên theo em Công ty nên sử dụng Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công để hạch toán toàn bộ các chi phí phục vụ máy thi công trong kỳ. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình mà không mở chi tiết theo từng yếu tố chi phí.
- Hoàn thiện kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Khi có nhu cầu về công nhân trực tiếp xây lắp, được sự ủy quyền của giám đốc công ty, ban chỉ huy công trường sẽ tiến hành việc tuyển dụng nhân công sao cho đảm bảo yêu cầu về năng lực, trình độ. Sau đó thì giao khoán cho đội về mặt khối lượng, thế nhưng công ty cũng cần phải thường xuyên kiểm tra và theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật của công nhân.
Người chỉ huy công trường phải thường xuyên kiểm tra việc chấm công hàng ngày. Đối với công nhân ở xa có đăng ký tạm trú tạm vắng, ăn ở tại lán trại thì phải quản lý chế độ ăn uống.
Cuối mỗi tháng, bảng chấm công được chuyển lên đội để kiểm tra tính chính xác, hợp lệ rồi chuyển về phòng kế toán công ty kiểm tra lại và lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân. Bảng thanh toán tiền lương được chuyển cho trưởng ban chỉ huy công trường kiểm tra, ký duyệt rồi tiến hành thanh toán.
- Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí tổng hợp bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí đội kỹ thuật, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác có liên quan trực tiếp đến việc quản lý quá trình thi công xây lắp.
Để kiểm soát tốt khoản mục chi phí này, theo em Công ty cần thực hiện kiểm soát theo từng yếu tố :
Đối với tiền lương của nhân viên kỹ sư quản lý công trình: Đây là chi phí cố định, được thanh toán theo thời gian thực tế làm việc. Tại các công trường xây dựng, các nhân viên quản lý cũng phải được chấm công chính xác. Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được chuyển lên ban chỉ huy công trình kiểm