2.1.4.2.1. Các chính sách kế toán chung áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ: VNĐ
- Chế độ kế toán áp dụng: công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của bộ trưởng Bộ tài chính.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên, phương pháp nhập trước xuất trước.
- Phương pháp tính khấu hao: phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ
SMA Version 7.9s
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, máy tính là một công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thời gian, tiết kiệm được nhiều khoản chi phí. Đặc biệt các chương trình phần mềm kế toán đã làm cho công việc của những nhân viên kế toán trở nên đơn gian nhưng lại hiệu quả hơn rất nhiều so với kế toán thủ công. Nhận thức rõ điều này, Công ty TNHH vật liệu & xây dựng Khoa Nhung đã tiến hành mua và sử dụng phầm mềm kế toán MISA-SME Version 7.9s.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được tiến hành như sau:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ , tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Có thể mô tả trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính theo sơ đồ sau đây:
Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính Chứng từ kế toán
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 2.2. Thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH vật liệu & xây dựng Khoa Nhung
2.2.1 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH vật liệu & xây dựng Khoa Nhung
Hàng hóa kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu là các loại vật tư xây dựng như: cát đen, sỏi, đá, xi măng, cát vàng, cát chống thấm…Doanh nghiệp cung cấp số lượng lớn cho các công trình xây dựng trong địa bàn tỉnh Hưng Yên và các tỉnh lân cận, cho các công ty xây dựng…Hình thức bán hàng của công ty chủ yếu là hình thức bán hàng qua kho. Theo đó, khi doanh nghiệp và khách hàng ký kết hợp đồng mua bán, doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT, căn cứ vào đó, dùng phương tiện vận tải của mình để vận chuyển hàng đến tận địa điểm của khách hàng, toàn bộ chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu và được tính vào chi phí bán hàng trong kỳ.
2.2.2. Tình hình tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH vật liệu & xây dựng Khoa Nhung
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
đơn GTGT, phiếu xuất kho, tờ khai thuế, phiếu thu. + Tài khoản sử dụng:
TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp được công ty sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng.
+ Mã hoá doanh mục khách hàng tại Công ty TNHH Vật liệu & xây dựng Khoa Nhung
Để đáp ứng yêu cầu của kế toán quản trị nhằm theo dõi chi tiết tới từng khách hàng, kế toán tiến hành mã hoá đối với những khách hàng thường xuyên. Còn những khách hàng vãng lai, chỉ đặt hàng một lần hoặc không thường xuyên, số lượng nỏ kế toán theo dõi vào mục “Một số khách hàng khác”
Bảng 2.2. Danh mục khách hàng của công ty
Công ty TNHH Vật liệu & xây dựng Khoa Nhung Xã Minh Châu - huyện Yên Mỹ - Tỉnh Hưng Yên
TRÍCH DANH MỤC KHÁCH HÀNG
STT Tên khách hàng Địa chỉ
1 Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Hà thành UDIC
số 106, E4, Thành Công- Ba Đình – Hà Nội
2 Công ty TNHH Minh Hiếu KCN Tân Quang, Văn Lâm, Hưng Yên
3 Công ty TNHH Megastar QL 39A, Xã Trung Hưng, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên
4 … …
+ Trình tự kế toán doanh thu bán hàng
Do đặc điểm của công ty là cung cấp vật liệu xây dựng nên công ty thường áp dụng linh hoạt hình thức bán hàng trực tiếp. Tuỳ theo thoả thuận của trong hợp đồng với khách hàng mà khách hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán tiền sau.
Nếu công ty bán hàng theo phương thức này thì khách hàng sẽ được công ty giao hàng tới địa chỉ hoặc có thể đến tận công ty để mua hàng. Khi khách hàng ký
vào hợp đồng mua bán và chấp nhận thanh toán thì thủ kho sẽ lập Phiếu nhập kho và kế toán sẽ viết Hoá đơn bán hàng để giao cho khách hàng.
Hoá đơn GTGT được lập 3 liên. Liên 1 là liên Lưu, công ty dùng để lưu tại Phòng kế toán. Đối với, liên 2 (Giao cho khách hàng) và Liên 3 (Nội bộ) công ty yêu cầu ký xác nhận và khách hàng sẽ giữ liên 2, công ty giữ liên 3. Cả 2 liên này đều có giá trị thanh toán.
Ví dụ : Theo hóa đơn số HĐ00358 ngày 31/10/2012, Công ty cung cấp cát
thoát nước cho công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Hà thành UDIC với giá chưa thuế VAT là 430.722.500, thuế VAT 10%; Khách hàng chưa thanh toán.
Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT đầu ra
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HĐ00358 Liên 3: Nội bộ
Ngày 31 tháng 10 năm 2012
Họ và tên người mua:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Hà thành UDIC Mã số thuế: 101256544
Địa chỉ: số 106, E4, Thành Công- Ba Đình – Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM Số tài khoàn………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 Cát thoát nước m3 2,970.50 145,000 430,722,500 Cộng tiền hàng 430,722,500 Thuế suất GTGT 10% Tiềnthuế 43,072,250 Tổng thanh toán 473,794,750
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bảy mươi ba triệu bảy trăm chín mươi bốn nghìn bẩy trăm năm mươi đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
liệu vào các tài khoản liên quan tương tự như thực hiện các định khoản: Nợ TK 131.XD Hà Thành: 473,794,750
Có TK 5111: 430,722,500 Có TK 3331 : 43,072,250
Biểu 2.2 Màn hình hạch toán nghiệp vụ bán hàng
Khi kế toán lưu hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động ghi giảm số lượng vật tư ở kho. Nhờ vậy, công việc kế toán sẽ được giảm nhẹ do không phải nhập Phiếu xuất kho vào chương trình. Dữ liệu sẽ tự động kết chuyển tới Sổ nhật ký, sổ chi tiết và các sổ cái tài khoản 131, 3331, 511,…
Biểu 2.3 Sổ chi tiết bán hàng theo mặt hàng
CHI TIẾT BÁN HÀNG THEO MẶT HÀNG
Tháng 10 năm 2012 Chứng từ Diễn giải Doanh thu Thuế Số lượng bán
Đơn giá Thành tiền
Ngày Số
A B C 1 2 3 4
Mã hàng: VTCD Tên hàng: Cát thoát nước
04/10/2012 BH00329 Cát thoát nước 614 145,000 89,030,000 8,903,000 11/10/2012 BH00331 Cát thoát nước 276.3 145,000 40,063,,500 4,006,350 28/10/2012 BH00346 Cát thoát nước 500 145,000 72,500,000 7,250,000 …… ….. ….. …… …. ……. ….. 31/10/2012 BH00358 Cát thoát nước 2,970.50 145,000 18,620,000 1,862,000 Cộng 4,562 661,490,000 66,149,000 Tổng cộng 4,562 661,490,000 66,149,000
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.4 Sổ Nhật ký chung
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 10 năm 2012
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi Sổ Cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 … … … … 31/10 Doanh thu bán chịu 131 473,794,250 511 430,722,500 3331 43,072,250 31/10 Doanh thu bán hàng và thu tiền ngay 111 30,300,245 511 30,300,245 31/10 Giá vốn hàng bán 632 70,352,345 155 70,352,345 … … … Tổng cộng 20,203,045,050 20,203,045,050
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 2.5. Sổ cái tài khoản Doanh thu bán hàng.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Trích từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/10/2012
Tài khoản: 5111 - Doanh thu bán hàng hóa
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh trong kỳ Số hiệu Ngày Nợ Có A B C F G 1 2 - Số dư đầu kỳ 15/10/2012 HĐ00337 15/10/2012 Cước vận chuyển 131 17,454,545 18/10/2012 HĐ00340 18/10/2012 Cát vàng 131 6,110,000 31/10/2012 HĐ00358 31/10/2012 Cát thoát nước 131 473,794,250 ……… … ……… ... ... ………. 31/10/2012 NVK00535 31/10/2012 Kết chuyển DTBH&CC HV 911 16,656,348,301 Cộng phát sinh 1,956,348,301 1,956,348,301 Dư cuối kỳ - -
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền hàng ngay bằng tiền mặt, thanh toán qua chuyển khoản hoặc có thể mua chịu tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng.
đến thủ quỹ để thanh toán tiền hàng. Khi đó, kế toán tiền mặt sẽ thực hiện bút toán nhập Phiếu thu vào chương trình Misa để tiến hành định khoản:
Nợ TK 1111 : 473,794,250 Có TK 131 : 473,794,250
Thu tiền xong, thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền mặt” vào Hoá đơn GTGT.
Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng được trình bày trên chỉ tiêu số 01 trên Báo cáo kết quả kinh doanh và được thuyết minh trên mục IV.08 trên Thuyết minh báo cáo tài chính. Còn chỉ tiêu Thuế GTGT đầu ra được khấu trừ được trình bày trên chỉ tiêu Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331) (Mã số 314) thuộc mục I – Nợ ngắn hạn, phần A – Nợ phải trả thuộc phần Nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán, được thuyết minh trên phần III.06 trên Thuyết minh BCTC. Chỉ tiêu Phải thu khách hàng được trình bày trên Bảng cân đối kế toán ở chỉ tiêu 1 – Phải thu khách của khách hàng thuộc mục III – Các khoản phải thu, Phần A – Tài sản ngắn hạn thuộc phần Tài sản.
2.2.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu
Tại công ty TNHH Khoa Nhung, không thực hiện chiết khấu thương mại trong chính sách bán hàng của mình, các khoản giảm trừ chỉ bao gồm giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Chứng từ kế toán sử dụng: - Hóa đơn GTGT
- Biên bản hàng bán bị trả lại
Kế toán giảm giá hàng bán được hạch toán vào TK 5213 – Giảm giá hàng bán, TK 5212 – Hàng bán bị trả lại.
Các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại ở công ty phát sinh không nhiều, có những kỳ không có khoản giảm trừ doanh thu. Bởi vì, doanh thu không chỉ được ghi nhận trên cơ sở khách hàng đã ký nhận, trước khi giao cho khách hàng đều được kiểm tra chất lượng thành phẩm ở phân xưởng kiểm tra chặt chẽ.
• Chứng từ kế toán sử dụng: - Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
• Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Phương pháp hạch toán : Khi bán hàng, bút toán ghi nhận giá vốn như sau: Nợ TK 632
Có TK 156
• Trình tự kế toán tại công ty TNHH Vật liệu & xây dựng Khoa Nhung: Khi hợp đồng mua bán được ký kết, công ty tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho người mua. Căn cứ vào HĐ GTGT kế toán nhập vào màn hình nhập liệu, các chỉ tiêu chính: “loại mặt hàng”, “số lượng ”. Giá vốn được phần mềm tự động xác định theo chương trình đã lập trình sẵn. Cuối kỳ tự động kết chuyển sang TK 911 để xác đinh kết quả bán hàng.
Giá vốn hàng bán được xác định và kết chuyển tự động theo phần mềm kế toán đã thiết kế. Theo đó giá vốn của công ty xác định theo phương pháp nhập trước - xuất trước.
Biểu 2.6 Sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Trích sổ cái từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/10/2012
Tài khoản: 632 - Giá vốn hàng bán
Ngày chứng từ
Số CT Ngày hạch
toán Diễn giải
TK đối ứng Nợ Có A B C E F 1 2 - Số dư đầu kỳ - … … … .. … 26/10/2012 XK01911 26/10/2012 Lốp ôtô 1531 71,964,179 30/10/2012 HĐ00351 30/10/2012 Cát đen 156 90,236,820 31/10/2012 HĐ00358 31/10/2012 Cát thoát nước 156 305,059,091 … … … … … … 31/10/2012 NVK00445 31/10/2012 Kết chuyển TK 1541 1541 1 646,136,887 31/10/2012 NVK00445 31/10/2012 Kết chuyển TK 1541 1541 7 127,762,250 31/10/2012 NVK00535 31/10/2012 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 15,076,266,037 Cộng 1,076,266,037 1,076,266,037 Số dư cuối kỳ - -
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
theo quyết định 48, theo đó doanh nghiệp không sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng của mình mà chỉ sử dụng TK 642 để phản ánh cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể
TK 6421 – Phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng. Ở công ty TNHH Vật liệu & Xây dựng Khoa Nhung, theo tìm hiểu thì chi phí bán hàng chỉ bảo gồm khấu hao của ô tô vận tải hàng hóa vật tư đi bán.
TK 6422 – Phản ánh toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kì của doanh nghiệp. Do đặc thù doanh nghiệp nhỏ nên kế toán ở đơn vị không mở các tài khoản chi tiết để theo dõi riêng từng nội dung chi phí.
2.2.2.3.1 Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng ở công ty bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm cụ thể là: Chi phí nhân viên bốc xếp, vận chuyển thành phẩm đến nơi giao hàng, cước phí vận chuyển, chi phí khấu hao phương tiện vận chuyển phục vụ cho công tác giao hàng, …
- Chứng từ sử dụng:: Hoá đơn vận chuyển, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng tính và phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Phiếu chi…
Tài khoản sử dụng : TK 6421 – Chi phí bán hàng.
- Sổ kế toán: Kế toán có thể sử dụng các loại sổ như: Sổ chi tiết Tk 6421, Sổ cái TK liên quan 153, 214, 334…
- Thực tế kế toán chi phí bán hàng ở Công ty TNHH Vật liệu & xây dựng Khoa Nhung, chi phí bán hàng chỉ bao gồm chi phí lương cho nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao của phương tiện vận chuyển hàng, chi phí xăng dầu cho phương tiện vận chuyển. Trong đó chi phí lương, khấu hao phương tiện vận tải đã được phần mềm xác