CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2000 CỦA CÔNG TY GIẦY THƯỢNG

- Xưởng trưởng Cơ Năng T.P Kỹ thuật công nghệ.

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2000 CỦA CÔNG TY GIẦY THƯỢNG

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2000 CỦA CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH:

I.Một số giải pháp:

I..1.Đào tạo về chất lượng :

Giáo dục đào tạo là các chiến thuật trong một chiến lược rộng lớn để thực hiện quản lý chất lượng. Mục tiêu của đào tạo chất lượng là truyền đạt nhu cầu của khách hàng đến mọi người trong công ty, chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến, những đổi mới trong tương lai, những quyết định mới cần được triển khai.

Để đạt được hiệu quả, chương trình đào tạo cần được hoạch định một cách có hệ thống và khách quan. Công tác đào tạo cần phải được tiến hành liên tục để đáp ứng những thay đổi về công nghệ, về môi trường hoạt động và cơ cấu của

một chu trình khép kín sau:

Một trong số các nội dung quan trọng của chính sách chất lượng là đưa mọi người cùng tham gia vào quá trình quản lý chất lượng của công ty. Do vậy, chương trình đào tạo chất lượng của công ty phải được tổ chức theo từng ngành nghề của người lao động, những người mới phải nắm được các nội dung cơ bản của quản lý chất lượng, những người lao động đã có thâm niên thì phải hiểu sâu hơn về quản lý chất lượng và đẩy mạnh áp dụng các kiến thức đã có được vào thực tiễn. Những người quản lý trung gian cũng phải nắm được các kiến thức về quản lý chất lượng để quản lý các lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản lý của mình một cách hiệu quả hơn. Những nhà quản lý cấp cao của công ty cũng cần phải nắm chắc quản lý chất lượng để giải quyết các vấn đề ở tầm công ty.

a) Đào tạo cấp lãnh đạo cao nhất của công ty:

Chính sách chất lượng

Đào tạo

Phân công trách nhiệm

Xác định mục tiêu

Xây dựng tiêu chuẩn đào tạo

Nêu nhu cầu đào tạo Kiểm định tính hiệu lực

Đánh giá kết quả

Thực thi & theo dõi

thức rõ nội dung, ý nghĩa của hệ thống quản lý chất lượng để họ cam kết, bắt tay thực sự vào thực thi. Mục tiêu của chương trình đào tạo là hướng các nhà quản lý vào:

− Đáp ứng các đòi hỏi của khách hàng – bên trong và bên ngoài công ty.

− Xác định chuẩn mực cần đạt được

− Theo dõi hoạt động chung về chất lượng – chi phí chất lượng

− Triển khai một hệ thống chất lượng tốt – ngăn ngừa.

− Áp dụng một phương pháp kiểm soát quá trình. b) Đào tạo cán bộ trung gian:

Một cán bộ quản lý tham mưu là trưởng phòng chất lượng cần phải được đào tạo đặc biệt. Trưởng phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý hệ thống chất lượng toàn công ty bao gồm: việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống đó.

Người phụ trách quản lý chất lượng và các trợ lý cần được huấn luyện cách giúp đỡ các đồng nghiệp trong việc thiết kế và tác nghiệp các hệ thống quản lý chất lượng trong phạm vi chức năng của họ, giúp các trợ lý hoàn thành tốt nhiệm vụ và phối hợp các biện pháp khác một cách hiệu quả.

Các cán bộ quản lý trung gian cần được huấn luyện toàn diện về các khái niệm, kỹ thuật và việc vận dụng những quá trình kiểm soát bằng phương pháp thống kê. Nếu thiếu những công cụ đó hệ thống chất lượng sẽ nằm ì, không còn sức sống.

Nôi dung của việc đào tạo gồm:

−

…

thuật này.

−

−

−

Cấp giám sát thứ nhất là nơi các hoạt động quản lý chất lượng được quản lý thực tế. Nội dung đào tạo: giải thích rõ ý nghĩa của chính sách chất lượng, các nguyên tắc của hệ thống , giải thích rõ vai trò của những người quản đốc, giám sát viên ở cấp này trong việc vận hành hệ thống chất lượng, kiểm tra quá trình bằng phương pháp thống kê và yêu cầu cam kết thực hiện đối với họ trong chương trình quản lý chất lượng.

Tôt hơn là nên để cấp lãnh đạo trung gian tham gia vào việc đào tạo cho cấp giám sát này để : (1) đảm bảo được rằng nội dung truyền đạt của họ không bị bóp méo; (2) làm cho cán bộ thuộc cấp quản đốc phân xưởng hiểu rằng toàn bộ lãnh đạo cty có quan tâm lớn đối với chương trình chất lượng và mong muốn mọi người rèn luyện chăm chỉ và tham gia tích cực vào chương trình chất lượng của công ty.

Cần phải huấn luyện cho họ về cách tác nghiệp phù hợp, hiệu quả, và an toàn, cách bảo quản máy móc, và các quy trình, cách quản lý con người và ban hành các quyết định thực thi đúng đắn.

Quản đốc phân xưởng là mắt xích then chốt trong việc đào tạo tất cả các nhân viên khác. Khi đào tạo các trưởng nhóm chất lượng cần tránh cả 2 nguy cơ là đào tạo quá đơn giản hoặc đào tạo quá chuyên môn hoá. Ngược lại, các huấn luyện viên cần chú trọng vào thực hành.

bản của chất lượng đặc biệt phải chú ý đến việc sử dụng những ví dụ minh hoạ thât đơn giản, dễ hiểu để giải thích các thuật ngữ, khái niệm. Mỗi người cần được huấn luyện tỷ mỷ về các quy trình chất lượng liên quan đến công việc của họ. Họ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật, nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng. Ban đầu, hệ thống quản lý chất lượng còn là một khái niệm khó du nhập, do vậy cần có thời gian để hệ thống ăn sâu bén rễ vào tiềm thức của mỗi người trong công ty. Điều quan trọng là chương trình đào tạo chất lượng phải có mối quan hệ khăng khít, hữu cơ với các nghiệp vụ của người nhân viên. Vì vậy khó có thể nêu ra một chương trình đào tạo cụ thể cho nhóm này.

I..2. ISO Oline:13

Trong những năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã đi vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống và hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO cũng không phải là một ngoại lệ: công ty có thể quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến, hay còn gọi là ISO Online.

Theo chức năng, hệ thống ISO được áp dụng ở công ty phục vụ 3 đối tượng: người quản lý (lãnh đạo tổ chức); người quản trị hệ thống (QMR); người sử dụng (các nhân viên trong doanh nghiệp). Trong khi đó, tiêu chí của ISO Online là cung cấp đúng tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ.

Điều này là một ưu điểm của hệ thống thông tin hiện nay đặc biệt khi mà hệ thống viễn thông ngày càng phát triển cho phép máy tính kết nối mọi lúc mọi nơi và thông qua mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) hay thậm chí qua mạng Internet cho phép người dùng truy cập hệ thống không phụ thuộc vào vị trí địa lý.

Tại sao cần áp dụng ISO Online?

Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online sẽ tạo ra cho công ty một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin, hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý bằng giấy tờ, tài liệu; tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.

ISO Online tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. Ngoài ra, hệ thống ISO Online được thiết kế với khả năng mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.

So với ISO truyền thống, ISO Online có những lợi ích đối với các đối tượng phục vụ của ISO trong công ty. Cụ thể, đối với QMR: việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng - chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay.

Đối với nhân viên: có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tập trung (lưu trên máy chủ) và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ lưu theo các công việc cụ thể. Quá trình tạo hồ sơ và phê duyệt hồ sơ trực tuyến khi thực hiện công việc, hệ thống e-mail nội bộ tích hợp để trao đổi thông tin, cảnh báo tất cả các thay đổi của

Đối với người quản lý: có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới. Có thể xem hàng loạt các báo cáo về công việc, nhân sự, khách hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao - trạng thái, tiến độ.

Các bước triển khai ISO Online

Để triển khai áp dụng hệ thống ISO Online, có thể có các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Riêng hệ thống quản lý ISO Online (Click2K) của Trung tâm năng suất Việt Nam có tên là Click2K, với chuyên gia tư vấn sẽ cùng với doanh nghiệp thực hiện theo 3 bước cơ bản dưới đây.

1- Khảo sát hệ thống: bước quan trọng quyết định đến thành công của dự án, cần xác định tình trạng hiện tại của hệ thống bao gồm thông tin hệ thống hạ tầng (phần cứng) và xác định rõ các đặc thù quản lý, các yêu cầu của công ty và từ đó sẽ lập nên kế hoạch yêu cầu tùy biến ứng dụng (customization) phù hợp với công ty.

2- Tùy biến ứng dụng: do đặc thù của hệ thống ISO là một hệ thống chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp nhưng có những đặc thù riêng, chính vì vậy mà tùy biến ISO Online là điều bắt buộc - không thể sử dụng hoàn toàn hệ thống của tổ chức này áp dụng cho doanh nghiệp khác. Căn cứ vào các yêu cầu đặc thù, giải pháp sẽ được tùy biến theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp.

3- Chuyển đổi hệ thống: là bước đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo và sự hợp tác của cán bộ nhân viên trong công ty. Để chuyển đổi từ phong cách làm việc thủ công sang làm việc trên máy tính thông qua một hệ thống thống nhất không phải là đơn giản. Bước này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của chuyên gia tư vấn cũng như của toàn bộ công ty.

Tùy thuộc vào giải pháp của nhà cung cấp mà công ty cần phải chuẩn bị các hệ thống ứng dụng nền tảng cần thiết cho việc chạy ứng dụng. Ví dụ, hệ điều hành (Windows Server, Unix...), hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (SQL server, Oracle...).

Để áp dụng thành công hệ thống ISO Online cần các điều kiện: đào tạo, hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty để mọi người có thể vận hành thành thạo hệ thống này (cũng như hệ thống ISO truyền thống. Để áp dụng có hiệu quả doanh nghiệp phải thực sự “nhúng” hoàn toàn hệ thống hiện hành vào hệ thống ISO 9000, nếu không khi áp dụng hệ thống ISO không những không có hiệu quả mà còn phản tác dụng, tức là tạo thêm gánh nặng, thêm công việc cho mỗi nhân viên. Ngoài ra, vai trò của chuyên gia tư vấn cũng hết sức quan trọng.

I..3.Thành lập các nhóm chất lượng trong công ty:

III.1.1. Định nghĩa: “Nhóm chất lượng”

• Là một nhóm ít người

• Cùng trong một đơn vị công tác

• Tự nguyện tham gia các hoạt động chất lượng III.1.1. Hoạt động nhóm chất lượng:

• Với nội dung chủ yếu là kiểm soát và cải tiến chất lượng • Sử dụng các công cụ quản lý và cải tiến chất lượng

Mục đích:

• Nâng cao khả năng quản lý và lãnh đạo cho quản đốc, đốc công và động viên mọi người tham gia để không ngừng tiến bộ.

• Nâng cao ý thức của người lao động, tạo ra một môi trường làm việc trong đó mọi người không những chỉ ý thức được về vấn đề chất lượng mà còn biết chủ

Mục tiêu cơ bản của hoạt động nhóm chất lượng:

• Đóng góp cho sự cải tiến và phát triển của công ty: hoạt động nhóm chất lượng chủ yếu xoáy vào việc xử lý những vấn đề tồn tại nhằm không ngừng cải tiến chất lượng nói riêng và phát triển công ty nói chung.

• Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, trong sáng trên cơ sở tôn trọng người lao động.

• Khai thác khả năng và tiềm năng to lớn của người lao động. Những nguyên tắc của hoạt động nhóm chất lượng

• Nhóm chất lượng ra đời và trưởng thành tại chính nơi làm việc của người lao động

• Tạo ra, một hình thức hoạt động phong phú, có thể lôi kéo được mọi người tham gia, kể cả những người ít nói, ít năng động nhất.

• Hoạt động nhóm chất lượng chỉ diễn ra trong thời gian làm việc và không vượt quá phạm vi công việc hàng ngày.

• Hoạt động nhóm chất lượng bắt đầu từ những việc bình thường nhất, dễ giải quyết nhất sau đó dần dần chuyển sang những việc khó khăn hơn, phức tạp hơn.

• Tại nơi làm việc phải tạo ra “Tình trạng được kiểm soát” một cách ổn định, có biện pháp phòng ngừa tái diễn và dự kiến trước được những vấn đề có khả năng xẩy ra.

• Tìm những chủ đề thích hợp, đúng lúc, đề ra mục tiêu cụ thể nhằm liên tục cải tiến.

• Vận động mọi người tham gia trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và hợp tác với nhau.

• Mọi người đều có quyền trình bày ý kiến cá nhân của mình một cách chân thành, cởi mở trên cơ sở khả năng của riêng mình.

dụng... sẽ làm mọi người nâng cao được trình độ và cảm thấy thích thú.Mỗi người sẽ có niềm vui to lớn khi họ tự giải quyết được một vấn đề cụ thể và sẽ có ham muốn được tiếp tục khám phá - giải quyết. Nơi làm việc không chỉ là nơi làm việc kiếm sống mà còn là nơi để thể hiện được sự sáng tạo, do đó người lao động cảm thấy có ý nghĩa.

• Các nhóm chất lượng giao tiếp, trao đổi kinh nghiệm thông qua các hội nghị nhóm chất lượng, hội thảo... ở cả bên trong và bên ngoài làm tăng cường sự hiểu biết, tăng cường tính đoàn kết.Các nhóm chất lượng thực hiện nguyên tắc “Có cho, có nhận” để mọi người có cơ hội giúp đỡ lẫn nhau.

III.1.1. Những yếu tố cơ bản của hoạt động nhóm chất lượng

• Tự nâng cao trình độ • Hoạt động tự nguyện • Hoạt động nhóm

• Động viên mọi người tham gia

• áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng • Nhóm chất lượng bắt nguồn từ nơi làm việc

• Làm cho các hoạt động nhóm chất lượng tồn tại lâu bền • Cùng nhau phát triển

• Sự sáng tạo

• ý thức về chất lượng, ý thức về những vấn đề tồn tại, và ý thức về sự cải tiến.

I..4. Xây dựng một hệ thống sản xuất tức thới(Just-in-time JIT):

Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: "đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm". Trong sản xuất