Một diễn viên hài kịch nổi tiếng đã nói về sự nghiệp thăng trầm của mình: “Anh biết câu ngạn ngữ: ‘Hãy tử tế với mọi người bạn gặp trên con đường đi lên, bởi bạn có thể gặp lại họ trên đường đi xuống’ đấy. Nhưng không phải thế đâu. Trên con đường đi xuống, bạn sẽ gặp một nhóm người hoàn toàn khác”. Tôi thấy điều này đúng trong việc gây dựng và điều hành một doanh nghiệp. Trong các giai đoạn khác nhau, những vấn đề ta gặp là hoàn toàn khác nhau.
Vấn đề bao quát ở đây là mọi việc sẽ ngày càng trở nên khó hơn. Việc duy trì động lực phát triển của công ty, thay đổi nhịp độ phát triển hay chuyển hướng chiến lược đều rất khó nhưng việc ra quyết định còn khó hơn, bởi bạn cần phải xem xét, nghiên cứu nhiều vấn đề, yếu tố. Đặc biệt, thực hiện các quyết định đó còn khó hơn nữa, vì bạn ít khi trao đổi trực tiếp với người sẽ thực hiện chúng.
Nhưng vấn đề lớn nhất, đáng nói đến, là cơ cấu và hệ thống được tạo ra để làm cho công việc dễ dàng trở nên dễ dàng hơn, trôi chảy hơn thì lại làm trì hoãn động lực thúc đẩy công việc.
BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG
Ben Biidwell, hiện là phó chủ tịch điều hành của hãng Chrystle, trước đây là người quản lý kinh doanh khu vực Bắc Mỹ của công ty xe hơi Ford, đã mô tả cơ cấu của Ford – và hệ thống được lập ra để hỗ trợ nó – giống như một “bức tường xây bằng rỉ đường. Anh không thể đưa cái gì vào hay lấy cái gì ra. Anh không thể đi lên cũng không thể đi ngang. Và nếu muốn đi xuống, anh sẽ phải mất hai năm để làm được việc đó”.
Tôi nghĩ lời bình phẩm này nhằm vào bản chất của tất cả các tổ chức đã lớn mạnh hơn là nhằm vào Ford. Trong giai đoạn tăng trưởng nhanh, khi một công ty có thể tăng trưởng hai hoặc ba lần một năm thì bản thân sự phát triển đã có xu hướng tạo ra một cơ cấu ít gò bó. Nhưng khi công ty đã trưởng thành, nhịp độ tăng trưởng ổn định ở mức 15-20% một năm, hệ thống và cơ cấu đã trở nên vững chắc, chúng bắt đầu gây ngột ngạt cho chính tổ chức tạo ra chúng.
John DeLorean kể cho tôi nghe câu chuyện khi anh vừa nhậm chức tổng giám đốc hãng Chevrolet. Anh tham dự một hội nghị bán hàng ở Dallas, và khi đến khách sạn anh nhận được một giỏ hoa quả từ công ty. Anh nói với người phụ tá thật khôi hài: “Sao? Không có chuối à?”
Từ đó, khắp General Motors, người ta đều nói: “John DeLorean thích ăn chuối”. Dù nhiều lần anh giải thích rằng mình chỉ nói vui thôi, nhưng công ty vẫn để chuối vào trong ô tô của anh, các chuyến máy bay anh thuê, phòng khách sạn, ngay cả ở những cuộc họp trong suốt thời gian anh làm việc tại Chevrolet.
Vấn đề của hệ thống là trách nhiệm được truyền đi qua các phòng ban và khi đến với người thực thi thì người ta lại quên mất việc phải nói với anh ta lý do phải làm việc đó.
Khoảng đầu những năm 1970, Lincoln Mercury là một trong những công ty được Arnold Palmer thực hiện việc quảng bá hình ảnh. Tôi nói với Gar Laux, khi đó là tổng giám đốc của Lincoln Mercury, là nếu ông muốn, chúng tôi có thể sử dụng hình ảnh hai chiếc xe Lincoln làm hậu cảnh trong một loạt ảnh cổ động in trên áo của Arnold được thực hiện sắp tới đây cho hãng quần áo Robert Bruce.
Gar rất hứng thú với cơ hội quảng cáo “miễn phí” này và nói: “Hãy cho tôi biết khi nào anh cần xe và ở đâu, chúng tôi sẽ gửi xe đến”.
Vài tuần sau, người quản lý bộ phận trang phục của chúng tôi nhận được điện thoại từ một nhân viên của Lincoln Mercury. Anh ta hỏi anh ta cần mang xe màu gì và đến địa điểm nào. Nhân viên của chúng tôi đáp: “Bermuda. Ba tuần nữa kể từ hôm nay. Còn màu sắc thì màu gì anh có cũng được. Nếu có màu xanh da trời và màu đỏ nâu thì càng tốt.”
Vài ngày trước khi bắt đầu bấm hình, nhân viên bộ phận trang phục của chúng tôi lại nhận được một cuộc điện thoại từ một nhân viên khác của Lincoln Mercury. Lần này, anh ta hỏi xe sẽ được giao chính xác ở đâu. Anh ta nói: “Chúng tôi đã phải thuê một chiếc máy bay, bởi vì cửa hàng của chúng tôi ở Bermuda không còn xe màu xanh và màu đỏ nâu”. Rồi anh ta nói thêm: “Thực ra, ở vùng phía đông này, mỗi loại xe chỉ còn một chiếc, cho nên máy bay phải bay đến Boston để lấy chiếc xe màu đỏ nâu, rồi đến Washington để lấy chiếc xe màu xanh da trời”.
Hầu hết tất cả những công ty hàng đầu đều không những nhận thức được các vấn đề phát sinh từ hệ thống này, mà còn tập trung rất nhiều năng lực quản lý để phá vỡ sự kìm hãm mà chúng gây ra.
NGHĨ NHỮNG ĐIỀU NHỎ
Trong những năm đầu gây dựng sự nghiệp, chúng tôi có quá nhiều việc phải làm đến mức không có thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng về hệ thống tổ chức và cơ cấu, và thật sự chúng tôi cũng không cần phải làm thế. Công việc dường như cứ thế tiến triển, và làm việc trong điều kiện lộn xộn, tổ chức kém có lẽ lại làm tăng thêm sự hào hứng.
Nhưng chúng tôi ngày càng thấy rõ không thể tiếp tục hoạt động theo cách đó, nhất là sau khi bắt đầu mở rộng công việc. Tôi nhận ra rằng bản chất công việc của tôi cũng thay đổi và có khả năng còn thay đổi mạnh hơn nữa. Tôi cũng mất nhiều thời gian hơn cho việc hành chính và còn ít thời gian hơn cho những việc khác.
Để giải quyết gánh nặng hành chính, sự lộn xộn, bề bộn và để tăng trưởng, mở rộng quy mô có hệ thống, hợp lý, thì cần phải ưu tiên việc xây dựng khung cơ cấu hàng đầu.
Dù quy mô công ty lớn hơn, nhưng khi tiến hành thảo luận về cơ cấu và tổ chức, tôi vẫn muốn giữ cái “cảm giác nhỏ bé” khi chúng tôi bắt đầu công việc kinh doanh. Trong kinh doanh, không có cảm giác nào lại giống như vậy. Nó không chỉ là cảm xúc háo hức mà phần lớn là cảm giác về tính cấp thiết và quan trọng của công việc, cảm giác những việc bạn làm hàng ngày là quan trọng, và tạo ra mong muốn làm được nhiều hơn thế.
Nó cũng mang đến một số lo âu. Thật khó để cảm thấy thỏa mãn khi làm việc cho một công ty mới thành lập và có quy mô nhỏ, bởi vì bạn luôn nghĩ rằng sáu tháng nữa mình sẽ không còn làm việc ở đây nữa. Nó tạo ra hàng rào ngăn trở cho tất cả những gì bạn làm. Tôi muốn, nếu có thể được, tránh được cơ chế quan liêu, những điều tác động mạnh đến hàng rào này.
Luôn có sự hài hước, dí dỏm trong các công ty nhỏ, mới thành lập. Tôi cho rằng nó gần giống với cảm giác khi là thành viên của một đội vô địch, một cảm giác thỏa mãn vì đã đóng góp cho sự nghiệp chung của cả đội. Khi Arnold và Gary giành được những chiến thắng đầu tiên, nhân viên công ty chúng tôi trở nên vô cùng háo hức. Tuy nhiên, tôi biết rằng nếu muốn trở nên lớn mạnh, chúng tôi cần có những nhân viên không quá am hiểu về môn chơi, tức là họ sẽ tập trung làm việc nhiều hơn là say sưa trong men chiến thắng.
Tôi biết chúng ta không thể duy trì toàn bộ tâm lý đặc biệt này trong suốt quá trình phát triển của công ty, nhưng có thể duy trì được một phần. Và tôi cần một cơ chế giúp chúng tôi thực hiện được điều này. Theo tôi, cơ chế đó chính là sắp xếp cơ cấu theo cách khiến tất cả mọi người đều cảm thấy mình là một chiếc răng lớn trong bánh xe chung.
Giải pháp của chúng tôi là chia công ty thành 12 công ty nhỏ, mỗi công ty hoạt động như một đơn vị riêng biệt, nhưng đều phải có trách nhiệm với các công ty khác trong nhóm và với toàn nhóm. Ví dụ, nhiệm vụ chính của công ty golf của chúng tôi là đại diện cho các tay golf nhà nghề. Tuy nhiên, họ vẫn tham gia vào tất cả những hoạt động có liên quan đến môn golf như thời trang, truyền hình, quản lý tài chính và xuất bản.
Tôi nhận thấy cơ cấu này khiến nhân viên được tiếp cận với tất cả các lĩnh vực hoạt động của toàn công ty, đồng thời tạo cho họ cảm giác mình có vai trò quan trọng.
Trong quá trình phát triển của công ty, tôi cũng nhận thấy rằng sự liên hệ qua lại giữa các phòng ban, nhân viên sẽ khiến việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Kết quả của cơ cấu đó là tạo ra một mô hình quản lý giống như một dãy các kim tự tháp nhỏ. Ban đầu, một số kim tự tháp này rất nhỏ, chỉ có một người quản lý và một thư ký. Khi quy mô công ty phát triển lên, một công ty trong nhóm công ty nhỏ này sẽ được chọn làm chức năng đầu não và những công ty khác trở thành những đơn vị bổ sung hoặc những bộ phận mới. Cho đến nay, công ty đã hoạt động đúng như cách mà chúng tôi hình dung trước đây.
ĐỪNG ĐỂ CƠ CẤU ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG
Việc kinh doanh phát triển quá nhanh và quá biến chuyển sẽ khiến hệ thống và cơ cấu hiện hữu không thể theo kịp. Khi cơ cấu ổn định, chúng tôi bắt đầu quên mất sự tồn tại của chúng trong quá trình làm việc. Tôi tin rằng đây là một trong những thách thức lớn nhất mà tất cả các công ty đã phát triển phải đối mặt − và chúng ta thường phải thoát khỏi cơ cấu hiện hữu để thực hiện được các vụ làm ăn mới.
Đây là cách công ty máy tính IBM phát triển hệ thống máy tính Peanut. Họ chọn một số người giỏi nhất và yêu cầu họ làm việc mà không phải tuân theo bất cứ cơ cấu hay quy định hiện hành nào. Tôi tin rằng hầu hết những tiến bộ trong kinh doanh và các cuộc cách mạng công nghệ đều được tạo nên bên ngoài cơ chế hiện hành.
Nhiều nhân viên trong công ty của chúng tôi rất coi trọng việc sắp xếp mọi việc theo hệ thống và quy định. Ngay cả khi họ hiểu được tính cấp bách của hoàn cảnh hay vấn đề thì họ vẫn coi trọng sự trật tự và chặt chẽ theo hệ thống. Họ sẽ luôn đặt ra câu hỏi: “Nhưng lấy ngân sách ở đâu ra?” “Nhưng lấy người ở đâu?” “Nhưng ai sẽ giám sát công việc?”
Tuy nhiên, quản lý tốt có nghĩa là phải chống lại được cả sức ép bên trong lẫn bên ngoài khi thực hiện các vụ kinh doanh mới bên ngoài cơ chế và hệ thống. Nếu công ty để cho cơ chế điều hành hoạt động, thì khả năng bị đình trệ hoàn toàn có thể xảy ra. SUY NGHĨ LINH HOẠT
Bạn phải mang sự linh hoạt của cơ cấu đến cho nhân viên của mình. Và hành động cụ thể là cách duy nhất thực hiện điều đó. Nhân viên của bạn cần phải thấy được những thực tiễn về sự linh hoạt của cơ chế và rằng sự linh hoạt đó mang lại lợi ích cho họ. Đây là một trong những mối quan tâm hàng đầu của chúng tôi khi xây dựng cơ cấu của tổ chức. Tôi muốn có thể sử dụng hai người từ công ty A và hai người từ công ty
B để xây dựng công ty C, hay chọn một người từ công ty C để quản lý một dự án đặc biệt liên quan đến cả ba công ty.
Tuy nhiên, tôi cũng muốn nhân viên của mình hiểu được sự linh hoạt này. Họ cần biết rằng chúng ta đang cố gắng tìm ra những ý tưởng tốt nhất, vì thế, không cần phải quan tâm ai là người nghĩ ra ý tưởng đó, chúng liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến bộ phận và trách nhiệm của họ. Không phải khi nghĩ ra ý tưởng hiệu quả thì người nghĩ ra ý tưởng có thể chuyển cho người khác thực hiện mà họ sẽ phải tham gia thực hiện chính ý tưởng đó.
Việc tổ chức, thực hiện và phát sóng những sự kiện thể thao chuyên môn mang lại cho chúng tôi những cơ hội tốt nhất thể hiện sự linh hoạt của hệ thống và để những người trong hệ thống đó cảm nhận được điều này. Thông thường, để tổ chức thành công những sự kiện này, chúng tôi cần sự kết hợp của năm hoặc sáu công ty của mình. Các sự kiện luôn không giống nhau và dù đã tổ chức hơn 50 sự kiện, chúng tôi vẫn phải tạo một cơ cấu để xác định xem chúng là gì, ai là người thực hiện chúng và chúng phải hoạt động như thế nào.
Năm ngoái, một trong những sự kiện chúng tôi tổ chức là giải Kiện tướng khúc côn cầu, trong đó đội Danh thủ Hockey Hall of Famers (Lâu đài khúc côn cầu của những người nông dân) gặp đội ngôi sao Boston Bruins. Trận đấu diễn ra trên sân vận động Boston Gardens, vé được bán hết nhanh chóng và sân chật cứng người. Mặc dù trận đấu được bộ phận các môn thể thao đồng đội của chúng tôi tổ chức, nhưng sáng kiến lại xuất phát từ một nhân viên trong bộ phận quần vợt của chúng tôi.
Bởi vì chúng tôi luôn thực hiện sự linh hoạt chứ không phải là thuyết giảng nó nên chúng tôi ít bị rơi vào cái bẫy hệ thống của chính mình như nhiều công ty khác. Gần đây, khi nói với Ben Bidw rằng tôi đang viết một cuốn sách về những lời khuyên trong kinh doanh, anh nói: “Mark, anh chỉ có một điều bí mật: Nhóm quản lý Quốc tế (IMG) dành 90% thời gian thực hiện kinh doanh và 10% cho công tác tổ chức”.
DUY TRÌ SỰ ĐỘC ĐOÁN
Là chủ tịch và CEO của IMG, tôi phải duy trì sự độc đoán. Vì cơ cấu, sự linh hoạt và năng động của công ty, nên tôi phải thường xuyên sử dụng quyền này.
Nhân viên của tôi thường phàn nàn trước các quyết định của tôi vì dường như nó thiếu hợp lý hoặc vi phạm đến những quy định về cách thức hoạt động của công ty. Đôi khi, tôi đưa ra những quyết định hoặc giải pháp không thỏa mãn đồng đều cho tất cả các bên.
Có rất nhiều lý do khiến tôi phải duy trì điều này và có hàng trăm tình huống tôi đã phải sử dụng đến nó. Tôi có thể biết một số những sự thật − những điều có thể làm thay đổi hoàn toàn một tình huống, nhưng chưa đến lúc chia sẻ chúng với người khác. Tôi có thể phải đưa ra một quyết định, điều có thể gây ảnh hưởng trong thời gian ngắn cho công ty nhưng lại rất có giá trị cho nhóm (IMG) trong lâu dài.
Tôi phải duy trì sự độc đoán bởi vì, với tư cách là CEO của công ty, tôi cần tạo ra ý thức cho nhân viên về sự tăng trưởng và bảo vệ tương lai của công ty. Và những quyết định tốt nhất để thực hiện việc này không phải luôn là những quyết định công bằng và được lòng nhất.
ĐỪNG ĐỂ CHÍNH SÁCH NGĂN CẢN HÀNH ĐỘNG
Nếu cơ cấu làm cản trở động lực kinh doanh, thì những chính sách không phù hợp cản trở chính việc kinh doanh. Điều này dường như rất rõ ràng đối với tôi. Tôi đã gặp rất nhiều công ty để cho chính sách ngăn cản họ làm những việc họ muốn làm. Khi được hỏi về lý do tạo ra những chính sách này, hầu hết các vị chủ tịch đều thừa nhận rằng họ không nhớ hoặc cũng phân vân tự hỏi tại sao lại đề ra chúng.
Gần đây, tôi đọc câu chuyện về một người bị bắt ở Palm Beach, Florida vì cưỡi ngựa trên con đường đến phía bắc và nam. Chính sách của thành phố trong hơn 20 năm qua là chỉ cho phép đi trên những con đường chạy hướng đông-tây.
Báo chí thường hay đưa những tin tức như thế này. Bạn có thể đọc được những câu