II. KIẾN NGHỊ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG
2. Hoàn thiện hệ thống ĐGTHCV
2.1. Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn ĐGTHCV của Công ty
Vai trò của phòng Tổng hợp trong việc hoàn thiện hệ thống các tiêu chuẩn ĐGTHCV đáp ứng các yêu cầu đề ra rất quan trọng. Để có hoàn thiện, phòng cần phải làm tốt công tác phân tích công việc. Sản phẩm của phân tích công việc: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện. Bản mô tả công việc cho ta biết được khaí quát về nội dung của công việc, nhiậm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ… của người lao động và điều kiện để thực hiện công việc đó. Bản yêu cầu công việc là những yều cầu về kiến thức, trình độ, kỹ năng người lao động cân có để thực hiện công việc đó. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là bản hệ thống các tiêu chuẩn, tiêu chí để đánh giá sự thực thi, hoàn thành về số lượng, chất lượng của người lao động. Các văn bản trên là kết quả phân tích công việc. Phân tích công rất cần thiết vì nó sẽ giúp lãnh đạo phân công công việc hợp lý, là cở sở để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ĐGTHCV nhân viên.
Hiên nay, tại Công ty Trường Thành đã xây dựng được bảng phân công nhiệm vụ các phòng ban trong công ty song vẫn còn sơ sài và chưa có được một bản yều cầu hay bản tiêu chuẩn thực hiện công việc dầy đủ, do đó việc có thể đưa ra được hệ thống tiêu chuẩn ĐGTHCV đầy đủ và chính xác. Do đó, việc đầu tiên của Công ty trong ĐGTHCV đó là khảo sát, thu thập thông tin để phân tích công việc. Một số phương pháp thu thập thông tin về công việc:
- Phương pháp phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn các nhân viên, người lao động trong Công ty để được năm bắt thông tin về công việc.
- Phương pháp bảng hỏi: đây là phương pháp dễ thực hiện và nhanh chống. Nhưng điều quan trọng cần phải lưu ý đó là việc thiết kế các câu hỏi và các câu trả lời phải chính xác, tránh nhầm lẫn, tối nghĩa và quá chung chung, phiến diện… gây khó khăn trong việc
nắm bắt thông tin về loại và tính chất của công việc.
- Phương pháp quan sát: người thu thập thông tin có nhiệm vụ ghi lại những hoạt động của người lao động theo một mẫu chuẩn được cho sẵn.
- Phương pháp nhật ký công việc: Người đánh giá yêu cầu cấp dưới mô tả, tường thuật lại việc thực hiện công việc.
2.2. Phương pháp đánh giá
Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm nhất định. Vì vậy, để hệ thống đánh giá có thể phát huy được tối đa hiệu quả vốn có, nhà quản lý phải hiểu được bản chất của từng loại phương pháp, lựa chọn và sử dụng có sự điều chỉnh sao cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể của Công ty. Trong bản chuyên để này chỉ đề cập đến hoàn thiện phương pháp thang đo đánh gía đồ hoạ.Trong trường hợp đối với Công ty, Công ty nên sử dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ có gắn thang điểm và trọng số cho từng tiêu chí đánh giá. Dưới đây là một số mẫu đánh giá đối với cán bộ lãnh đạo, nhâ viên hành chính và công nhân sản xuất Công ty có thể tham khảo:
Mẫu đánh giá hiệu quả làm việc đối với cán bộ lãnh đạo
Họ và tên: ………..
Chức danh: ……….
Bộ phận: ………..
Tên người đánh giá: ………
Kỳ đánh giá: ……… Tiêu chí Trọng số Điểm 1 2 3 4 5 Kết quả SXKD 2 Tinh thần trách nhiệm 1 Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề 1 Uy tín trong tập thể 1 Khả năng tạo việc làm 1 Mức độ hoàn thành công việc 3 Đề xuất ý tưởng mới 0.5 Khả năng lãnh đạo và chỉ huy nhóm 0.5 Hướng dẫn xếp loại >= 30 điểm: Loại A từ 20- 30 điểm: Loại B Dưới 20 điểm: Loại C Tổng điểm: ………..
Do đặc thù việc đánh giá của người lãnh dạo, người quản lý do đó các tiêu chí đánh giá cũng khác với các nhân viên lao động. Ngoài các tiêu chí về mức độ thực thi công việc thì các tiêu chí khác cũng được chú ý: khả năng lãnh đạo, giải quyết công việc….
Phiếu đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên phục vụ và công nhân kỹ thuật
Họ và tên: ………..
Chức danh: ……….
Bộ phận: ………..
Tên người đánh giá: ………
Kỳ đánh giá: ………
Tiêu chí Trọng số Điểm Ghi chú 1 2 3 4 5 Số lượng công việc 3 Chất lượng thực hiện công việc 3 Ngày công 2 Chấp hành kỷ luật, chính sách 1 Tinh thần làm việc nhóm 0.5 Quan hệ với các bên có liên quan 0.5 Hướng dẫn xếp loại: Từ 20 – 25 điểm: Loại A Từ 15 - 20 điểm: Loại B Dưới 15 điểm: Loại C Tổng điểm: ………
Xếp loại: ………
2 .3 Chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá mà Công ty đang sử dụng được coi là chưa hợp lý, bởi vì nó chưa nhận được sự ủng hộ và đồng tình của đa số người lao động, có tới 76% số cán bộ công nhân viên được hỏi đều cảm thấy chu kỳ đánh giá là hơi ngắn. Vì vậy công ty nên cải tiến chu kỳ đánh giá cho cả lao động trực tiếp và cán bộ quản lý chung là sáu tháng một lần. Đây là chu kỳ đánh giá được đa số các Công ty hiện nay tại Việt Nam áp dụng và được giới chuyên môn đánh giá cao về tính phù hợp của nó. Sáu tháng là khoảng thời gian không quá dài, nó đủ để có thể đo lường, và kiểm soát được tiến độ thực hiện công việc của cả lao động trực tiếp và lao động quản lý, từ đó có thể khen thưởng kịp thời hay điều chỉnh sai sót, mặt khác nó cũng không quá ngắn để tạo cảm giác nhàm chán cho người lao động.
2.4 Bước phỏng vấn đánh giá
Phỏng vấn đánh giá là khâu cuối cùng của quy trình đánh giá nhưng lại là một khâu đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả của hoạt động đánh giá. Chỉ khi nào làm tốt khâu này thì mới có thể nói hoạt động đánh giá thực hiện công việc của Công ty là đạt hiệu quả. Vì suy cho cùng thì đánh giá thực hiện công việc cũng là nhằm mục đích ghi nhận sự đóng góp của người lao động đối với Công ty và hoàn thiện quá trình thực hiện công việc của người lao động. Vì vậy sau khi đánh giá xong thì cần phải phản hồi thông tin lại cho người lao động biết tình hình thực hiện công việc của họ, người lao động cần biết những việc mình đã làm tốt vì điều này cho thấy những nỗ lực của họ được ghi nhận và nhờ đó có động lực làm việc tốt hơn. Nhân viên cũng cần biết những việc mà họ làm chưa tốt, bởi vì nếu không biết được điều này thì thật khó để cải tiến hiệu quả làm việc, họ cần biết các quyết định nhân sự và tiềm năng của họ trong tương lai, cũng như hành động cụ thể mà nhân viên cần phải thực hiện để hoàn thành công việc.
Hiện nay, công đoạn phỏng vấn đánh giá đã bị Công ty xem nhẹ. Sau khi Hội Đồng Khen Thưởng của Công ty phân loại lao động xong thì họ chỉ gián kết quả lên bảng tin để thông báo cho mọi người biết. Vì vậy, Em xin đề xuất cải tiến hoạt động phỏng vấn đánh giá tại Công ty như sau:
tháng tiếp theo ngay sau khi nhận được kết quả đánh giá của Hội đồng thi đua khen thưởng (Hội đồng thi đua khen thưởng sẽ tổ chức họp để đánh giá KQTHCV của cán bộ công nhân viên trong Công ty vào ngày 10 – 13 của tháng tiếp theo). Người phỏng vấn đánh giá sẽ do trưởng bộ phận củng từng phòng ban, phân xưởng đảm nhận vì họ vừa là người theo dõi sát sao tình hình thực hiện công việc của mọi thành viên trong phòng, trong tổ, cũng là một trong những thành viên quan trọng của Hội đồng thi đua khen thưởng, nên sẽ thuận tiện cho việc phỏng vấn đánh giá.
Địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn đánh giá có thể ở hội trường của Công ty, đây là một nơi rất thuận lợi để tổ chức phỏng vấn đánh giá vì nó là nơi ít người qua lại nên sẽ không có ai làm phiền trong quá trình đánh giá. Tuy nhiên để cho buổi đánh giá đạt được kết quả cao thì người đánh giá cũng cần phải chú ý một số điểm sau:
Thứ nhất là cần thông báo cho nhân viên biết trước ít nhất 5 ngày trước khi diễn ra buổi phỏng vấn đánh giá. Thu thập và xử lý các thắc mắc, phàn nàn của CBCNV trong công ty liên quan đến thực hiện công việc.
Thứ hai là người đánh giá cần phải chú ý thời gian đánh giá không nên quá dài, thời gian đánh giá chỉ nên kéo dài khoảng 15 -30 phút, người đánh giá nên truyền đạt một cách ngắn gọn thông tin, tránh dài dòng miên man làm cho người lao động thấy nhàm chán.
Thứ ba là người đánh giá cần phải chuẩn bị một số tài liệu, văn bản cần thiết cho buổi phỏng vấn đánh giá như sau: bản đánh giá quý, bảng phỏng vấn đánh giá của kỳ trước, bản cảnh cáo, nhắc nhở (nếu có)...
Thứ tư là người phỏng vấn cần hoàn thiện kỹ năng phỏng vấn đánh giá của mình, mặc dù người phỏng vấn cũng là người đánh giá nên cũng đã được đào tạo để nắm vững công tác ĐGTHCV tai công ty, tuy nhiên phỏng vấn là một kỹ năng mà cần phải luyện tập nhiều thì mới có thể đạt được thành công trong buổi phỏng vấn. Ví dụ như trong quá trình phỏng vấn đánh giá muốn cho người lao động dễ dàng chấp nhận với kết quả đánh giá thì người phỏng vấn nên khuyến khích thảo luận bởi vì người bị đánh giá sẽ dễ dàng chấp nhận với kết quả đánh giá hơn nếu họ được trao đổi, được giải thích về kết quả thành tích công việc của chính mình một cách trực tiếp và thẳng thắn. Mặt khác khi được giải
thích về kết quả đánh giá sẽ làm cho họ cảm thấy mình quan trọng và tính công bằng của quá trình đánh giá.
Sau đây là một số lời khuyên cho người phỏng vấn để có thể hòan thiện kỹ năng phỏng vấn của mình:
Một là người phản hồi nên tạo bầu không khí thoải mái vui vẻ, tạo mối quan hệ thân mật giữa cấp quản lý với người lao động, nên ngay từ khi bắt đầu phỏng vấn cần phải giải thích để người lao động biết rõ mục đích quan trọng nhất của đánh giá là để nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện công việc.
Hai là người phản hồi cũng nên nói một cách cụ thể những điều mà người lao động đã thực hiện tốt và khen ngợi kịp thời những thành tích của họ, cần phải cân nhắc những điều mà mình sẽ nói và tránh đi sâu vao những chi tiết vụn vặt và phải đưa ra những sự việc cụ thể, không đưa nhận định chung chung, hãy nói cụ thể những điều mà bạn muốn người lao động cải tiến.
Ba là trong phỏng vấn đánh giá chỉ nên bình luận về quá trình làm việc của người lao động, chứ không nên bình luận về người lao động, chú ý không có thể làm tổn thương lòng tự trọng của họ.
Bốn là người phỏng vấn cũng cần phải truyền đạt được công ty và người phỏng vấn luôn sẵn sàng giúp đỡ để người lao động có thể hoàn thành tốt hơn công việc.
Cuối cùng là kết thúc buổi phỏng vấn, hãy đừng quên nhấn mạnh một lần nữa những mặt tích cực trong thực hiện công việc.
3. Một số kiến nghị với các cấp quản lý về hoạt động quản trị nhân lực nói chung và
hoạt động ĐGTHCV nói riêng tại công ty Cổ phần điện khí Trường Thành
Công ty được lập lên từ những cổ đông có quan hệ huyết thống với nhau. Theo số liệu điều tra, có tới 90% người lao động trong công ty có họ hàng với nhau. Đây vừa tạo ra những thuận lợi và không ít khó khăn trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của mình. Vậy, làm thể nào để công ty có thể phát huy được thể mạnh này hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là một số kiến nghị đối với hoạt động quản trị nhân lực nói chung và hoạt động ĐGTHCV nói riêng tại Công ty Cổ phần điện khí Truờng
Thành. Trước hết Ban giám đốc cần phải chú trọng hơn nữa đến việc nắm vững và tìm hiểu rõ những quy định về pháp luật lao động để có thể tiến hành quản lý lao động một cách tốt nhất tránh gây ra bất bình cho tập thể lao động.
Quy hoạch lại hệ thống quản lý chất lượng và xây dựng hệ thống trên cơ sở khoa học và thực hiện một cách nghiêm túc. Hiện nay, các quy trình xây dựng cho từng hoạt động quản trị nhân lực chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, các công đoạn còn bị lược bỏ…
Tạo lập và củng cố phát triển theo chiều sâu các mối quan hệ trong công ty, tránh tình trạng xảy ra bất bình giữa người lao động với nhau và người lao động với lãnh đạo.
Công ty cần phải nâng cao năng lực nội sinh của mình. Mục tiêu của các hoạt động quản trị nhân lực tại công ty là nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của người lao động. Chính vì vậy, công tác ĐGTHCV phải thực hiện đồng bộ theo từng bước, từng khâu theo quy trình. Tránh tình trạng đánh giá chỉ là hình thức, cho điểm một cách tuỳ tiện không có căn cứ. Các mức thưởng theo phân loại A, B, C phải có sự thay đổi làm sao tạo ra được động lực cho người lao động. Tổ chức buổi tập huấn về cách ĐGTHCV sao cho công bằng, chính xác và hiệu quả.
Tiếp tục tìm kiếm và đưa ra những phương thức, cách thức hoàn thiện các hoạt động quản lý nhân lực trong công ty sao cho các hoạt động này thật sự là công cụ đắc lực đem lại thành công trong kinh doanh của tổ chức.
Tóm lại, không chỉ người lãnh đạo mà cả người lao động trong công ty phải nhận thức được rõ vai trò của chính mình, vai trò của con người trong kinh doanh để từ đó hoạt động và phát triển.
KẾT LUẬN
Đánh giá chính xác được năng lực, hiệu suất, hiệu quả làm việc của người lao động không phải là việc đơn giản và có thể làm xong một sớm một chiều mà nó là một quá trình gồm nhiều giai đoạn và có nhiều sự điều chỉnh để phù hợp với mỗi tổ chức. Để có thể thiết llập được một hệ thống đánh giá hoàn chỉnh, một quy trình ĐGTHCV mang tính hợp lý, khả thi cần được sự phối hợp hỗ trợ từ các Phòng, Ban để mang lại được hiệu quả cao nhất có thể.
Với nhiều cải cách trong bộ máy quản lý của Công ty là dịp để các nhà lãnh đạo xem xét, bổ sung và điều chỉnh lại việc ĐGTHCV của người lao động. Việc ĐGTHCV phải đi từ lý luận ra thực tiễn, phải tạo được sự tin cậy, đồng thuận và sự quan tâm của người lao động, tránh việc đánh giá mang tính hình thức, chung chung, qua loa, đại khái. Các tiêu chuẩn đánh giá đưa r cần phải định lượng đến mức có thể và cần được giải thích, hướng dẫn cho người lao động hiểu và thực hiện trong quy trình ĐGTHCV. Phòng Tổng hợp cần phải hiểu và nhận rõ tầm quan trọng của mình trong ĐGTHCV qua đó có các chính sách, kế hoạch về nguồn nhân lực của Công ty nói chung và việc hoàn thiện ĐGTHCV nói riêng hợp lý và mang lại hiệu quả cao nhất.
Xuất phát từ điều đó, em đã chọn đề tại: “Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần điện khí Trường Thành” với hy vọng đóng góp được chút ít gì đó vào công cuộc đổi mới của Công ty. Mặc dù đã làm hết sức mình, đề tài của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong được sự đóng góp của các