Công ty có đã tổ chức bộ máy lao động tương đối hợp lý, có chính sách lương, thưởng phù hợp nhằm khuyến khích và nâng cao hiệu quả làm việc. Công ty quản lý lao động trên sổ sách kế toán bằng cách chấm công hàng ngày, theo dõi số giờ làm, số ngày làm, số ngày nghỉ của công nhân viên trên Bảng chấm công và Bảng chấm công làm thêm giờ. Nếu công nhân viên vi phạm nội quy của công ty thì sẽ bị phạt tùy thuộc vào mức độ, có thể trừ vào lương, phê bình trước công ty hay khi vi phạm nặng có thể bị sa thải. Kế toán tiền lương và BHXH có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Hàng tháng căn cứ vào phiếu giao nhận sản phẩm và bảng chấm công để tính lương và các khoản có liên quan, cuối tháng có tạm ứng, thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên đồng thời phải tính trích các khoản bảo hiểm cho CBCNV. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương, tính toán phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan (tập hợp để tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh).
Chứng từ sử dụng: công ty sử dụng nhiều loại chứng từ, ví dụ như loại chứng từ về hạch toán kết quả lao động như: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản kiểm tra chất lượng hoàn thành công việc; chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương như: Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng...
Trưởng phòng các bộ phận theo dõi thời gian làm việc của các nhân viên tại văn phòng dựa vào Bảng chấm công. Cuối tháng, chuyển lên phòng hành chính để phòng này lập Bảng thanh toán tiền lương.
Trong bảng thanh toán lương phải ghi rõ từng nội dung, từng khoản mục mà cán bộ công nhân viên được hưởng như: Lương thời gian, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại), các khoản tiền lương (nếu có) và các khoản khấu trừ vào lương như: Thuế thu nhập (nếu có), tiền tạm ứng chi trả, tiền bồi thường…Sau hi đã phản ánh rõ được hướng và các khoản khấu trừ thì còn lại là số tiền được lĩnh trong kỳ. Bảng thanh toán tiền lương phải được sự ký duyệt của giám đốc và kế toán trưởng. Các chứng từ này sau khi được ký duyệt thì chuyển đến phòng kế toán. Kế toán tính tổng hợp số ngày làm việc và số tiền lương cho từng người và
cho toàn công ty, bảng này phải được nhân chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành hai liên: một liên gửi cho kế toán thanh toán để thanh toán số thực chi, một liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan.
Đối với thanh toán BHXH thì được phản ánh trên phiếu nghỉ được hưởng BHXH và trên cơ sở đó kế toán sẽ lập bảng thanh toán BHXH, trong đó phản ánh số tiền mà người lao động được hưởng BHXH theo chính sách, chế độ quy định. Trong đó, BHXH sẽ được thanh toán từ cơ quan quản lý quỹ BHXH
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản công ty sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động là TK 334 “Phải trả người lao động”. Nội dung của TK này:
Bên Nợ:
-các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động.
-các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động.
Bên Có: các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động.
Số dư bên Nợ: Các khoản thu nhập trả thừa cho người lao động. TK 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
TK 3341 “Phải trả công nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả và thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả về thu nhập của công nhân viên.
TK 3342 “ Phải trả người lao động”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động thuê ngoài của công ty về tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương công ty sử dụng TK 338- Phải trả, phải nộp khác. Nội dung của TK này:
Bên Nợ: Các khoản đã trả, đã nộp
Bên Có: Các khoản phải trả, phải nộp
Dư bên Nợ: Thanh toán thừa, vượt chi TK 338 có 4 tài khoản cấp 2:
TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp Trình tự ghi sổ:
Trình tự ghi sổ kế toán hình thức sổ Nhật ký chung áp dụng cho phần hành tiền lương có quy trình như sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức nhật ký chung tại công ty.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sổ chi tiết TK 334, 335,,338 Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái TK 334,338
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Bảng phân bổ
tiền lương
Bảng tổng hợp chi tiết