II) Những giải pháp nâng cao hiêu quả hoạt động nghiệp vụ giao nhận hàng hĩa
a. Về phía Chi nhánh Cơng ty
Tạo mọi điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên mơn cũng như trình độ ngoại ngữ.
Khuyến khích, khen thưởng những nhân viên cĩ thành tích trong cơng việc để nhân viên cĩ ý chí trong việc tìm kiếm khách hàng để đẩy mạnh kim ngạch xuất khẩu cuả chi nhánh.
Thành lập một Bộ phận Marketing chuyên nghiệp, chuyên trách các mảng: Nghiên cứu thị trường tiềm năng để tìm kiếm khách hàng mới, vì mặt hàng xuất khẩu của chi nhánh là mặt hàng xuất khẩu – mặt hàng thế mạnh của Việt Nam; đồng thời cũng là mặt hàng được ưa chuộng trên thế giới. Nghiên cứu và tìm kiếm nhu cầu mới của khách hàng để đáp ứng kịp thời.
Trong dịp lễ tết chi nhánh cơng ty nên cĩ gởi quà hoặc lời chúc tết đến khách hàng và nhân viên để tạo mối quan hệ tốât đẹp.
Tăng cường đẩy mạnh cơng tác khai thác hàng hĩa xuất khẩu một cách hiệu quả nhằm tìm kiếm thêm nguồn hàng mới nhằm tăng số lượng hàng hĩa xuất khẩu.
Xây dựng một trang Web quảng bá về sản phẩm của chi nhánh thật ấn tượng và đặc sắc. Trên trang Web sẽ trình bày một cách phong phú hình ảnh minh họa các chủng loại sản phẩm của chi nhánh, các giải thưởng quốc tế và trong
nước đã đạt được, giới thiệu và đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới cũng như Hệ thống Kiểm tra Chất lượng Vệ sinh Thực phẩm đạt chuẩn quốc tế,…để tạo niềm tin nơi khách hàng. Đồng thời cĩ một khu vực chuyên giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Củng cố nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận để thu hút khách hàng mới và giữ mối quan hệ khách hàng cũ vì trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
Chi nhánh tạo điều kiện cho nhân viên giao nhận nắm vững những Chính sách, Quyết định, Thơng tư của nhà nước, Chính phủ, cán bộ Ban ngành cĩ liên quan.
Phải kiểm tra kỹ bộ chứng từ làm thủ tucï hải quan để khi làm thủ tục khơng tốn thời gian chỉnh sửa, bổ sung những nội dung thiếu, khơng làm chậm tiến độ làm việc và tốn nhiều chi phí.
Kiểm tra bộ chứng từ thanh tốn, các chứng từ phải trùng khớp vơi nhau để thuận tiện và nhanh chĩng cho việc thu tiền hàng.
Phải linh hoạt, nhanh chĩng xử lý các tình huống cĩ thể xảy ra một cách kịp thời để khơng làm chậm trễ quá trình làm thủ tục xuất khẩu.
Thiết lập một quy trình giải quyết cơng việc:
Khi cĩ nhiều yêu cầu của khách hàng thì chi nhánh cơng ty cần thiết lập một quy trình thực hiện cơng việc từ việc chấp nhận yêu cầu đến khi giải quyết xong nhưng yêu cầu đĩ. Qua đĩ chi nhánh mới cĩ thể giải quyế nhanh chĩng những yêu cầu của khách hàng vào những thời điểm mà chi nhánh nhận được nhiều yêu cầu của họ.
Chi nhánh chia quy trình thực hiện cơng việc ra nhiều khâu như sơ đồ sau:
Ở mỗi khâu, chi nhánh cần giao trách nhiệm cho một nhân viên nào đĩ hiểu đĩ hiểu rõ về cơng việc mà mình chịu trách nhiệm. Việc làm này giúp cho cơng việc của từng khâu sẽ được tiến hành nhanh chĩng và hiệu quả. Qua đĩ sẽ giúp cho cơng
Chuẩn bị hàng
Lập chứng từ
thanh toán Giao hàng Thuê phương tiện vận tải
Kiểm tra hàng Thủ tục hải
việc được giải quyết một cách nhanh chĩng mà khơng bị chồng chéo cơng việc của từng khâu lên nhau. Đồng thời chi nhánh cũng dễ kiểm sốt quá trình thực hiện cơng việc thơng qua đảm trách cơng việc của từng khâu.
Chi nhánh cũng cần thiết lập bảng kế hoạch thực hiện cơng việc trong từng ngày để giúp cho nhân viên biết được những yêu cầu của khách hàng nào cần được hồn thành trước, những yêu cầu của khách hàng nào thì hồn thành sau. Việc làm này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy mình được đối xử một cách cơng bằng. Qua đĩ sẽ tạo ra một thiện cảm của khách hàng về chi nhánh cơng ty.