Report grouping giúp bạn có thể tổ chức khối lượng lớn các thông tin vào các nhóm. Với cách này report sẽ thể hiện dữ liệu chi tiết trong từng nhóm và có thể thêm nhiều cấp độ nhóm theo các tiêu chí khác nhau. Cách tạo như sau:
− Trên thanh Ribbon, chọn tab Create, trong nhóm lệnh
Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh Ribbon chuyển sang tab Design.
− Trong Properties Sheet,
chọn Tab Data, tại thuộc tính Record source, chọn
Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.
− Click nút Group& Sort trong nhóm
lệnh Grouping & Totals.
− Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện
khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế.
− Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp.
− Click nút Add a group để chọn
field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh group header.
− Khung Group, Sort and Total có dạng như hình:
− Mở thanh group footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng:
− Click nút with no Total để mở menu Totals:
Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê
Chọn vị trí đặt các ô thống kê bằng cách check vào các ô tùy chọn:
Show Grand Total: Đặt ô thống kê trong phần report
header/footer.
Show group subtotal as % of Grand Total: Đặt ô thống kê trong phần report header/footer.
Show subtotal in group header: Đặt ô thống kê trong
phần group header.
Show subtotal in group footer: Đặt ô thống kê trong
phần group footer.
− Drag chuột kéo các field phân nhóm đưa vào group
header, và các field còn lại đưa vào phần detail. Ví dụ: thiết kế report Hóa đơn bán hàng
− Nếu cần thêm field kết nhóm thì trong khung Group, Sort
and Total click tiếp trong ô Add a group để chọn field tiếp theo.