- T ỈNH ĐỒNG N AI ĐỨNG THỨ 4 VỚI 62/1255 CHỨNG CHỈ , CHIẾM 4,9%
3.2.1 Việc xây dựng ISO 9000 tại công ty được tiến hành theo các bước sau
• Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn tiêu chuẩn
Công ty cần tìm hiểu và xác định xem có thể áp dụng tiêu chuẩn vào hệ thống chất lượng và quá trình phát triển của công ty như thế nào. Công ty có thể chọn một trong 3 tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002 hoặc ISO 9003 để áp dụng. Nếu như công ty có thực hiện thiết kế thì chọn ISO 9001, nếu chỉ áp dụng cho sản xuất, lắp đặt, dịch vụ thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002, nếu chỉ áp dụng cho việc kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng thì chọn tiêu chuẩn ISO 9003. Phạm vi áp dụng tùy thuộc vàp quyết định của công ty. Hệ thống chất lượng theo chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty hoặc chỉ sử dụng cho một số hoạt động đặc thù. Công ty đã lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
• Bước 2: Đánh giá thực trạng của công ty và so sánh với tiêu chuẩn
Đối với công ty đã có các quá trình và thủ tục được thiết lập và đã được viết ra một cách đầy đủ, thì các bước này có thể tiến hành đơn giản. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện. Thông thường ở các công ty, các quá trình và thủ tục chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ. Thậm chí đôi khi không có thủ tục hoặc có thủ tục nhưng chưa được tuân thủ. Trong trường hợp các quá trình và thủ tục đã được thiết lập và được viết ra thì người đánh giá sẽ xem xét và đối chiếu với tiêu chuẩn. Còn trong trường hợp công ty chưa có hệ thống văn bản thì cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản.
Sau đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
• Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9000
Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy công ty cần tổ chức thành dự án sao cho có hiệu quả. Nói chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại công ty, bao gồm đại diện lãnh đạo và các bộ phận nằm trong phạm vi ápdụng của ISO 9000.
• Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung xác lập trong giai đoạn đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu hệ thống của công ty chưa có những hoạt động sau thì cần phải tiến hành trong bước này:
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn công ty phải chỉ định đại diện lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm đối với chứng nhận hệ thống chất lượng. Đây là người quản lý có quyền ra quyết định và huy động những nguồn lực khi cần thiết. Cần bổ nhiệm vào vị trí này một cán bộ có phẩm chất và năng lực đồng thời có đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm trong công việc điều hành bộ máy chất lượng.
Xây dựng sổ tay chất lượng bằng văn bản, trong đó bao gồm cả chính sách chất lượng. Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
• Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục dối với sự không phù hợp.
• Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
- Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.
• Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
• Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tến hệ thống chất lượng của công ty.
Trên đây là một số các bước công việc cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9000. Thời gian và khối lượng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng và phạm vi áp dụng của ISO 9000 tại doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể, trong đó có việc phân công bộ phận hay con người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.
Nhóm 1 trang 29 Cam kết của lãnh đạo và DN Lựa chọn ISO 9001 hay ISO 9002 Đào tạo TQM – ISO 9000 IQA (*) Xây dựng nhóm ISO 9000
Sự tham gia của mọi người – các nhóm chất lượng
Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo Xây dựng chính sách chất lượng Viết thủ tục quy trình hướng dẫn công việc Thiết lập hệ thống
chất lượng chứng nhậnĐăng kí xin Huấn luyện Sổ tay chất lượng ISO 10013 Xác định trách nhiệm của mỗi người
Đào tạo TQM – ISO 9000
ISO 10011 – 1/2/3
Đào tạo IQA (*)
Đánh giá hệ thống TQM - cải tiến chất lượng Chất lượng nội bộ SPC - PDCA
Lưu đồ áp dụng ISO 9000 trong doanh nghiệp