- T ỈNH ĐỒNG N AI ĐỨNG THỨ 4 VỚI 62/1255 CHỨNG CHỈ , CHIẾM 4,9%
3.1.5 Chứng nhận Hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000
Đánh giá hệ thống chất lượng là việc kiểm tra độc lập và có hệ thống để xác định xem các hoạt động chất lượng và kết quả liên quan có phù hợp với kế hoạch và kế hoạch có phù hợp để đạt mục tiêu hay không.
Có ba phương thức đánh giá chất lượng:
- Đánh giá của bên thứ nhất (Đánh giá nội bộ): Do chính công ty sử dụng đội ngũ nhân viên của công ty hoặc thuê người đánh giá bên ngoài để tiến hành đánh giá.
- Đánh giá của bên thứ hai: Do khách hàng hoặc đại diện của khách hàng đánh giá nhà cung ứng.
- Đánh giá bên thứ ba: Công ty ủy nhiệm cho một tổ chức chứng nhận tiến hành việc đánh giá với mục đích là đạt được chứng chỉ độc lập về sự phù hợp với tiêu chuẩn cụ thể.
Việc thực hiện chứng nhận ISO 9000 do tổ chức đánh giá bên thứ ba tiến hành để xác nhận rằng hệ thống chất lượng của công ty phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Chứng chỉ ISO 9000 là phương tiện để thông báo cho khách hàng và người tiêu dùng hiểu rằng hệ thống chất lượng của công ty đã được một tổ chức công nhận xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000.
Chi phí cho việc thực hiện ISO 9000 phụ thuộc vào mức độ phù hợp của chất lượng hiện tại của công ty so với tiêu chuẩn. Thời gian để đạt được chứng nhận cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố về nguồn lực. Để được chứng nhận công ty phải có khả năng chứng minh hệ thống chất lượng đang thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Để đạt được điều này, thông thường các công ty cần một khoảng thời gian tối thiểu là 3 đến 4 tháng để áp dụng hệ thống và lưu giữ hồ sơ trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận của bên thứ ba. Thông thường các công ty mất khoảng 1 đến 2 năm thực hiện ISO 9000 từ khi bắt đầu đến khi được công nhận.
Việc đánh giá chứng nhận thường được tiến hành như sau: Chuyên gia đánh giá bên thứ ba sẽ tiến hành xem xét tài liệu và phỏng vấn những người liên quan đến việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng để xác định các quá trình và các thủ tục xem có dược lập thành văn bản đầy đủ và được tuân thủ không. Chuyên gia đánh giá sẽ báo cáo tất cả những sự không phù hợp và sau đó, dựa trên nhận xét của họ về mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp, khuyến nghị lên một hội đồng xem xét của tổ chức chứng nhận. Nếu như hệ thống phù hợp hoặc không có sự phù hợp nhưng được đánh giá là không nghiêm trọng thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Trong trường hợp hệ thống có sự không phù hợp nghiêm trọng thì người đánh giá sẽ đề xuất hành động khắc phục.
Sau khi cấp chứng nhận, tổ chức bên thứ ba sẽ thực hiện đánh giá lại sáu tháng một lần lại thực hiện chứng nhận lại. Điều này phụ thuộc vào tổ chức chứng nhận cho công ty. Công ty (hoặc nhà cung ứng) muốn chứng nhận ISO 9000 có quyền lựa chọn tổ chức chứng nhận và phải trả một khoản lệ phí chứng nhận. Khi đạt tiêu chuẩn thì công ty được cấp một chứng chỉ ISO 9000 trong đó chỉ rõ phạm vi đánh giá (nghĩa là nêu rõ hệ thống phù hợp tiêu chuẩn nào và phạm vi của hệ thống chất lượng được đánh giá), tên của tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận.
3.1.6 Tình hình công ty VIMECO trước khi áp dụng
- Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty, kiện toàn bộ máy tổ chức các đơn vị thành viên, phát huy tính độc lập, tự chủ trong hoạt động sản xuất
kinh doanh của các đơn vị nhằm tiến tới chuyển đổi mô hình tổ chức Công ty, hoạt động theo mô hình công ty mẹ - con.
- Tiếp tục chuyển mạnh hướng phát triển sản xuất kinh doanh sang: đầu tư thực hiện các dự án xây dựng kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng khu đô thị, kinh doanh khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí, thi công các gói thầu xây dựng công trình thủy điện, công trình ngầm.
- Mô hình quản lý tập trung từ Công ty đến từng công trường sẽ đảm bảo quyền lợi cho Người lao động, là nền tảng giữ vững và nâng cao uy tín, thương hiệu của Công ty. - Chăm lo cơ sở vật chất cho Công ty là nguồn động lực để Công ty phát triển ổn định bền vững.
- Tính hòa đồng tập thể, tính kỷ luật cao, sự nghiêm túc và tinh thần dám làm dám chịu trách nhiệm cá nhân là đòi hỏi tuyệt đối ở mỗi thành viên
3.2 Quá trình áp dụng.
3.2.1 Việc xây dựng ISO 9000 tại công ty được tiến hành theo các bước sau.
• Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn tiêu chuẩn
Công ty cần tìm hiểu và xác định xem có thể áp dụng tiêu chuẩn vào hệ thống chất lượng và quá trình phát triển của công ty như thế nào. Công ty có thể chọn một trong 3 tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002 hoặc ISO 9003 để áp dụng. Nếu như công ty có thực hiện thiết kế thì chọn ISO 9001, nếu chỉ áp dụng cho sản xuất, lắp đặt, dịch vụ thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002, nếu chỉ áp dụng cho việc kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng thì chọn tiêu chuẩn ISO 9003. Phạm vi áp dụng tùy thuộc vàp quyết định của công ty. Hệ thống chất lượng theo chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty hoặc chỉ sử dụng cho một số hoạt động đặc thù. Công ty đã lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
• Bước 2: Đánh giá thực trạng của công ty và so sánh với tiêu chuẩn
Đối với công ty đã có các quá trình và thủ tục được thiết lập và đã được viết ra một cách đầy đủ, thì các bước này có thể tiến hành đơn giản. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện. Thông thường ở các công ty, các quá trình và thủ tục chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ. Thậm chí đôi khi không có thủ tục hoặc có thủ tục nhưng chưa được tuân thủ. Trong trường hợp các quá trình và thủ tục đã được thiết lập và được viết ra thì người đánh giá sẽ xem xét và đối chiếu với tiêu chuẩn. Còn trong trường hợp công ty chưa có hệ thống văn bản thì cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản.
Sau đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
• Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9000
Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy công ty cần tổ chức thành dự án sao cho có hiệu quả. Nói chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại công ty, bao gồm đại diện lãnh đạo và các bộ phận nằm trong phạm vi ápdụng của ISO 9000.
• Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung xác lập trong giai đoạn đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu hệ thống của công ty chưa có những hoạt động sau thì cần phải tiến hành trong bước này:
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn công ty phải chỉ định đại diện lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm đối với chứng nhận hệ thống chất lượng. Đây là người quản lý có quyền ra quyết định và huy động những nguồn lực khi cần thiết. Cần bổ nhiệm vào vị trí này một cán bộ có phẩm chất và năng lực đồng thời có đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm trong công việc điều hành bộ máy chất lượng.
Xây dựng sổ tay chất lượng bằng văn bản, trong đó bao gồm cả chính sách chất lượng. Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
• Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục dối với sự không phù hợp.
• Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
- Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.
• Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
• Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tến hệ thống chất lượng của công ty.
Trên đây là một số các bước công việc cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9000. Thời gian và khối lượng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng và phạm vi áp dụng của ISO 9000 tại doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể, trong đó có việc phân công bộ phận hay con người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.
Nhóm 1 trang 29 Cam kết của lãnh đạo và DN Lựa chọn ISO 9001 hay ISO 9002 Đào tạo TQM – ISO 9000 IQA (*) Xây dựng nhóm ISO 9000
Sự tham gia của mọi người – các nhóm chất lượng
Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo Xây dựng chính sách chất lượng Viết thủ tục quy trình hướng dẫn công việc Thiết lập hệ thống
chất lượng chứng nhậnĐăng kí xin Huấn luyện Sổ tay chất lượng ISO 10013 Xác định trách nhiệm của mỗi người
Đào tạo TQM – ISO 9000
ISO 10011 – 1/2/3
Đào tạo IQA (*)
Đánh giá hệ thống TQM - cải tiến chất lượng Chất lượng nội bộ SPC - PDCA
Lưu đồ áp dụng ISO 9000 trong doanh nghiệp
3.2.2 Thuận lợi của công ty VIMECO.
Công ty cổ phần VIMECO cơ khí và thương mại là đơn vị thành viên thuộc Công ty cổ phần VIMECO. Công ty có tên giao dịch quốc tế là VIMECO MECHANICAL AND TRADING JOINT STOCK COMPANY (VIMECO - M&T). Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103022275 ngày 01/02/2008 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
Ban đầu khi mới được thành lập phạm vi hoạt động của Công ty chủ yếu trong các lĩnh vực gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí sản xuất gioăng phớt thủy lực. Sau hai năm thành lập để mở rộng qui mô , hòa nhập cùng với xu thế phát triển chung của đất nước và cũng để phát huy khả năng , năng lực của mình, công ty đã mạnh dạn mở rộng phạm vi hoạt động sang các lĩnh vực như xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, lắp đặt các công trình đường dây tải điện và trạm biến áp đến 220KV;
Chủ trương của công ty là luôn cố gắng để kiện toàn công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Sau hơn ba năm áp dụng hệ thống ISO 9002:1994. Với xu hướng phát triển chung của hệ thống, Công ty đã thực hiện việc chuyển đổi nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng sang tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Công ty không chỉ chú tâm vào cải tiến công nghệ, thiết bị thi công mà còn quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật, cán bộ quản lý giỏi, đội ngũ công nhân có tay nghề cao với kỹ thuật chuyên sâu.
3.2.3 Khó khăn của công ty VIMECO
Tuy những năm qua Công ty đã đầu tư rất lớn để đào tạo công nhân kỹ thuật và nâng cao năng lực các trạm trộn bê tông thương phẩm nhưng do yêu cầu dồn dập của các dự án lớn nên Trạm bê tông VIMECO vẫn còn gặp nhiều khó khăn về nhân lực và thiết bị, xe máy sản xuất.
Với dự án Bút Sơn II, để sớm triển khai kế hoạch cung cấp bê tông cho các dự án xi măng,Trạm đã báo cáo với lãnh đạo Công ty, kết hợp với các phòng ban chức năng, đề xuất phương án sử dụng thiết bị có sẵn để giảm chi phí mua sắm thiết bị mới như : đề xuất di chuyển trạm trộn KYC – 90 từ Cẩm Phả về Bút Sơn- Hà nam ; cải tạo trạm KYC – 60 ở Trung Hoà II và di chuyển về Bút Sơn, tạo thành tổ hợp sản xuất vật liệu xây dựng tại khuôn viên khu mỏ đá Núi Nhà Dê của VIMECO với 02 trạm trộn bê tông có công suất 140 m3/giờ, đủ năng lực đáp ứng yêu cầu của Chủ đầu tư. Hiện tại,với nguồn đá dăm sẵn có tại chỗ, nguồn cát vàng từ Hà Nội chuyển về ( kết hợp đầu về của các xe chở đá) đã giúp chúng ta chủ động một phần nguyên liệu đầu vào, cung cấp kịp thời mọi nhu cầu về bê tông của dự án Bút Sơn II đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để VIMECO tham gia thi công các dự án khác tại khu vực Hà nam như Xi măng Hoà Phát và Đường cao tốc Cầu Giẽ – Ninh Bình…
Để hợp lý hoá nguồn lực,sau khi cân đối khối lượng bê tông cần cung cấp cho dự án xi măng Cẩm phả cho tới khi kết thúc phần xây dựng, Trạm cũng đã đề nghị Công ty điều chuyển một số cán bộ quản lý, kỹ sư, công nhân kỹ thuật tăng cường và ổn định biên chế cho các trạm trộn tại Hà Nam.
Đồng thời với việc di chuyển, lắp dựng trạm trộn và bổ sung đội ngũ CBCNV, Trạm đã chủ động liên hệ với chủ đầu tư dự án để hoàn tất các thủ tục kỹ thuật liên quan đến chất lượng bê tông, nhà cung cấp dự phòng, giá sản phẩm ; liên hệ với các nhà thầu phụ để ký kết hợp đồng cung cấp xi măng, cát vàng, phụ gia.
Với dự án xi măng Nghi Sơn II, ngay sau khi nhận được kế hoạch, Trạm bê tôngVIMECO đã cử cán bộ tham gia đoàn cán bộ nhà thầu VINACONEX vào Nhà máy xi măng Nghi sơn gặp đại diện Ban quản lý dự án xi măng Nghi sơn 2 để xác định mặt bằng, vị trí đặt trạm trộn bê tông, liên hệ với nhà cung cấp vật tư để ký kết các hợp đồng cung ứng.
Để đáp ứng nhu cầu cung ứng bê tông cho Dự án, sau khi cân đối năng lực hiện có, Trạm đã lập tờ trình đề nghị Công ty đầu tư chế tạo trạm trộn mới với công suất 60 – 90