Đây là chương ngắn nhất trong tất cả các chương. Chương này bao gồm một vài công cụ để đánh giá nhóm. Tuy nhiên, quan trọng hơn, tôi hy vọng nó có thể cung cấp cho bạn có nhiều ý tưởng hơn.
Bạn đánh giá nhóm của bạn như thế nào? Điều đó phụ thuộc chủ yếu vào các mục tiêu bạn đặt ra khi bắt đầu lập kế hoạch tiếp cận cho nhóm.
Hãy xem xét lại các mục tiêu đó (Chúng nên được đính trên tường trong văn phòng của bạn hoặc ở những vị trí dễ nhìn nhất nơi bạn làm việc). Bạn và nhóm của bạn đã thực hiện tốt đến mức nào? Bạn đã có tiến bộ gì? Bạn nên hoan nghênh những thành công nào? Bạn cần phát triển lĩnh vực nào nhất?
Có những vấn đề gì khi nhóm của bạn hoạt động?
Chúng tôi sẽ bắt đầu với một bảng tự kiểm tra đơn giản, dựa trên một bảng kiểm tra do James H. Folsom của nhóm The Wings, Tổng biên tập Tạp chí TeamZene thiết kế. Trả lời “Có” hoặc “Không” cho những câu hỏi sau. Hãy phát bản phô tô những câu hỏi này cho các thành viên trong nhóm của bạn và hãy yêu cầu họ làm như vậy vào cuối buổi họp nhóm (tất nhiên là giấu tên).
1. Các thành viên trong nhóm có hiểu mục đích, nhiệm vụ và mục tiêu của nhóm không?
2. Các thành viên trong nhóm có đưa ra sáng kiến để phát triển các mục đích, nhiệm vụ và mục tiêu không? 3. Các thành viên trong nhóm có sử dụng một cách tiếp cận chung và cam kết những mục đích của họ không?
4. Các thành viên trong nhóm có cảm thấy họ có thể đạt được mục đích với sự hỗ trợ và các nguồn lực được cung cấp không?
5. Nhóm có phát triển các tiêu chuẩn hoạt động riêng và quy trình nhóm không?
6. Các thành viên trong nhóm có thường xuyên bỏ họp nhóm và/hoặc có thành viên mới được bổ sung không?
7. Nhóm có một “người nắm quyền” hay người “đứng đầu” trong nhóm không?
8. Một vài thành viên trong nhóm có bị ảnh hưởng tiêu cực bởi những hậu quả đã dự báo trước không? 9. Các thành viên trong nhóm có nỗ lực gánh vác những vai trò ngoài những vai trò được ủy nhiệm không? 10. Các thành viên trong nhóm có được mong đợi làm cả công việc “thường xuyên” của họ và công việc của nhóm hay không?
Nếu trả lời “Không” cho năm câu hỏi đầu tiên hoặc trả lời “Có” cho năm câu hỏi cuối cùng chứng tỏ là có rắc rối. Những rắc rối được chỉ ra trong bất kỳ câu hỏi nào trong năm câu hỏi đầu tiên nên trở thành vấn đề chủ yếu trong một cuộc họp nhóm càng sớm càng tốt. Những vấn đề được chỉ ra trong năm câu hỏi cuối cùng tùy thuộc vào vai trò của bạn là một nhà quản lý hay người lãnh đạo.
Những rắc rối trong vấn đề ở câu hỏi cuối cùng có thể rất bình thường và không thể tránh khỏi, ít nhất cho đến khi nhóm phát triển trong một thời gian. Tuy nhiên, có lẽ, bạn nên tìm vài cách giảm bớt những kỳ vọng của bạn, khi đó các nhân viên của bạn không cảm thấy bị gánh nặng bởi hai áp lực và bị giằng co theo hai hướng.
Các câu hỏi từ 6 – 9 là một bản khảo sát sau đó. Hãy phát bản phô tô bao gồm bốn câu hỏi đó, mỗi câu được thêm một câu hỏi đơn giản “Ai?” Một lần nữa, điều quan trọng là để các thành viên trong nhóm của bạn làm khảo sát giấu tên.
Một khi bạn biết ai trong nhóm được các thành viên khác xác định là nguyên nhân của câu trả lời “Có” cho câu hỏi từ 6 – 9, bạn đã có một nhiệm vụ to lớn và quan trọng là trở thành người chỉ đạo họ.
Nhóm của bạn hoạt động hiệu quả như thế nào?
Bạn nên đánh giá nhóm dựa trên biểu hiện của nhóm. Đó là những định hướng hoặc mong đợi bạn thiết lập khi hình thành nhóm. Thông thường chúng gồm những biểu hiện sau:
§ Nhóm hoạt động dựa trên mục đích, mục tiêu và các nhiệm vụ của mình;
§ Nhóm sử dụng quy trình nhóm kết hợp với các tiêu chuẩn của nhóm khi đưa ra quyết định; § Các thành viên trong nhóm tích cực sẽ hợp tác và đoàn kết với nhau;
§ Nhóm xác định các thước đo đánh giá thành công của mình;
§ Nhóm theo dõi hoạt động của nhóm dựa trên thước đo đánh giá thành công của nhóm;
§ Các thành viên trong nhóm thay phiên đảm nhận vai trò của người lãnh đạo, điều hành cuộc họp, người ghi chép và người ghi chú cuộc họp;
§ Các thành viên trong nhóm sử dụng phương pháp giải quyết trực tiếp để giải quyết mâu thuẫn; § Các thành viên trong nhóm tham gia tích cực vào các cuộc họp.
Đối với mỗi biểu hiện, hãy thành lập thang đo Likert bốn điểm, từ một (không hiệu quả) đến bốn (hiệu quả). Sau đó, hãy sửa đổi phạm vi cho mỗi thái độ để chỉ cho các thành viên trong nhóm của bạn các thuật ngữ “không hiệu quả” và “hiệu quả” có nghĩa là gì đối với biểu hiện cụ thể đó.
Sử dụng danh sách của chúng tôi về những thái độ chung như một ví dụ, công cụ của bạn có thể giống công cụ được miêu tả một phần trong Bảng 12.1.
Phát bản phô tô cuộc khảo sát cho các thành viên trong nhóm của bạn và yêu cầu họ đánh giá các biểu hiện đã được liệt kê càng trung thực càng tốt (Một lần nữa, việc đánh giá này nên được tiến hành giấu tên. Trong một môi trường làm việc lý tưởng, bạn có thể tiến hành đánh giá công khai trong một cuộc họp nhóm. Bạn có thể thêm các mục tiêu vào danh sách của mình như là một bản kiểm tra trung thực về nhóm của bạn).
Bảng 12.1: Khảo sát tính hiệu quả của nhóm Đánh giá nhóm theo từng biểu hiện sau đây