a) Đối tợng phục vụ của DNTM
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHHTM Trờng An: TM Trờng An:
Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán của Công ty, em xin mạnh dạn đa ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty:
a) Về u điểm:
Nhìn chung công tác kế toán của Công ty TNHH TM Trờng An đã tơng đối hợp lý về tổ chức bộ máy và hình thức áp dụng. Cụ thể nh sau:
- Công ty Trờng An đã có bớc đầu t đúng đắn về đội ngũ cán bộ nhân viên trong Công ty. Cán bộ kế toán trong Công ty là những ngời có trình độ chuyên môn, đợc phân công hợp lý. Đây chính là nhân tố giúp xử lý thông tin kế toán đ- ợc thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay.
- Việc áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung tại Công ty là phù hợp. Tại các cửa hàng của Công ty có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, hàng ngày gửi các chứng từ phát sinh về phòng kế toán của Công ty. Nhờ đó, phòng kế toán luôn đảm bảo giải quyết đợc công việc phát sinh trong Công ty và tổng hợp số liệu từ các cửa hàng, cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo DN về tình hình doanh thu bán hàng, số lợng hàng bán, tồn kho... giúp lãnh đạo DN đa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Công ty có bố trí nhân viên giám sát của phòng kinh doanh có nhiệm vụ giám sát hoạt động của các cửa hàng. Định kỳ (1 tháng), kế toán trởng trực tiếp xuống cửa hàng kiểm tra việc ghi chép chứng từ của kế toán, cùng nhân viên giám sát, thủ kho của Công ty kiểm kê số lợng hàng tồn quầy, đối chiếu với số liệu ghi trên Thẻ kho của Công ty để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Công ty đã xây dựng hệ thống mã hàng hoá, mã khách hàng sử dụng thống nhất trong công tác kế toán. Các mặt hàng đợc theo dõi theo mã hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, quản lý hàng hoá nhanh chóng, chính xác.
- Bộ phận kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng và công tác kế toán toàn DN nói chung đã đảm bảo đợc yêu cầu thống nhất về phạm vi tính toán các chỉ tiêu kinh tế. Các số liệu kế toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh.
- Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nh ngày nay, Công ty cũng đã nhanh chóng áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào công tác quản lý DN. Ban Giám đốc đã quan tâm chuẩn bị cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại vào công tác quản lý nói chung, công tác kế toán nói riêng. Việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán giúp giảm bớt khối lợng công việc ghi chép thủ công, tiết kiệm thời gian và sức lao động, kết quả tính toán nhanh chóng, chính xác.
- Kế toán hàng hoá và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu hai tuần một lần. Cuối tháng kiểm kê hàng tồn kho thực tế, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ sách. Nhờ đó, dễ dàng phát hiện ra số chênh lệch và có biện pháp xử lý kịp thời.
- Việc xác định giá vốn hàng bán tuân thủ nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02. Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phơng pháp giá mua bình quân theo từng lần mua là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của DN (Công ty kinh doanh 3 ngành hàng, trong đó mỗi ngành hàng gồm nhiều mặt hàng khác nhau nên không thể theo dõi đợc hàng bán ra thuộc lần mua nào).
- Việc ghi nhận doanh thu bán hàng của Công ty phù hợp với quy định trong chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14, đảm bảo nguyên tắc phù hợp, thận trọng trong kế toán. Hàng ngày, hàng hoá xuất kho cho các nhân viên bán lẻ th- ờng không bán đợc hết. Số hàng còn lại cuối ngày đợc nhập vào kho của Công ty. Kế toán ghi nhận doanh thu đối với hàng hoá đã tiêu thụ căn cứ vào hoá đơn bán lẻ và phiếu thu tiền. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
- Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng đợc sử dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào chứng từ kế toán, đảm bảo nguyên tắc khách quan trong kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán là hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng. Ngoài việc sử dụng các chứng từ do Nhà nớc ban hành, Công ty còn tự thiết kế các chứng từ nh phiếu xuất kho bán lẻ hàng hoá, phiếu trả lại của từng nhân viên bán lẻ ngoài thị trờng, phiếu nhập kho hàng trả lại phục vụ cho yêu cầu quản lý của DN.
- Hệ thống tài khoản kế toán đợc vận dụng đúng, hợp lý, theo đúng nguyên tắc hạch toán của Chế độ Kế toán Nhà nớc ban hành.
Ngoài ra Công ty còn mở tài khoản 156, 511, 632 chi tiết cho từng mặt hàng theo mã hàng giúp cho việc theo dõi từng mặt hàng dễ dàng, nhanh chóng hơn.
- Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung. Hình thức này có các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép,thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phù hợp với tình hình nhập- xuất hàng hoá diễn ra thờng xuyên, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng.
- Ngoài việc sử dụng các mẫu sổ theo đúng Chế độ kế toán DN, Công ty Trờng An còn tự thiết kế mẫu sổ riêng (Sổ công nợ nhân viên bán hàng) để theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng của từng nhân viên bán hàng. Qua đó, giúp lãnh đạo nắm bắt đợc tình hình tiêu thụ hàng hoá của DN và năng lực nghiệp vụ bán hàng của từng nhân viên để có biện pháp đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ bán hàng của nhân viên bán hàng.
- Thông tin giữa phòng kế toán và Ban Giám đốc, các phòng ban trong Công ty luôn đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh của toàn Công ty.
Nh vậy, công tác kế toán của Công ty phản ánh khá đầy đủ, chặt chẽ, có hệ thống, góp phần to lớn cho việc ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo DN.
b) Những vấn đề còn tồn tại:
Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của Công ty bên cạnh những u điểm vẫn còn tồn tại những hạn chế đòi hỏi phải đa ra những giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa kế toán nghiệp vụ bán hàng để công tác kế toán thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phục vụ tốt yêu cầu quản lý DN. Những vấn đề còn tồn tại đó là:
- Về việc ghi chép chứng từ kế toán: Nghiệp vụ xuất bán hàng hoá diễn ra thờng xuyên, kế toán ghi chép hoá đơn GTGT bằng tay sẽ mất nhiều thời gian và hay xảy ra sai sót, nhầm lẫn, làm giảm hiệu quả công tác kế toán. Trong khi đó, rất nhiều DN hiện nay đã ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, sử dụng máy in để in nội dung hoá đơn GTGT mà Cục thuế, Bộ Tài chính cho phép sử dụng.
- Về chứng từ kế toán và công tác kiểm tra chứng từ kế toán:
Trên phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT, Công ty có ghi hàng khuyến mại, chiết khấu thơng mại. Nh vậy việc ghi chép nội dung của những chứng từ này không tuân thủ theo đúng quy định của Chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Công ty thờng xuyên áp dụng chơng trình khuyến mại cho khách hàng mua hàng với số lợng nhiều. Hàng khuyến mại có thể là hàng đính kèm nhng cũng có thể là không đính kèm với hàng bán ra. Khi xuất hàng khuyến mại, Công ty không lập chứng từ theo dõi riêng cho khoản chiết khấu thơng mại mà khách hàng đợc hởng.
Công ty vẫn còn để xảy ra trờng hợp hàng bán bị trả lại do không đúng theo yêu cầu của đơn đặt hàng. Điều này do nhân viên phòng kinh doanh không chú ý kiểm tra, đối chiếu kỹ việc ghi chép trên Phiếu xuất kho với đơn đặt hàng của khách hàng.
- Về tài khoản kế toán:
+ Tài khoản 5111: không đợc mở chi tiết theo từng mặt hàng. Do đó không biết đợc mặt hàng nào đem lại phần lớn doanh thu cho Công ty để nhà quản lý đa ra chiến lợc kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả kinh tế cao trong thời gian tới.
+ Tài khoản 521: Công ty chỉ sử dụng tài khoản này để theo dõi hàng bán bị trả lại (vì chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán đã đợc giảm trừ ngay trên hoá đơn). Do đó việc theo dõi khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán đối với từng mặt hàng và từng khách hàng là rất khó khăn.
+ Tài khoản 642: Công ty không mở tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN, gây khó khăn cho việc quản lý chi phí kinh doanh, để biết đợc khoản chi nào phát sinh nhiều, có hợp lý hay không. Từ đó có thể đa ra giải pháp kịp thời nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả chi phí kinh doanh.
- Về việc quản lý công nợ của khách hàng:
Công ty thờng cho khách hàng chịu tiền cho mỗi lô hàng, vì vậy thờng bị khách hàng chiếm dụng vốn. Kế toán ngoài việc ghi chép phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng còn phải đa ra các giải pháp thúc đẩy việc thu hồi tiền hàng dẫn tới mất nhiều thời gian và chi phí. Do một phần vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng nên hiệu quả sử dụng vốn cha cao, vòng quay vốn chậm. Nếu khách hàng nợ nần trong thời gian dài Công ty có thể không thu hồi đợc công nợ thì sẽ ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của DN.
Công ty cha áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nếu khách hàng thanh toán tiền hàng trớc thời hạn mà mới chỉ ấn định thời hạn nợ cho khách hàng.
- Về sổ kế toán:
Công ty cha mở Sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu của từng mặt hàng theo từng đối tợng khách hàng. Do đó, không đảm bảo yêu cầu quản lý doanh thu là quản lý cả về doanh thu thực tế và các khoản giảm trừ doanh thu đối với từng khách hàng và từng loại hàng bán. - Về việc ứng dụng phần mềm kế toán:
Công ty Trờng An thực hiện công tác kế toán trên chơng trình word, Excel, cha ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán của Công ty.
- Về kế toán quản trị:
Công ty cha tổ chức công tác kế toán quản trị. Trong khi đó kế toán quản trị lại có vai trò lớn, giúp quản lý DN theo dõi đợc cụ thể tình hình tiêu thụ hàng hoá của từng ngành hàng, từng mặt hàng trong Công ty, tiến hành thu thập tài liệu, tính toán, phân tích các nhân tố ảnh hởng đến tiêu thụ hàng hoá. Từ đó giúp quản lý DN đa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá. Những tồn tại trên đây nếu khắc phục đợc sẽ góp phần nầng cao hiệu quả công tác kế toán, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý toàn DN.
3.2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng: 3.2.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng:
Nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN. Để có thể đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, nâng cao hiệu quả vốn đầu t thì những thông tin về doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng v.v… là vô cùng cần thiết. Những thông tin này có đợc từ công tác kế toán bán hàng của DN.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong DN sẽ theo dõi số lợng hàng hóa nhập vào, xuất bán, tồn cuối kỳ theo từng mặt hàng, theo dõi doanh thu hàng bán, chi phí mà DN đã bỏ ra, theo dõi tình hình công nợ và thanh toán công nợ của DN v.v… Tất cả những thông tin này đợc kế toán ghi vào sổ hoặc nhập vào máy, phân tích, tổng hợp chúng thành những thông tin hữu ích cho việc quản lý. Thông qua Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn hàng hoá mà kế toán cung cấp, nhà quản lý biết chính xác số lợng từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ; từ đó đa ra quyết định mặt hàng và số lợng từng mặt hàng cần nhập kỳ tới nhằm đảm bảo luôn có đủ hàng để bán ra, giúp quá trình tiêu thụ hàng hoá diễn ra liên tục, nâng cao uy tín của DN với khách hàng. Doanh thu của từng mặt hàng bán ra đợc kế toán tổng hợp trên Bảng tổng hợp doanh thu, qua số liệu trên Bảng tổng hợp doanh thu nhà quản lý biết đợc doanh thu của từng mặt hàng và qua đó biết đợc mặt hàng nào tiêu thụ tốt, đem lại phần lớn thu nhập cho DN, mặt hàng nào tiêu thụ chậm để đa ra chính sách phù hợp, thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá;… Nói tóm lại nhà quản lý cần phải có đợc những thông tin về kế toán nghiệp vụ bán hàng một cách chính xác, trung thực, phản ánh đúng tình hình phát triển của DN mình để có thể đa ra những chính sách kinh doanh phù hợp, tăng vòng quay vốn kinh doanh, tăng lợi nhuận, tăng khả năng cạnh tranh của DN trên thơng trờng.
Muốn vậy, công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải luôn đợc hoàn thiện cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Cùng với sự vận động không ngừng của nền kinh tế, Nhà nớc ta cũng đã từng bớc cải cách và hoàn thiện hệ thống Kế toán Việt Nam. Mới đây, ngày 20/ 3/ 2006 Bộ Tài chính đã ban hành Chế độ Kế toán DN theo Quyết định 15/ 2006/ QĐ- BTC (Quyết định này gồm 4 phần: Phần 1 – Hệ thống tài khoản kế toán, phần 2 – Hệ thống báo cáo tài chính, phần 3 – Chế độ chứng từ kế toán, phần 4 – Chế độ sổ kế toán). Quyết định này thay thế QĐ 1141 TC/ QĐ/ CĐKT. Theo QĐ 15/ 2006/ QĐ - BTC thì nội dung hạch toán trên tài khoản 511 đã đợc mở rộng hơn (có thêm tài khoản 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu t).
Hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng bao gồm hoàn thiện về chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ kế toán…, giúp giảm khối lợng ghi chép của kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho nhà quản lý DN và các đối tợng sử dụng thông tin khác (Cơ quan quản lý Nhà n- ớc, bạn hàng của DN).