a) Đối tợng phục vụ của DNTM
2.1.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH TM Trờng An
a) Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:
Công ty TNHH TM Trờng An là một DN đợc thành lập từ ngày 18/10/2001. Đây là Công ty TNHH do hai thành viên góp vốn. Ban Giám đốc Công ty gồm hai thành viên (là thành viên góp vốn của DN) là: ông Trần Quốc Tuấn và ông Trần Đức Ngạn. Trong đó, ông Trần Quốc Tuấn giữ chức vụ Giám đốc Công ty, và Phó Giám đốc là ông Trần Đức Ngạn.
Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là mua bán các loại mỹ phẩm Pigeon, Kaila, Civic, đồ dùng của bà mẹ và trẻ em và năm 2005 Công ty nhận bán đại lý mặt hàng Double Rich. Đó là các loại mỹ phẩm có chất lợng cao của Nhật Bản, Thái Lan, Hàn Quốc.
Công ty hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam, đã có giấy phép kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà Nội cấp.
Địa chỉ: Công ty TNHH TM Trờng An Số 27 ngõ 3- phố Cù Chính Lan- TP.Hà Nội Điện thoại: 04.5 652 634
Fax : 04.5 658 821
Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty kinh doanh ngày càng phát triển. Doanh thu và lợi nhuận đều tăng. Năm 2004 doanh thu thuần đạt 7.931.255.555 đồng, năm 2005 doanh thu thuần đạt 8.851.179.540 đồng. Lợi nhuận sau thuế năm 2004 đạt 672.671.634 đồng, năm 2005 đạt 689.572.092 đồng. Số nhân viên của Công ty cũng tăng lên cùng với quá trình phát triển của DN. Năm 2005 số nhân viên là 42 ngời, hiện nay số nhân viên là 50 ngời. Công ty đặc biệt quan tâm đến việc bồi dỡng, nâng cao năng lực quản lý, làm việc của các thành viên trong Ban Giám đốc, các phòng ban, nhân viên bán hàng, theo dõi, phân tích thị trờng để đa ra những chính sách kinh doanh đúng đắn, mở rộng thị trờng và phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Tất cả điều đó góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển.
b) Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH TM Trờng An:
Công ty TNHH TM Trờng An có chức năng là mua bán các loại mỹ phẩm Pigeon, Kaila, Civic, đồ dùng của bà mẹ và trẻ em, nhận bán đại lý mặt hàng Double Rich. Với chức năng thơng mại, dới sự phân công lao động xã hội, Công ty là cầu nối giữa nhà sản xuất và ngời tiêu dùng, cung cấp hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Nhất là trong điều kiện kinh tế phát triển nh ngày nay thì nhu cầu về các loại mỹ phẩm càng trở nên cần thiết.
Để thực hiện đợc chức năng đó thì Công ty phải hoàn thành các nhiệm vụ là mua, bán, cung cấp các loại mỹ phẩm, đồ dùng của bà mẹ và trẻ em: Pigeon, Kaila, Civic, Double Rich, nghiên cứu phân tích thị trờng, nắm bắt nhu cầu của xã hội và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản trên thì Công ty còn phải thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nớc đặt ra và những nhiệm vụ của DN trong từng giai đoạn phát triển của Công ty.
c) Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Trờng An:
Công ty TNHH TM Trờng An đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là loại hình cấu trúc tổ chức mang tính tập trung cao, mọi thông tin đều đợc tập trung về cho Giám đốc và mọi quyết định đều đợc phát ra từ đó. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý này có u điểm gọn nhẹ, nhanh, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, việc kiểm soát và điều chỉnh các bộ phận, hoạt động bên trong Công ty đợc dễ dàng nh- ng có thể làm cho bộ máy quản lý của Công ty rơi vào tình trạng “quá tảI”. Tuy nhiên với DN có quy mô nhỏ thì mô hình quản lý này là thích hợp.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:
- Ban Giám đốc (bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc Công ty): Ban Giám đốc Công ty là những ngời lãnh đạo cao nhất, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc Công ty là đại diện pháp luật của Công ty, là ngời lãnh đạo chung, là ngời ra quyết định và chịu trách nhiệm với Công ty, với Nhà nớc. Phó Giám đốc có trách nhiệm tham mu cho Giám đốc và chỉ đạo các công việc do Giám đốc ủy quyền.
- Phòng tổ chức hành chính:
+ Chức năng: Tham mu cho Giám đốc về quản lý hành chính, tổ chức lao động, tiền lơng.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện mô hình tổ chức Công ty, đào tạo sắp xếp cán bộ nhân viên, xây dựng quỹ lơng, tổ chức ký kết hợp đồng lao động…
- Phòng kinh doanh:
+ Chức năng: Tổ chức quản lý việc cung ứng nguồn hàng, tiêu thụ hàng hóa, bảo quản, dự trữ hàng hóa, khai thác hợp đồng mua bán.
Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Công ty Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kho vận Phòng bảo vệ Cửa hàng số 1
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Thay mặt Ban Giám đốc thực hiện đàm phán, soạn thảo hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, tổ chức các hoạt động mua bán hàng hóa, lập kế hoạch kinh doanh, tạo lập mối quan hệ với khách hàng, thu hồi tiền bán hàng, đôn đốc khách hàng thanh toán khi đến hạn
- Phòng kế toán:
+ Chức năng: Theo dõi, ghi chép tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn trong Công ty; tham mu cho lãnh đạo DN về việc xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức nguồn vốn phục vụ kinh doanh.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Thực hiện công tác kế toán, lập hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, chi trả lơng cho cán bộ nhân viên,…tổ chức hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo kế toán theo định kỳ quy định.
- Phòng kho vận:
+ Chức năng: Tổ chức quản lý hàng hoá trong kho.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Theo dõi, kiểm tra số lợng, chất lợng hàng hoá nhập vào, xuất bán, tồn trong kho.
- Phòng bảo vệ:
+ Chức năng: Bảo vệ tài sản, con ngời trong Công ty.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Hớng dẫn khách liên hệ công tác với các phòng ban, trông coi tài sản cho khách khi đến mua hàng của Công ty; đợc phép giữ ngời có hành vi trộm cắp tài sản, vi phạm nội quy của Công ty giao cho Giám đốc.
Các cửa hàng của Công ty thực hiện việc tiêu thụ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của thị trờng.
Nh vậy, mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty là phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý toàn Công ty.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Trờng An: Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung tại phòng kế toán của Công ty.
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ đối chiếu số liệu
Phòng kế toán của Công ty có 5 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ. Mỗi cán bộ đảm nhiệm phần kế toán của mình.
- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và nhắc nhở các kế toán viên, các bộ phận khác liên quan đến phòng kế toán Công ty (nhân viên bán lẻ, thủ kho, phòng kinh doanh) để phòng kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ, tham mu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính, là ngời chịu trách nhiệm trớc chủ DN về mặt tài chính của Công ty. Cuối năm, kế toán trởng tiến hành lập Báo cáo tài chính. - Kế toán tổng hợp, tiền lơng, các khoản bảo hiểm: ghi chép, theo dõi các khoản chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí khác, thu nhập khác, tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định. Đồng thời kế toán tổng hợp theo dõi, tính toán tiền lơng để chi trả cho nhân viên, tính và trích các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Cuối tháng tính toán các khoản thuế phải nộp Ngân sách Nhà nớc.
- Kế toán thanh toán công nợ: là ngời theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của Công ty với khách hàng, công nợ phải thu của Công ty với nhân viên bán lẻ ngoài thị trờng.
- Kế toán xuất nhập hàng hoá: theo dõi, ghi chép hàng hoá mua vào, bán ra, hàng nhận đại lý. Kế toán xuất nhập hàng hốa có hai nhân viên: một nhân viên theo dõi hàng Pigeon, Kaila, Civic; một nhân viên theo dõi hàng Double Rich.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt.
- Kế toán ở cửa hàng: Mỗi cửa hàng có một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, không có bộ phận kế toán riêng, hàng ngày lập báo cáo
Kế toán tổng hợp, tiền l ơng, các khoản bảo hiểm
Kế toán thanh toán công nợ Kế toán xuất nhập hàng hóa Thủ quỹ
Kế toán ở hai cửa hàng (không tổ chức kế toán riêng)
bán hàng gửi về phòng kế toán kèm theo giấy nộp tiền. Theo mô hình này, phòng kế toán của Công ty thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển, ghi chép, tổng hợp, lập Báo cáo tài chính.
Hiện nay Công ty đã đa 6 máy vi tính vào sử dụng trong phòng kế toán. Hầu hết, các phần hành kế toán đều đợc xử lý trên máy vi tính. Một số phần vừa sử dụng phơng pháp ghi sổ, vừa đợc xử lý trên máy.
Chính sách kế toán DN áp dụng nh sau:
+ Chế độ Kế toán đang áp dụng: Chế độ Kế toán DN vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định 1177/ TC- QĐ- CĐKT ngày 23/ 12/ 1996 và Quyết định 144/ 2001/ QĐ- BTC ngày 21/ 12/ 2001 sửa đổi, bổ sung và thay thế một phần Chế độ Kế toán theo QĐ 1177.
+ Hình thức sổ kế toán đang áp dụng: Nhật ký chung. Hàng ngày kế toán ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Hệ thống sổ kế toán DN áp dụng bao gồm: Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (ngời bán), sổ quỹ tiền mặt, bảng tổng hợp chi tiết…
+ Niên độ kế toán: theo năm (từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/ 12 hàng năm).
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ.
+ Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền VNĐ là theo tỉ giá thực tế.
+ Phơng pháp tính thuế: phơng pháp khấu trừ.
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo khung giá của Nhà nớc. + Phơng pháp khấu hao: khấu hao bình quân.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
2.2. Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH TM Trờng An: