2.2.1.1. Giai đoạn tiền kế hoạch
Để khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực kiểm tốn độc lập và tăng cường sức cạnh tranh với các cơng ty kiểm tốn lớn đang hoạt động tại Việt Nam. Cơng ty TNHH Kiểm tốn – Tư vấn Đất Việt luơn chủ động trong việc tìm kiếm , tiếp cận khách hàng . Mục đích của việc tiếp cận khách hàng này là để xác định nhu cầu khách hàng và khả năng phục vụ khách hàng, sau đĩ xác định được rủi ro kiểm tốn ( AR)
+ Đối với khách hàng cũ:
Đây là những khách hàng được cơng ty kiểm tốn năm trước. đối với khách hàng này thì cơng ty thực hiện các thủ tục:
Cuối mỗi năm tài chính Cơng ty sẽ gửi cho khách hàng thư chào hàng đã cĩ phí kiểm tốn hoặc gửi hợp đồng kiểm tốn sau khi đã tìm hiểu
Chuẩn bị kiểm tốn
Thực hiện kiểm tốn
Hồn thành kiểm tốn
Giai đoạn tiền kế hoạch
Lập kế hoạch kiểm tốn
Giai đoạn sốt xét và hồn tất
Lập Báo cáo kiểm tốn Các vấn đề nảy sinh sau khi cơng bố Báo cáo kiểm tốn
xem xét những thay đổi trong hoạt động kinh doanh cũng như quy chế kiểm sốt nội bộ của đơn vị khách hàng
Cơng ty sẽ thảo luận với khách hàng về mục đích, phạm vi, thời gian thực hiện kiểm tốn; việc cung cấp thơng tin tài liệu ; vấn đề kiểm tra số dư đầu kỳ; việc sử dụng nhân viên thiết bị văn phịng; các vấn đề phục vụ khách hàng; phí kiểm tốn. Sau khi hai bên đã thống nhất thì sẽ ký hợp đồng kiểm tốn. Nếu như Cơng ty đã ký được hợp đồng kiểm tốn cho nhiều năm thì những năm sau nếu cĩ sự thay đổi cơ bản trong hoạt động kinh doanh cũng như phát sinh các vấn đề ảnh hưởng tới cuộc kiểm tốn như phí kiểm tốn… thì kiểm tốn viên của cơng ty phải phải trao đổi với khách hàng để sữa đổi bổ sung hợp đồng kiểm tốn.
+ Khách hàng mới:
Đối với khách hàng kiểm tốn năm đầu tiên và khách hàng tiềm năng thì cơng ty sẽ gửi thư chào hàng. Thư chào hàng là lời quảng cáo về uy tín chất lượng phục vụ cũng như phạm vi hoạt động của cơng ty.
Đối với khách hàng này thì kiểm tốn viên cần thu thập các thơng tin về lĩnh vực sản xuất kinh doanh; chính sách pháp luật đối với hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị; tình trạng tài chính…từ khách hàng , báo chí , tạp chí chuyên ngành , phương tiện thơng tin đại chúng , từ kiểm tốn viên tiền nhiệm (nếu cĩ). Từ đĩ đánh giá được nhu cầu khách hàng và khả năng phục vụ khách hàng.
Sau đĩ cơng ty sẽ thỏa thuận sơ bộ với khách hàng và ký kết hợp đồng kiểm tốn.
Hợp đồng Kiểm tốn được lập thành 2 bộ: Một bộ gửi đến cho khách hàng và một bộ lưu tại Cơng ty. Mẫu hợp đồng kiểm tốn được thống nhất tồn Cơng ty và theo quy định tại chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 210, “Hợp đồng kiểm tốn” do Bộ Tài chính ban hành.
2.2.1.2. Lập kế hoạch kiểm tốn
Đây là giai đoạn đầu của một cuộc kiểm tốn là tiền đề cho những hoạt động kiểm tốn của một cuộc kiểm tốn . Lập kế hoạch kiểm tốn giúp Kiểm tốn viên phát hiện được những rủi ro và những vấn đề tìm ẩn, đối với các rủi ro được phát hiện trong giai đoạn này thì cần xác định rõ tài khoản ảnh hưởng và thủ tục kiểm tốn cơ bản cho rủi ro đĩ. Các thủ tục kiểm tốn cơ bản này được bổ sung vào chương trình kiểm tra cơ bản của các tài khoản tương ứng . Ngồi ra cịn xác định được khối lượng cơng việc của kiểm tốn viên ,giúp hạn chế những sai sĩt và nâng cao chất lượng của một cuộc kiểm tốn, tạo dựng niềm tin và uy tín đối với khách hàng. Và trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn thì bao gồm các bước:
a.Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động:
Tìm hiểu mơi trường hoạt động và các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến đơn vị khách hàng.
Tìm hiểu thơng tin chung về mơi trường kinh doanh như thực trạng chung của nền kinh tế (suy thối, tăng trưởng, tốc độ tăng trưởng GDP, lạm phát...); Biến động về lãi suất cơ bản, tỷ giá ngoại tệ, và lạm phát; Biến động thị trường mà DN đang kinh doanh; Các nội dung khác …
Các thơng tin chung về ngành nghề mà đơn vị khách hàng đang kinh doanh và xu hướng của ngành nghề .Gồm các thơng tin sau: Thị trường và cạnh tranh, bao gồm nhu cầu, năng lực cung ứng, cạnh tranh về giá; Đặc điểm kinh doanh ngành (liên tục hay thời vụ); Các thay đổi trong cơng nghệ sản xuất, kinh doanh các sản phẩm chính; Sự thu hẹp hay mở rộng quy mơ kinh doanh của ngành; Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả (nguyên vật liệu chính, dịch vụ, lao động)….
Các thơng tin chung về mơi trường pháp lý mà DN đang hoạt động bao gồm, nhưng khơng giới hạn, các thơng tin sau: Pháp luật và các quy định cĩ
ảnh hưởng trọng yếu tới hoạt động của DN như các quy định pháp luật đối với loại hình và ngành nghề kinh doanh của DN; Các quy định của Chính phủ hiện cĩ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của DN như các quy định về tiền tệ và kiểm sốt ngoại tệ; hỗ trợ tài chính của Chính phủ; thuế quan và các rào cản thương thương mại; thay đổi thuế áp dụng…
Tìm hiểu về đơn vị khách hàng
Tìm hiểu các thơng tin chung về hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu của DN bao gồm: Bản chất của các nguồn doanh thu: sản xuất, dịch vụ, tài chính/ bán buơn, bán lẻ; Mơ tả các loại sản phẩm hoặc dịch vụ chính mà DN cung cấp;Thực hiện hoạt động: mơ tả các giai đoạn của sản phẩm hoặc dịch vụ, phương thức sản xuất, cách thức phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ; Mơ tả các liên doanh, liên kết hoặc các hoạt động thuê ngồi quan trọng;Địa điểm sản xuất, kinh doanh, số lượng văn phịng; Các nhà cung cấp hàng hố và dịch vụ quan trọng ; Các hoạt động nghiên cứu phát triển; Các giao dịch với bên cĩ liên quan…
Thơng tin về các cổ đơng và thành viên chính trong đơn vị khách hàng (sở hữu từ 5% vốn điều lệ),Danh sách các tổ chức và cá nhân cĩ liên quan tới đơn vị.
Tìm hiểu các thay đổi lớn về qui mơ hoạt động của doanh nghiệp như: Thơng tin về tăng giảm vốn trong năm; Thơng tin về đầu tư các tài sản quan trọng; Các hoạt động đầu tư tài chính vào các Cơng ty trong và ngồi tập đồn…
Hệ thống kế tốn khách hàng đang áp dụng. Cĩ lập BCTC cho tập đồn khơng; Các chính sách kế tốn quan trọng áp dụng; Các thay đổi chính sách kế tốn năm nay; Yêu cầu đối với BCTC; Cấu trúc lập BCTC…
Tìm hiểu về kết quả kinh doanh và thuế bao gồm :Mơ tả nhận xét về kết quả kinh doanh và cách thức các nhà lãnh đạođơn vị khách hàng quản lý kết quả kinh doanh; Thảo luận một vài tỷ suất tài chính cần lưu ý: Cấu trúc
nợ, khả năng thanh tốn… để cĩ nhận định sơ bộ về tình hình tài chính; Các hoạt động liên quan thuê tài chính (nếu cĩ); Các loại thuế quan trọng áp dụng…
Ngồi ra cịn tìm hiểu về nhân sự chủ chốt của doanh nghiệp , nhân sự kế tốn , địa chỉ của khách hàng và các đơn vị cĩ liên quan ( nếu cĩ).
b.Tìm hiểu hệ thống kế tốn:
Quá trình tìm hiểu hệ thống kế tốn được lồng ghép với quá trình tìm hiểu chung về khách hàng thơng qua hệ thống câu hỏi được thiết kế sẵn . ngồi ra trong mỗi chi trình hoặc mỗi khoản mục , KTV sẽ tiến hành tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống kế tốn của phần hành đĩ
c.Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ
Mục đích của việc tìm hiểu phân tích đánh giá HTKSNB của cơng ty là để kiểm tra các nhân tố cơ bản mà thơng qua đĩ cĩ thể xác định rõ hoạt động của khách hàng cĩ thể được thực hiện tốt trong mơi trường tốt hay khơng. Đánh giá hệ HTKSNB giúp KTV xác định sơ bộ nhân tố rủi ro, gian lận, lập kế hoạch
kiểm tốn và xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm tốn.
Để tìm hiểu, đánh giá các thành phần HTKSNB và rủi ro kiểm tốn thì KTV thường phỏng vấn kế tốn trường, nhân viên kế tốn khác…
d.Xác lập mức trọng yếuvà đánh giá rủi ro Xác lập mức trọng yếu
Kiểm tốn viên cĩ trách nhiệm đảm bảo hợp lý rằng Báo cáo tài chính khơng cĩ những sai lệch trọng yếu. Vì vậy trong bước lập kế hoạch kiểm tốn viên cần xác lập mức trọng yếu cĩ thể chấp nhận với các sai lệch phát hiện được.
Đoạn 4-VSA 320-“Tính trọng yếu trong kiểm tốn Báo cáo tài chính ” định nghĩa: “Trọng yếu: Là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thơng tin (một số liệu kế tốn) trong báo cáo tài chính.
Thơng tin được coi là trọng yếu cĩ nghĩa là nếu thiếu thơng tin đĩ hoặc thiếu tính chính xác của thơng tin đĩ sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính. Mức trọng yếu tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và tính chất của thơng tin hay của sai sĩt được đánh giá trong hồn cảnh cụ thể. Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ khơng phải là nội dung của thơng tin cần phải cĩ. Tính trọng yếu của thơng tin phải xem xét cả trên phương diện định lượng và định tính.”
Tại Cơng ty cĩ quy trình xác lập mức trọng yếu cho từng đối tượng khách hàng, cụ thể các chỉ tiêu trong việc xác lập mức trọng yếu đĩ là:
- 1% hoặc 2% Tổng Tài sản - 0,5% hoặc 1% Doanh thu
- 5% hoặc 10% Lợi nhuận trước thuế
Cách chọn mức trọng yếu chung tại Cơng ty:
Khi xác định chỉ tiêu để chọn mức trọng yếu, căn cứ vào các hướng dẫn sau: - Khách hàng niêm yết và đại chúng: Lợi nhuận trước thuế (đã loại trừ các khoản thu nhập hoặc lỗ bất thường).
- Khách hàng hoạt động trong điều kiện bình thường: Lợi nhuận trước thuế (đã loại trừ các khoản thu nhập hoặc lỗ bất thường).
- Khách hàng cĩ lợi nhuận trước thuế biến động: Trung bình của lợi nhuận trước thuế 3 năm gần nhất (đã loại trừ các khoản thu nhập hoặc lỗ bất thường).
- Khách hàng hoạt động gần điểm hịa vốn: Tổng doanh thu hay Tổng tài sản.
- Khách hàng mới thành lập đang trong giai đoạn xây dựng nhà xưởng, mới đi vào hoạt động, chưa cĩ doanh thu hoặc cĩ doanh thu và lợi nhuận khơng đáng kể: Tổng tài sản.
các qui định trên. Nếu khoản lỗ được nhiều người sử dụng BCTC quan tâm và sử dụng lỗ (như là số dương) để xác định mức trọng yếu.
- Khách hàng rất nhỏ và do các chủ đầu tư trực tiếp điều hành: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh sau khi trừ các khoản lương thưởng cao hơn mức bình thường. Nếu khách hàng cĩ vay với tài sản đảm bảo là Tổng tài sản.
- Khách hàng sắp bị mua/bán/sáp nhập: Tổng tài sản hoặc Nguồn vốn. - Khách hàng là tổ chức phi chính phủ: Tổng tiền tài trợ.
* Lưu ý: Chỉ chọn mức trọng yếu là mức cao nhất của chỉ tiêu được chọn (1% doanh thu, 10% lợi nhuận trước thuế hay 2% tổng tài sản) khi thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:
- Khơng phải khách hàng năm đầu tiên. - Hoạt động trong mơi trường ổn định.
- Việc kinh doanh cĩ triển vọng trong dài hạn. - Ban quản lý trung thực và cĩ năng lực. - Cĩ mơi trường kiểm sốt nội bộ hữu hiệu.
- Những bút tốn điều chỉnh trong các kỳ kiểm tốn trước nhỏ
Đánh giá rủi ro kiểm tốn:
Bất kỳ cuộc kiểm tốn nào cũng cĩ những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Do đĩ khả năng Kiểm tốn viên cĩ những nhận xét khơng xác đáng về BCTC là điều luơn cĩ thể xảy ra. Vấn đề đặt ra là phải giới hạn khả năng đĩ ở mức chấp nhận được, Nhận biết điều đĩ, Kiểm tốn viên của Cơng ty phải đánh gía rủi ro kiểm tốn để điều chỉnh các thủ tục kiểm tốn tốn một cách thích hợp sao cho rủi ro này cĩ thể giảm thấp ở mức chấp nhận được.
Đoạn 07-VSA 400-“Đánh giá rủi ro và kiểm sốt nội bộ” quy định: “Rủi ro kiểm tốn: Là rủi ro do KTV và cơng ty kiểm tốn đưa ra ý kiến nhận xét khơng thích hợp khi BCTC đã được kiểm tốn cịn cĩ những sai sĩt trọng
yếu. Rủi ro kiểm tốn bao gồm ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm sốt và rủi ro phát hiện.”
Các bộ phận của rủi ro kiểm tốn:
- Rủi ro tiềm tàng (IR) : khả năng một cơ sở dẫn liệu cĩ sai sĩt trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp với các sai sĩt khác giả định khơng cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ liên quan.
- Rủi ro kiểm sốt (CR) : là rủi ro mà các sai sĩt trọng yếu cĩ thể xảy ra trong một cơ sở dẫn liệu, các sai sĩt này cĩ thể là trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp với các sai sĩt khác, sẽ khơng bị ngăn chặn và sửa chữa đúng thời điểm bởi hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Rủi ro phát hiện (DR) : là các thủ tục phân tích được sử dụng như là các thủ tục kiểm tra chi tiết khơng phát hiện được các sai sĩt trọng yếu.
Cơng thức về mối quan hệ giữa các rủi ro:
Tuy được biểu hiện bằng cơng thức nhưng ta cần nhận thức rằng đây khơng phải là một cơng thức tốn học thuần túy mà nĩ được dùng để trợ giúp cho KTV khi phán đốn. Mong muốn của KTV khi thực hiện là một mức rủi ro chấp nhận được, từ đĩ hạn chế được các rắc rối về trách nhiệm pháp lý, kiện cáo cũng như giữ được uy tín nghề nghiệp.
Quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro kiểm tốn:
AR = IR*CR*DR DR = AR/(IR*CR) Hoặc
AR: Rủi ro kiểm tốn IR: Rủi ro tiềm tàng CR: Rủi ro kiểm sốt Với:
Trong một cuộc kiểm tốn, mức trọng yếu và rủi ro kiểm tốn cĩ mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau: mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm tốn càng thấp và ngược lại. KTV luơn cân nhắc đến mối quan hệ này khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm tốn một cách thích hợp.
e.Xác định phương pháp kiểm tốn đối với từng khoản mục
Sau khi tìm hiểu sơ bộ khách hàng, tìm hiểu HTKSNB, đánh giá rủi ro thì KTV sẽ xác định được các khoản mục nào sẽ tiến hành kiểm tra chọn mẫu, các khoản mục nào sẽ được tiến hành kiểm tra tồn bộ để đảm bảo thực hiện kiểm tốn hiệu quả và phù hợp nhất.
f. Xác định nhu cầu nhân sự
Sau khi xác định được phương pháp kiểm tốn, trưởng đồn kiểm tốn sẽ xác định số lượng nhân sự và phân cơng cơng việc cho từng nhân viên phù hợp với năng lực trình độ , sở trường của họ. Ví dụ như nếu kiểm tốn trong cơng ty nước ngồi thì các nhân viên được chọn kiểm tốn phải cĩ khả năng giao tiếp tiếng anh tốt, cịn đối với các khách hàng cĩ qui mơ nhỏ thì số lượng nhân viên kiểm tốn ít hơn. Ngồi ra ban giám đốc và trưởng dồn kiểm tốn luơn trực tiếp giám sát việc thực hiện kiểm tốn.
g.Xây dựng chương trình kiểm tốn
Theo đoạn 06-VSA 300-“Lập kế hoạch kiểm tốn” quy định: “Chương
trình kiểm tốn: Là tồn bộ những chỉ dẫn cho kiểm tốn viên và trợ lý kiểm
tốn tham gia vào cơng việc kiểm tốn. Chương trình kiểm tốn chỉ dẫn mục tiêu kiểm tốn từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm tốn cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành.”
Xây dựng chương trình kiểm tốn là bước cuối cùng và cũng rất quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn . Xây dựng chương trình kiểm