I. Quản trị các công việc hành chính
3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, đỉều hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Văn bản trước khi nhân bản để gửi các đơn vị có liên quan phải được đăng ký vào
Nội dung
Chỉnh định người viết sửa tài liệu
Viết sửa tài liệu
Lấy ý kiến góp ý
Hoàn thiện tài liệu
Kiểm tra
Duyệt
Lưu trữ phân phối Yêu cầu viết sửa tài
sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn bản ban hành của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 không nhân bản trước khi ký mà thường chỉ ký một bản để phô tô, sau đó mới đóng dấu lên các bản phô tô đó .
Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn thư trong cơ quan có nhiệm vụ rà soát lại văn bản lần cuối về các hình thức và nội dung, nếu có phát hiện nghi vấn thì trao đổi với người soạn thảo văn bản hoặc Chánh văn phòng, nếu chưa nhất trí thì cán bộ văn thư có thể báo cáo cho người ký văn bản đó xem xét, quyết định .
Các văn bản để nhân bản <photocopy> chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý của người ký văn bản.Đối với những văn bản cần chuyển giao ngay, thì người soạn thảo văn bản có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho đúng quy định trước khi ban hành văn bản.
Văn bản sau khi nhân bản và hoàn tất các thủ tục còn lại được chuyển giao theo đúng thời gian quy định, đảm bảo chính xác bí mật, đúng địa chỉ, đúng số lượng. Đối với những văn bản quan trọng có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc nhận văn bản. Những văn bản có mức độ “khẩn, mật” thì phải đóng dấu chỉ mức độ lên bì văn bản để đảm bảo quả trình thực thi.
Các văn bản gốc được xắp xếp theo từng cặp và lưu lại ở bộ phận văn thư để phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu và lưu trữ công ty theo từng năm.
Văn bản đi của công ty thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức năng nhiện vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm theo đúng quy trình mà nhà nước đã quy định.
Số kí hiệu công văn Ngày tháng công văn
Tên loại và trích yếu nội dung công văn
Nơi nhận Chữ kí Nơi người nhận bản lưu Ghi chú 01 30/01/04 QĐ nhận chính thức ông
Ngô Duy Đăng
VP 02 03/02/04 Điều chỉnh hệ số lương VP 03 04/02/04 Quy định chức
năng ,
nhiệm vụ quyền hạn của phòng kế toán Quản lý đầu tư
VP 04 20/02/04 Quyết định chấm dứt
hợp
đồng với ông Chu Mạnh
Anh
VP 05 07/03/04 QĐ tiếp nhận thử
việc
ông Hoa về Độithi công
số 6
VP
Ghi chú:
Cột 1: Số ký hiệu công văn Cột 2: Ngày tháng công văn
Cột 3: Phân loại và trích yếu nội dung công văn Cột 4: Nơi nhận
Cột 5: Người ký
Cột 6: Nơi người nhận bản lưu Cột 7: Ghi chú
Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 trong qúa trình hoạt động Văn thư còn phải nhập một số văn bản đến,văn bản đi quan trọng vào máy như:
Công văn đi
- Số TT: 01
Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/02/04. Ngày phát hành 08/02/04 - Phân loại :
- Nhóm chi tiết: QĐ nhận chính thức.
- Người ký : Ông Phạm Văn Bình . Số bản phát hành: 07 - Tóm tắt nội dung : < giống trích yếu nội dung>
- QĐ nhận chính thức: Ông Phạm Công Thắng. Kỹ sư đường bộ - Nơi nhận : Đội thi công số 5
- Lưu trữ : Văn phòng
- Thời hạn lưu: Vĩnh viễn. Lâu dài: < 10năm > . Tạm thời <03năm>. - Trình lãnh đạo : - Ngày trình giám đốc.
- Ngày nhận lại .
- Đơn vị soạn thảo và phát hành: Văn phòng - Toàn văn nội dung.
Trong văn bản đi của công ty, ngoài chuyển công văn thông thường của công ty còn có cả chuyển phát nhanh để phục vụ thông tin nhanh hơn, nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc. Quy trình chuyển của nó cũng giống như chuyển công văn đi nhưng phong bì của nó thì khác so với công văn đi.
Đánh giá Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Ưu điểm: Việc tổ chức các văn bản đi có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của công ty,góp phần vào việc rèn luyện tính
nghiên cứu, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc được giao.Đồng thời có tác dụng thiết thực trong công tác quản lý đối với công ty.
Nhược điểm: Một số hiện tượng sai sót trong văn bản nêu ở phần xây dựng văn bản gây nên một số trở ngại cho cán bộ văn thư công ty khi tiến hành công việc đóng dấu.