Phõn loại NVL
Căn cứ vào vai trũ, tỏc dụng yờu cầu quản lý thỡ NVL được chia thành: Nguyờn vật liệu chớnh: gạch, cỏt đỏ, xi măng, sắt thộp, gỗ . . .
Nguyờn vật liệu phụ: vụi, dõy thộp buộc, sơn Nhiờn liệu: xăng dầu
Phụ tựng thay thế: cỏc loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng cỏc loại mỏy múc thiết bị xõy dựng cơ bản
Phế liệu: là cỏc loại vật liệu bị loại trừ, thanh lý, thu hồi như gạch vỡ, sắt vụn …
*Phõn loại CCDC
Cỏc loại quần ỏo bảo hộ lao động và mũ chuyờn dựng cho hoạt động xõy lắp để làm việc
- Cỏc loại mỏy khoan, mỏy cắt sắt, mỏy đầm… - Cỏc loại mỏy nhào trộn bờ tụng
- Cỏc loại cuốc xẻng, bay, dao xõy… 2.2.2.3.Tớnh giỏ NVL – CCDC
2.2.2.3.1.Đối với NVL – CCDC nhập kho:
- Giỏ thực tế NVL – CCDC nhập kho bao gồm giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn, cỏc khoản thuế khụng được hoàn lại, chi phớ thu mua… trừ đi cỏc khoản chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng mua, hàng mua trả lại…
Vớ dụ 1 : Ngày 04 thỏng 10 năm 2009, anh Nguyễn Văn A tại Cụng ty TNHH
Vận Tải Quốc Tế Nam Việt mua xi măng của cụng ty cổ phần xi măng Hà Tiờn 1 địa chỉ 360 Bến Chương Dương- Phường Cầu Kho – Quận 1 theo hoỏ đơn GTGT số 0045726. Giỏ mua chưa cú thuế GTGT là 12.000.000đ, thuế suất GTGT 10%. Tổng thanh toỏn cho cụng ty cổ phần Hà Tiờn 1 là 13.200.000đ, thanh toỏn bằng tiền mặt. Xi măng được nhập kho đủ số lượng theo PNK số 140 với số lượng là 200 bao. Tiền vận chuyển 300.000đ thanh toỏn bằng tiền mặt
Vậy giỏ thực tế 200 bao xi măng nhập kho là: 13.200.000đ
Vớ dụ 2 : Ngày 15 thỏng 10 năm 2009, anh Trần Thanh Hải ở Cụng ty
TNHH Vận Tải quốc Nam Việt cú mua 10 mỏy hàn điện của Cụng ty CPVLXD Minh Tõm tại địa chỉ 80 đường Gũ Dầu - Tõn Phỳ - Tp.HCM theo hoỏ đơn GTGT số 0067524, giỏ mua chưa cú thuế GTGT là 20.000.000đ, thuế GTGT là 2.000.000đ, thuế suất GTGT10%, tổng thanh toỏn cho Cụng ty CPVLXD Minh Tõm là 22.000.000đ, đó thanh toỏn bằng TM. Mười (10) hàn điện được nhập kho đủ theo phiếu nhập kho số 150, tiền vận chuyển là 100.000đ
Vậy giỏ thực tế 10 mỏy hàn điện nhập kho là: 22.000.000đ
2.2.2.3.2. Đối với NVL – CCDC xuất kho:
Vớ dụ 3 : Ngày 17 thỏng 10 năm 2009, theo yờu cầu của cụng trỡnh xử lý nước thải tại Củ Chi, cụng ty đó xuất kho cho cụng trỡnh 150 bao xi măng, phiếu xuất kho 106
Vậy giỏ thực tế xi măng xuất kho là: 9.900.000đ
Vớ dụ 4 : Ngày 20 thỏng 10 năm 2009 theo yờu cầu của cụng trỡnh xử lý nước thải tại Củ Chi, Cụng ty đó xuất kho cho cụng trỡnh 5 mỏy hàn điện, phiếu xuất kho 120
Vậy giỏ thực tế xuất kho 5 mỏy hàn điện : 10.000.000đ
2.2.3.Hạch toỏn chi tiết NVL – CCDC tại cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
2.2.3.1.Chứng từ sử dụng : - Húa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Quy trỡnh luõn chuyển PNK – PXK
2.2.3.2.Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL - CCDC cụ tại cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt :
*Thủ tục chứng từ nhập kho NVL – CCDC: Quy trỡnh luõn chuyển PNK: theo quy
định tất cả NVL – CCDC khi về đến cụng ty thỡ đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hoỏ đơn của người bỏn hoặc của nhõn viờn mua NVL – CCDC mang về, ban kiểm nghiệm của cụng ty sẽ đối chiếu với kế hoạch thu mua và kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cỏch sản xuất của NVL – CCDC, sau khi hoàn tất quy trỡnh trờn thỡ thủ kho cho nhập kho
Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, kế toỏn lập PNK theo (MS01-VT), PNK phải cú đầy đủ chữ ký của kế toỏn trưởng và thủ kho mới hợp lệ
- PNK NVL – CCDC được lập thành 3 liờn đặt giấy than viết 1 lần, trong đú: + Liờn 1: lưu tại quyển
+ Liờn 2: giao cho người nhập hàng
+Liờn 3: dựng để luõn chuyển và ghi sổ kế toỏn
- Người lập PNK ghi cột tờn chủng loại, quy cỏch và số lượng nhập theo chứng từ
Minh họa vớ dụ 1 (a) : Hoỏ đơn GTGT Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 04 thỏng 10 năm 2009 Mẫu số 01 GTKT – 3LL PD/2009 0045726 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần xi măng Hà Tiờn 1
Địa chỉ: 360 Bến Chương Dương - Phường Cầu Kho - Q1- Tp. HCM Số tài khoản:
Điện thoại: 08.35592098 MS: 060034880 Họ tờn người mua hàng : Nguyễn Nguyễn Văn A
Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F 5 - Quận Bỡnh Thạnh – Tp.HCM Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt MST: 0123579852
STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xi măng Bao 200 60.000 12.000.000
Cộng tiền hàng: 12.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.200.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 13.200.000
Số tiền (viết bằng chữ):Mười ba triệu hai trăm mười nghỡn đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
*Minh họa vớ dụ 1(b) : Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 006523 ngày 04 thỏng 10 năm 2009, kế toỏn lập PNK như sau:
Đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bỡnh Thạnh –Tp.HCM Mẫu số: 01 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 thỏng 10 năm 2009 Số: 140 Nợ TK: 152 Cú TK: 111
Họ tờn người giao hàng: Cụng ty cổ phần xi măng Hà Tiờn 1 Theo HĐGTGT số 006523 Ngày 15 thỏng 10 năm 2009 Nhập tại kho: Cụng ty
Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - Phường 5 Bỡnh Thạnh Tp.HCM Số lượng STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư, SP, HH Mó số ĐVT Yờu cầu Thực nhập Đơn giỏ Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bao 200 200 60.000 12.000.000 Cộng: 200 200 12.000.000
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
* Minh họa vớ dụ 2(a) Hoỏ đơn GTGT Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 15 thỏng 10 năm 2009 Mẫu số 01 GTKT – 3LL PD/2009 0067524 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty CPVLXD Minh Tõm
Địa chỉ: 80 - Gũ Dầu - Tõn Quý - Tõn Phỳ - Tp. HCM Số tài khoản:
Điện thoại: 08.34557236 MS: 00034880 Họ tờn người mua hàng: Trần Thanh Hải
Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F 5 - Quận Bỡnh Thạnh – Tp.HCM Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt MST: 0123579852
STT Tờn hàng hoỏ dịch
vụ
ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Mỏy hàn điện Cỏi 10 2.000.000 20.000.000
Cộng tiền hàng: 20.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.000.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 22.000.000
Số tiền (viết bằng chữ):Hai mươi hai triệu đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
* Minh họa vớ dụ 2 (B)
Đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bỡnh Thạnh –Tp.HCM Mẫu số: 01 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 thỏng 10 năm 2009 Số: 150 Nợ TK: 153 Cú TK: 111
Họ tờn người giao hàng: Cụng ty CPVLXD Minh Tõm Theo HĐGTGT số 0067524 Ngày 15 thỏng 10 năm 2009 Nhập tại kho: Cụng ty
Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - Phường 5 - Bỡnh Thạnh - Tp.HCM Số lượng ST T Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư, SP, HH Mó số ĐVT Yờu cầu Thực nhập
Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Mỏy hàn điện Cỏi 10 10 2.000.000 22.000.000
Cộng: 10 10 22.000.000
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn
trưởng
Giỏm đốc
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
*Thủ tục xuất kho NVL - CCDC :Khi cú nhu cầu sử dụng NVL - CC DC, cỏc
trưởng bộ phận lập phiếu yờu cầu xin nhận vật tư gửi lờn phũng kế hoạch, phũng kế hoạch xem xột kế hoạch sản xuất và định mức tiờu hao NVL - CCDC để duyệt phiếu yờu cầu xin nhận vật tư. Nếu NVL - CCDC cú giỏ trị lớn thỡ phải qua ban giỏm đốc cụng ty xột duyệt. Nếu là NVL – CCDC xuất kho theo định kỳ thỡ khụng cần phải qua xột duyệt của ban lónh đạo cụng ty. Sau đú phũng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho thủ kho, thủ kho xuất NVL - CCDC ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho
- PXK theo (MS02-VT), phiếu này do cỏn bộ phũng cung ứng lập thành 3 liờn, đặt lờn giấy than viết 1 lần trong đú:
+ Liờn 1: lưu tại quyển
+ Liờn 2: giao cho người nhận hàng
+ Liờn 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đú chuyển lờn phũng kế toỏn để làm căn cứ ghi sổ
- Trờn PXK người lập phiếu ghi cột tờn chủng loại, quy cỏch, số lượng xuất theo yờu cầu, thủ kho ghi cột thực xuất, kế toỏn ghi cột đơn giỏ và thành tiền. Phiếu xuất kho phải ghi chộp đầy đủ, rừ ràng và chớnh xỏc, khụng tẩy xoỏ, đầy đủ số lượng giỏ trị NVL – CCDC và cú đầy đủ chữ ký của người xuất
* Minh họa vớ dụ 3 : Ngày 17 thỏng 10 năm 2009, theo yờu cầu của cụng trỡnh xử
lý nước thải tại Củ Chi, cụng ty đó xuất kho cho cụng trỡnh 150 bao xi măng, phiếu xuất kho 106
Vậy giỏ thực tế xi măng xuất kho là: 9.900.000đ Đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc
Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bỡnh Thạnh –Tp.HCM
Mẫu số: 02 – VT
QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 17 thỏng 10 năm 2009
Số: 106 Nợ TK: 621
Cú TK: 152 Họ tờn người nhận hàng : Lờ Minh Tỳ Địa chỉ (Bộ phận)
Lý do xuất kho: Xõy dựng cụng trỡnh xử lý nước thải tại Củ Chi
Xuất tại kho: Cụng ty Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 – Bỡnh Thạnh - Tp.HCM Số lượng STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư, SP, HH Mó số ĐVT Yờu cầu Thực xuất Đơn giỏ Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bao 150 150 66.000 9.900.000
Cộng: 150 150 9.900.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Chớn triệu chớn trăm ngàn đồng
Ngày 17 thỏng 10 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
* Minh họa vớ dụ 4 :
Đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bỡnh Thạnh –Tp.HCM
Mẫu số: 02 – VT
QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 thỏng 10 năm 2009
Số: 120 Nợ TK: 621
Cú TK: 153 Họ tờn người nhận hàng : Huỳnh Thanh Nhàn Địa chỉ (Bộ phận)
Lý do xuất kho: Xõy dựng cụng trỡnh xử lý nước thải tại Củ Chi
Xuất tại kho: Cụng ty Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 – Bỡnh Thạnh - Tp.HCM Số lượng ST T Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư, SP, HH M ó số ĐV T Yờu cầu Thực xuất
Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Mỏy hàn điện Cỏi 5 5 2.000.000 10.000.000
Cộng: 5 5 10.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ : Mười triệu đồng
Ngày 20 thỏng 10 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
2.2.3.3.Phương phỏp hạch toỏn chi tiết NVL - CCDC tại cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt:
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng Đối chiếu kiểm tra
Tại kho:
- Thủ kho mở thẻ kho cho từng danh mục NVL – CCDC theo chỉ tiờu số lượng - Cơ sở lập thẻ kho: căn cứ vào PNK, PXK mỗi chứng từ gốc được ghi một dũng trờn thẻ kho. Cuối ngày, cuối thỏng, thủ kho tớnh ra số lượng tồn trờn từng thẻ kho và số lượng nhập – xuất – tồn trờn thẻ kho phải khớp với số lượng nhập – xuất – tồn trờn sổ chi tiết NVL – CCDC
- Mỗi thẻ kho được dựng cho mộ loại vật liệu CCDC cựng nhón hiệu quy cỏch ở cựng một kho, phũng kế toỏn lập thẻ và ghi chỉ tiờu tờn nhón hiệu quy cỏch, đơn vị tớnh, mó số vật liệu, CCDC, sau đú giao cho thủ kho để ghi chộp hàng ngày
- Cột A ghi số thứ tự
- Cột B ghi ngày thỏng của PNK, PXK
Thẻ kho
PNK NVL - CCDC PXK NVL - CCDC
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
NVL - CCDC
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL - CCDC
- Cột C, D ghi số hiệu cổ phiếu của PNK, PXK - Cột E ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh - Cột F ghi ngày nhập kho, xuất kho
- Cột 1 ghi số lượng nhập kho - Cột 2 ghi số lượng xuất kho
- Cột 3 ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc cuối mỗi ngày
- Cột G theo định kỳ nhõn viờn kế toỏn vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chộp thẻ kho của thủ kho, sau đú ký xỏc nhận vào thẻ kho - Sau mỗi lần kiểm kờ, phải điều chỉnh số liệu trờn thẻ kho cho phự hợp với số liệu thực tế, kiểm kờ theo chế độ quy định
Đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bỡnh Thạnh - Tp. HCM Mẫu số: 12 – DN QĐ số 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 của BT- BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/10/2009
Tờn kho: Kho vật liệu
Tờn quy cỏch vật liệu: xi măng ĐVT: Bao
Chứng từ NTGS
Số Ngày
Diễn giải Ngày
N-X Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 01/10/2009 100 04/10 PNK140 04/10 Nhập kho xi măng 04/10 200 300
17/10 PXK106 17/10 Xuất kho xi măng 17/10 150 150
Cộng số phỏt sinh 200 150
Tồn 31/10/2009 150
Ngày 31 thỏng 10 năm 2009
Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
Đơn vị: Cụng ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt
Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực-F5- Bỡnh Thạnh - Tp. HCM Mẫu số: 12 – DN QĐ số 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 của BT- BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/10/2009 Tờn kho: Kho CCDC
Tờn quy cỏch vật liệu: Mỏy hàn điện ĐVT: Cỏi Chứng từ
NTGS
Số Ngày
Diễn giải Ngày
N-X
Nhập Xuất Tồn
Tồn kho ngày 01/10/2009
0
15/10 PNK150 15/10 Nhập kho mỏy hàn điện 15/10 10 10
20/10 PXK120 20/10 Xuất kho mỏy hàn điện 20/10 5 5
Cộng số phỏt sinh 10 5
Tồn kho 31/10/2009 5
Ngày 31 thỏng 10 năm 2009
Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
*Tại phũng kế toỏn
- Sổ chi tiết NVL – CCDC do kế toỏn chi tiết vật tư thực hiện, mỗi sổ chi tiết NVL – CCDC được mở cho một danh mục vật tư theo dừi cả về chỉ tiờu số lượng và giỏ trị
+ Cơ sở lập sổ chi tiết NVL – CCDC: căn cứ vào PNK, PXK, mỗi chứng từ gốc được ghi một dũng trờn sổ chi tiết NVL – CCDC, cuối ngày, cuối thỏng, kế toỏn tớnh ra số lượng và giỏ trị tồn kho của từng danh mục. Số lượng nhập – xuất – tồn trong thỏng trờn sổ chi tiết phải khớp với thẻ kho của cựng danh mục
+ Phương phỏp ghi sổ chi tiết
+ Cột A, B ghi số hiệu ngày thỏng của chứng từ nhập kho, xuất kho + Cột C ghi diễn giải nội dung của chứng từ dựng để ghi sổ
+ Cột D ghi số hiệu tài khoản đối ứng
+ Cột 1 ghi đơn giỏ (giỏ vốn) của một đơn vị vật liệu CCDC nhập kho, xuất kho