Pivot table là công cụ để tổng hợp và phân tích nhanh chóng số lượng lớn dữ liệu.
Sử dụng báo biểu PivotTable để:
- Truy vấn một lượng lớn dữ liệu, trình bày gọn, dễ hiểu; - Dữ liệu được gom nhóm và tính toán trên các nhóm;
- Trình bày nhiều dạng tổng hợp dữ liệu khác nhau (chuyển cột thành dòng, dòng thành cột);
3.3.1 Cách tạo Pivot Table
- Chọn vùng dữ liệu nguồn cho PivotTable
- Chọn lệnh Insert Chọn Pivot Table
Xuất hiện công cụ như hình 3.7
Hình 3.7 - Chọn PivotTable
Xuất hiện hộp thoại như hình 3.8
Hình 3.8 - Chọn vị trí đặt Pivot table
New Worksheet (Trên worksheet mới)
Hoặc Existing Worksheet (Trên worksheet hiện tại)
Nếu chọn Existing Worksheet thì nhập thêm địa chỉ ô đặt Pivot table
- Chọn OK
Hình 3.9
- Chọn các vùng dữ liệu liên kết trên Pivottable bằng cách rê các Field thả vào các vị trí tương ứng gồm:
+ Report Fielter: Cấp lọc dữ liệu cao nhất
+ Row Labels: hiển thị đầu dòng
+ Comumn Labels: hiển thị đầu cột
+ Value: Field tính toán
- Để chọn hàm tính toán: kích phải chuột vào ô Values chọn Value Field
settings chọn lại tên hàm
Ví dụ: Có bảng kê chi tiết bán hàng như bảng 3.3
A B C D E
1 SHD TENKHACHHANG NGAY TENSP SOLUONG
2 47 Tan Hiep 04/05/11 Gach thedac190 6,700
3 48 Anh Vu 04/05/11 Gach 4lo90 1,400
4 49 Dong Tien 04/05/11 Gach 4lo90 6,000
5 50 Hai Thach 04/05/11 Gach TC4l080 5,000
6 51 Tan Hiep 04/05/11 Gach 4lo90 4,000
7 52 Hai Thach 04/05/11 Gach TC4l080 5,000
8 53 Anh Tu 04/05/11 Gach 4l80 4,000
9 54 Tan Hiep 04/05/11 Gach thedac180 2,000
10 55 Hai Thach 04/05/11 Gach thedac190 5,000
11 56 Hoan My 04/05/11 Gach 4l80 4,000
13 58 Quang Son 05/05/11 Gach 4lo90 3,000
14 59 Tan Hiep 05/05/11 Gach 4l80 2,000
15 60 Phu Thuan 05/05/11 Gach chongnong 2,000
16 616 Anh Hai 03/06/11 Gach thedac180 2,000
17 617 Chuc Bao 03/06/11 Gach 4lo 75 5,000
18 618 Cty XD Hop Thang 03/06/11 Gach 4lo 75 5,000
19 619 Phu Thuan 03/06/11 Gach chongnong 2,000
20 620 Dang Phuong 03/06/11 Gach thedac190 6,000
21 621 Tan Hiep 03/06/11 Gach 4lo90 4,500
22 622 Thanh son 03/06/11 Gach 4lo90 2,500
23 623 Truong Ba Ngac 03/06/11 Gach 4lo90 3,000
24 625 Nguyen Duc Chanh 03/06/11 Gach 4lo90 3,000
25 626 Tan Hiep 03/06/11 Gach thedac190 5,000
Bảng 3.3
Yêu cầu: Lập báo cáo dưới góc độ từng khách hàng như sau: TENKHACHHANG
NGAY
TENSP Tổng SOLUONG
Bài giải :
B1: Đưa con trỏ ô vào bảng dữ liệu
B2: Chọn lệnh Insert Pivot Table Pivot Table
B3: Chọn OK
B4: Rê Field TENKH thả vào ô Report Filter B5: Rê Field TENSP thả vào ô Row Labels
B6: Rê Field NGAY thả vào ô Column Labels
B7: Rê Field SOLUONG thả vào ô Values
Bảng 3.4
- Để xem khách hàng nào ta kích chuột vào biểu tượng rồi chọn tên khách hàng
- Để xem theo ngày ta kích chuột vào biểu tượng rồi chọn ngày cần
xem
- Để xem sản phẩm nào ta kích chuột vào biểu tượng rồi chọn tên sản
phẩm cần xem
3.3.2 Hiệu chỉnh Pivot Table
- Thêm / xoá trường
Để thêm/xoá trường trong PivotTable
+ Kích chuột phải vào bảng PivotTable Chọn lệnh Show Field list
Xuất hiện lại hộp thoại Pivot Table Field list như hình 3.8
+ Rê tên trường thả vào vùng cần hiển thị của PivotTable để thêm (hoặc bỏ
chọn tên trường trong hộp thoại Pivot Table Field list để xóa trường ra khỏi
PivotTable)
- Thay đổi hàm tính toán cho trường dữ liệu tính toán
+ Kích phải chuột vào vùng ô chưa tên hàm
+ Chọn Value Field settings
Xuất hiện hộp thoại như hình 3.10
+ Chọn lại tên hàm + Chọn OK
3.4 Tạo biểu đồ trong Excel
Trong Excel 2007, chúng ta có thể tạo ra biểu đồ một cách nhanh chóng. Sau khi tạo biểu đồ chúng ta có thể dễ dàng thêm các yếu tố mới vào nó như tiêu đề hoặc thay đổi cách trình bày của biểu đồ.
3.4.1 Các dữ liệu worksheet xuất hiện trong biểu đồ
Ví dụ: Có biểu đồ được tạo từ bảng 3.5 như sau
Bảng 3.5
- Trong biểu đồ trên, dữ liệu từ mỗi ô là một cột. Cột đầu tiên (tên sản phẩm) sẽ
là bên phải của biểu đồ, và dòng đầu tiên (các quí) sẽ xuất hiện ở dưới cùng của
biểu đồ.
- Dữ liệu cho mỗi sản phẩm xuất hiện trong bốn cột riêng biệt, mỗi quí một cột.
Chiều cao của mỗi biểu đồ tương ứng đến các giá trị trong ô mà nó đại diện.
- Mỗi hàng dữ liệu của sản phẩm có một màu khác nhau trong biểu đồ. Biểu đồ
ghi chú tạo ra từ cột đầu tiên trong bảng dữ liệu (tên những sản phẩm), màu sắc đại diện cho các dữ liệu của mỗi sản phẩm..
- Dòng tiêu đề trtừ worksheet, tháng Giêng, trong bảng dữ liệu Quí 1, Quí 2,
Quí3, Quí4 nằm dưới cùng của biểu đồ. Ở phía bên trái của biểu đồ, Excel đã tạo ra một tỷ lệ của số để giúp chúng ta giải thích chiều cao cột.
- Bất kỳ thay đổi dữ liệu trong các worksheet sau khi biểu đồ được tạo ra, ngay
lập tức biểu đồ cũng thay đổi.
3.4.2 Cách tạo biểu đồ
Ví dụ: Tạo biểu đồ cho dữ liệu ở bảng 3.6 như sau
Bảng 3.6
B2: Kích chuột vào menu Insert (hình 3.11)
Hình 3.11
B3: Kích chuột vào vào một trong các loại biểu đồ nhóm Charts
Ví dụ: ta chọn loại Column xuất hiện công cụ như hình 3.12
hình 3.12 B4: Kích chuột vào vào một trong dạng biểu đồ
Ví dụ ta chọn dạng sau
hình 3.13
3.4.3 Cách thay đổi dạng, loại biểu đồ
- Thay đổi dạng
B1: Kích chuột vào bên trong biểu đồ.
B2: Kích chuột vào dạng cần thay đổi trong mục Chart style.
Hình 3.14 - Thay đổi loại biểu đồ
B1: Kích chuột vào bên trong biểu đồ.
B2: Kích chuột vào Change Chart Type trong nhóm Type
Hình 3.15
Xuất hiện màn hình liệt kê các loại đồ thị như hình 3.16
B3: Kích chuột vào loại biểu đồ khác
Ví dụ ta chọn dạng line Xuất hiện màn hình như hình 3.17
Hình 3.17
B4: Kích chuột vào một trong các dạng biểu đồ của loại line
Ví dụ ta chọn dạng OK
Xuất hiện màn hình như hình 3.18
Hình 3.18
3.4.4 Thêm tiêu đề cho biểu đồ
- Tạo tiêu đề cho biểu đồ
B1: Kích chuột vào biểu đồ
Xuất hiện hệ thống menu như hình 3.19
Hình 3.19 B2: Kích chuột vào Layout
Xuất hiện công cụ như hình 3.20
B3: Kích chuột vào Chart Title Xuất hiện công cụ như hình 3.21
Hình 3.21 B4: Chọn vị trí đặt Chart Title
Ví dụ ta chọn Above Chart (nằm phí trên biểu đồ)
Xuất hiện một text box Chart Title như hình 3.22
Hình 3.22 B5: Kích chuột vào Chart Title
B6: Nhập tên cho biểu đồ
- Tạo tiêu đề cho các trục (Trục hoành, trục tung) B1: Kích chuột vào biểu đồ
Xuất hiện hệ thống menu như hình 3.23
Hình 3.23 B2: Kích chuột vào Layout
Xuất hiện công cụ như hình 3.24
Hình 3.24 B3: Kích chuột vào Axis Titles
Hình 3.25
B4: Chọn primary Horizontal axis title Title below Axis để tạo tiêu đề nằm dưới trục hoành
Xuất hiện text box Title như hình 3.26
Hình 3.26 B5: Kích chuột vào Axis Titles
B6: Nhập tên cho trục hoành
Thực hiện tương tự như trên và chọn mục Chọn primary Vertical axis title
Rotated title (như hình 3.27) để tạo tiên đề cho trục tung
Hình 3.27
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3
1. Trình bày các thao tác thực hiện tính tổng bộ phận trên cơ sở dữ liệu
2. Trình bày các thao tác tổng hợp dữ liệu có cấu trúc giống nhau từ nhiều tập tin
3. Trình bày các thao tác tổng hợp dữ liệu có cấu trúc khác nhau từ nhiều tập tin
khác nhau
4. Nêu các thành phần của bảng phân tích dữ liệu 3 và trình bày các thao tác để
tạo các thành phần đó
BÀI TẬPCHƯƠNG 3
Bài 1: Nhập bảng số liệu chi tiết hàng xuất như sau:
Hãy tính tổng số lượng theo Tên SP
Bài 2: Tạo tập tin tên nam2010.xlsx gồm 5 sheet. Lần lượt nhập các bảng dữ liệu sau đây vào các sheet:
Yêu cầu :
Sử dụng công cụ Consolidate để tổng hợp số ngày thuê trong năm theo mẫu sau (kết
quả lưu vào sheet5)
Bài 3: Tạo các tập tin sau: nam2009.xlsx, nam2010.xlsx, nam2011.xlsx sau đó lần
nhập :
- Bảng số liệu sau vào sheet1 của tập tin nam2009.xlsx
THỐNG KÊ LƯỢNG HÀNG NHẬP Mã sản phẩm Năm 2009 BC 735 SH 450 KG 380 MH 200 XL 500
THỐNG KÊ LƯỢNG HÀNG NHẬP Mã sản phẩm Năm 2010 BP 550 CH 750 MB 300 MH 550 XL 850
- Bảng số liệu sau vào sheet3 của tập tin nam2011.xlsx
THỐNG KÊ LƯỢNG HÀNG NHẬP Mã sản phẩm Năm 2010 SP 150 CK 950 BN 600 CH 350 XL 250
Yêu cầu : Sử dụng công cụ Consolidate để tổng hợp lượng hàng nhập trong 3 năm
theo mẫu:
THỐNG KÊ LƯỢNG HÀNG NHẬP
Mã sản phẩm Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Kết quả lưu vào tập tin tonghop3nam.xlsx
Bài 4: Nhập bảng số liệu bán hàng tháng 7/2009 sau:
NGÀY SoHD MSKH Mshang Slban TT bán
1/7/09 1 KH4 SG33 5 670,000 1/7/09 1 KH4 POPC 4 420,000 1/7/09 1 KH4 COFL 18 1,620,000 1/7/909 2 KH5 CDSC 6 192,000 1/7/09 2 KH5 POBC 9 765,000 1/7/09 2 KH5 POPL 4 540,000 1/7/09 3 KH2 PEPC 3 123,000
2/7/09 4 KH9 COFC 5 190,000
2/7/09 5 KH6 RB 9 558,000
Sử dụng công cụ Pivot Table để lịêt kê từng mặt hàng, mỗi mặt hàng liệt kê từng
khách hàng với số lượng và trị giá mua có dạng sau
Mỗi lần chọn một Mshang khác thì số liệu báo cáo thay đổi tương ứng giúp chúng ta xem được số liệu tổng hợp của từng mặt hàng bán trong tháng 7/2009. Bài 5: Nhập bảng số liệu về khách hàng vay tiền như sau:
Sử dụng công cụ Pivot Table để lịêt kê từng ngày, mỗi ngày hàng liệt kê họ tên khách khách hàng với thời hạn vay và số tiền vay có dạng sau
CHƯƠNG 4
CÁC HÀM TÀI CHÍNH Mục đích:
- Giới thiệu cho sinh viên một số hàm ứng dụng trong lĩnh vực tài chính
- Yêu cầu:
- Sinh viên phải hiểu rõ cú pháp hàm và biết cách lựa chọn các hàm phù hợp với
từng yêu cầu cụ thể
- Thông qua kết quả tính toán của hàm sinh viên biết nhận định để lựa chon phương án hiệu quả
- Giải các bài tập cuối chương và biết vận dụng các kiến thức đã học để giải quyết
các bài toán ứng dụng trong thực tế