- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là sổ chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại , có nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Trong hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu + Sổ chứng từ ghi sổ - sổ nhật ký tài khoản
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - nhật ký tổng quát + Sổ cái tài khoản
+ Sổ , thẻ chi tiết
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
- Ưu nhược điểm: Ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế
sổ nhật ký và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Tuy vậy hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chưa khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lắp của các hình thức sổ kế toán ra đời được sử dụng trước nó.
- Điều kiện vận dụng: Áp dụng với moi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh
doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp.