- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực
1.5.4. Hình thức nhật ký chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký-chứng từ là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh từ chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái các tài khoản.
Hình thức kế toán này còn kết hợp trình tự ghi sổ theo trình tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, có thể kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết ngay trong sổ nhật ký chứng từ, song xu hướng chung là không nên kết hợp vì nếu kết hợp thì mẫu sổ sẽ phức tạp.
Các sổ chủ yếu trong hình thức nhật ký chứng từ gồm: + Sổ nhật ký chứng từ
- Trình tự ghi sổ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhật ký-chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.5.4. Trình tự ghi sổ nhật ký chứng từ Ghi chú :
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trường hợp hằng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu trên bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhật ký có liên quan.
Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì từ chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ chi tiết của các tài khoản liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ chi tiết và căn cứ vào sổ chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng trên sổ cái và một số chỉ tiếu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê, và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính