* Kế toán số lượng lao động
Kế toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động tăng, giảm số lượng lao động theo từng loại lao động. Trên
cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động. Số lương lao động của doanh nghiệp do phòng lao động - tiền lương lập. Căn cứ vào số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Số này
được lập theo mẫu quy định và được chia làm 2 bản:
+ Một bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý và ghi chép + Một bản do phòng kế toán quản lý
Căn cứ để ghi vào sổ danh sách này là các hợp đồng lao động và các Quyết định về lao động của các cấp có thẩm quyền phê duyệt (khi chuyển công tác, thôi việc...)
* Kế toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp, trên cơ sởđó tính tiền lương phải trả cho người lao động.
Hạch toán thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao
động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho người lao động.
Chứng từ dùng để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là “Bảng chấm công”. “Bảng chấm công” được lập theo mẫu biểu số 01-TL và được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng lương BHXH, tiền thưởng cho từng người lao động và là căn cứ quản lý lao động trong doanh nghiệp. “Bảng chấm công” do tổ trưởng (hoặc các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao
liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH,...được chuyển về bộ phận kế toán
để kiểm tra đối chiếu, quy ra công để tính lương và trợ cấp BHXH.
* Kế toán kết quả lao động
Kế toán kết quả lao động là việc ghi chéo kịp thời, chính xác số
lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng công nhân hoặc tập thể
công nhân. Trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động,
đồng thời kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán chính xác năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.
Để phản ánh kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban
đầu khác nhau, tùy theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Đó chính là các báo cáo về kết quả sản xuất như: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Hợp
đồng giao khoán”, Bảng theo dõi công tác tổ, “ Giấy báo ca”, “Phiếu giao nhận sản phẩm”, “Phiếu khoán”...
Chứng từ kế toán lao động phải do người lập (tổ trưởng) ký, cán bộ
kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt (quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận). Sau đó, các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về
phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để
tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ
sở chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến, hàng ngày hoặc
định kỳ, nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp.
Để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên, hàng tháng kế toán phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội sản xuất, từng bộ phận dựa vào kết quả tính lương. Căn cứ để lập “Bảng thanh toán lương” là các chứng từ hạch toán về thời gian và kết quả lao động.
- Nếu trả lương theo thời gian: phải có bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan.
- Nếu trả lương theo sản phẩm: phải có bảng kê khối lượng công việc hoàn thành.
Sau khi kế toán lương kiểm tra, xác nhận, Giám đốc duyệt, “Bảng thanh toán lương” sẽ làm căn cứ để trả lương cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản với người lao động được chia làm 2 kỳ, kỳ I là tạm ứng và kỳ II sẽ nhận số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập.
Đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính chất thời vụ, không có điều kiện bố trí lao động nghỉ đều đặn giữa các kỳ hạch toán, để tránh sự biến động về chi phí kinh doanh, về mặt giá thành sản phẩm, hàng tháng trên cơ sở tiền lương thực tế, tiền lương chính phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán phải dự toán tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, tiến hành trích trứơc vào chi phí từng kỳ
hạch toán theo số dự toán. Cách tính tiền lương nghỉ năm của công nhân sản xuất trực tiếp, trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh như sau:
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân sản xuất = Tiền lương chính phải trả công nhân trực tiếp sản xuất trong tháng x Tỷ lệ trích trước
Trong đó:
Tỷ lệ trích
trước =
Tổng tiền lương phép kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sản xuất
Tổng tiền lương chính kế oạch năm của công nhân trực tiếp sản xuất
x 100%
Cũng có thể dựa trên kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác
định một tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý.