ThỰC TRẠNG CÔNG TẤC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÁ VÔI HÀ NAM.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty.
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty Cổ phần Đá vôi Hà Nam đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, tăng cường huy động vốn, đào tạo và tuyển dụng nhiều cán bộ trẻ có tay nghề cao, tăng cường máy móc trang thiết bị phù hợp.
Công ty có đăng kí kinh doanh số 104855 của trọng tài kinh doanh Hà Nam cấp ngày 06/01/1993 gồm những ngày nghề kinh doanh các loại sản phẩm: Đá các loại ( đá 1×2cm, đá 4×6cm, đá mạt, đá Base,đá subase ...), vôi, gạch, xi măng.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là khai thác ,chế biến sản xuất vật liệu xây dựng cung cấp cho nội bộ công ty và bán ra thị trường trong nước. Công ty khai thác đá, chế biến đá tạo việc làm cho nhiều người và nâng cao đời sống thu nhập cho người lao động. Loại hình sản xuất của công ty chủ yếu là sản xuất theo loại, hay đơn đặt hàng.Công ty có trách nhiệm sản xuất ra nhiều loại sản phẩm phục vụ cho các đơn vị:
- Phân xưởng 1: phân xưởng khai thác đá - Phân xưởng 2: phân xưởng chế biến - Phân xưởng 3: phân xưởng bốc xúc - Phân xưởng 4: phân xưởng xe máy - Phân xưởng 5: phân xưởng sửa chữa.
Công ty Cổ phần đá vôi Hà Nam là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc trung ương. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, được phân thành ba cấp quản lí với cơ cấu tổ chức hợp lí, gọn nhẹ, khoa học, có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp tạo ra làm việc có hiệu quả, tối đa trong sản xuất kinh doanh.
a) Cơ cấu bộ máy quản lí.
Từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập không hoàn toàn, có tư cách pháp nhân. Công ty có 1 Chủ tịch HĐQT ( giám đốc),1 Phó giám đốc và hệ thống phòng ban, phân xưởng.
- Giám đốc :Là chủ tịch hội đồng quản trị, là thủ trưởng đơn vị, người lãnh đạo công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng cổ đông và công nhân viên chức công ty về việc điều hành sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lí theo đường lối của Đảng và pháp luật .
- Phó giám đốc: Là người thay mặt giám đốc điều hành mọi việc trong công ty. - Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lí lao động trong toàn công ty, biên lập định mức lao động, quản lí quỹ tiền lương, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân viên và công tác quản lí hành chính trong toàn công ty.
Ban giám đốc Văn phòng Phòng kế toán phòng tổ chức Phòng vật tư phòng kinh doanh Tổ khai thác Tổ nghiền sàng Tổ xe máy Tổ bốc xúc Tổ sửa chữa Tổ chế biến
- Phòng vật tư: biên lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tháng,quý,năm,đôn đốc các phòng ban chức năng và các phân xưởng thực hiện kế hoạch sản xuất, quản lí thiết bị máy móc, sửa chữa lớn, sửa chữa thiết bị thường xuyên. Chịu trách nhiệm về lập kế hoạch cung ứng vật tư trong toàn công ty. Quản lí toàn bộ hệ thống kho bãi, vận chuyển vật tư đến các phân xưởng.
- Phòng kế toán thống kê: có nhiệm vụ hạch toán kế toán, quản lí tài sản của công ty, đảm bảo về tài chính và vốn cho sản xuất kinh doanh.
Thực hiện chức năng giám sát và chịu trách nhiệm về công tác quản lí tài chính trước giám đốc.
- Đội sản xuất : trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. b) Đặc đểm tổ chức sản xuất:
Công ty Cổ Phần Đá Vôi Hà Nam có 5 phân xưởng trong đó có ba phân xưởng chính (phân xưởng khai thác, phân xưởng nghiền sàng, phân xưởng sửa chữa ) và hai phân xưởng phụ ( phân xưởng xe máy, phân xưởng bốc xúc). Các phân xưởng được giao các nhiệm vụ khác nhau và chịu sự quản lí của quản đốc trong từng phân xưởng.
Phân xưởng khai thác : Là phân xưởng khai thác đá ,chuyên khoan và tạo lỗ nổ mìn khai thác đá .
Phân xưởng chế biến : Là phân xưởng chế biến đá và phân loại các loại đá riêng ra sản phẩm cuối cùng xuất bán ra thị trường như đá 10×20, đá mạt, đá 20×40.
Phân xưởng bốc xúc : Là phân xưởng xúc các loại đá nguyên khai lên xe vận chuyển xuống để chế biến.
Phân xưởng xe máy : Là phân xưởng chuyên vận chuyển các loại đá nguyên khai từ trên núi xuống để sản xuất, và trung chuyển các sản phẩm ra bãi chứa. Phân xưởng sửa chữa : Là phân xưởng chuyên sửa chữa các loại máy như: ôtô, máy xúc, máy nghiền đá .
* Sơ đồ chế biến đá của công ty cổ phần đá vôi Hà Nam
Khai thácđá
Bốc xúc đá nguyên khai
Vận chuyển đá nguyên khai
Chế biến đá nguyên khai
S ng phà ân loại đá Th nh phà ẩm Đá 10×20 Đá 5×20 Đá 40×60 đá 20×40 Đá mạt Đá base
2.1.4.Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 2.1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Do đặc điểm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty cho nên ngoại những nội dung kế toán thông thường như các nghiệp vụ về TSCĐ ,nghiệp vụ về tiền lương, thuế và các khoản phải nộp...công tác kế toán của công ty còn phải theo dõi 1 khối lượng hợp đồng tương ứng với cả các khách hàng trong nước và các nhà cung ứng nước ngoài . Chính do đặc điểm này việc tổ chức công tác kế toán trong công ty được chia ra làm 2 bộ phận chính.
*Bộ phận theo dõi Công nợ - Hợp đồng.
Tổ công nợ- hợp đồng gồm 4 người với chức năng quản lí và theo dõi tình hình thanh toán các hợp đồng nói chung bao bồm cả hợp đồng ngoại (hợp đồng với nhà cung cấp) và hợp đồng nội ( hợp đồng với bên ủy thác hoặc hợp đồng cung ứng cho khách hàng). Với các công việc cụ thể nhu sau:
+ Tiếp nhận các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ từ phía người cung ứng qua ngân hàng. Theo dõi tiến độ thanh toán để có kế hoạch cụ thể trong thanh toán như mua ngoại tệ gửi vào tài khoản, tổ chức thanh toán và tiến hành thanh lí hợp đồng khi đến hạn.
+ Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm các nôi dung như: Theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, theo dõi các khoản thuế nhập khẩu phải nộp hộ cho khách hàng ( với các hợp đồng nhập khẩu ủy thác ), làm thủ tục chuyển:
tiền thuế nhập khẩu phải nộp. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán như các khoản thuế nộp thừa hay còn phải nộp...
+ Đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng, phối hợp với các phòng chức năng tiến hành các thủ tục tiến nhận,bàn giao thanh lí hợp đồng sau khi đã thực hiện hoàn tất.
* Bộ phận kế toán - tài chính:
+ Kế toán tổng hợp + Kế toán tiền mặt + Kế toán ngân hàng
+ Kế toán tiền lương và khoản thanh toán nội bộ , các khoản phải thu + Kế toán chi phí và TSCĐ
+ Kế toán các khoản phải trả, thuế và các khoản phải nộp khác. + Kế toán công nợ
Mô hình tổ chức công tác kế toán của phòng Tài chính - Kế toán có thể được khái quát thông qua sơ đồ sau:
* Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần đá vôi Hà Nam Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư,TSCĐ Kế toán tiền lương Nhân viên theo dõi thanh toán Nhân viên theo dõi hằng năm Nhân viên theo dõi hàng tháng Kế toán công nợ Kế toán tiền mặt ngân hàng Kế toán các khoản phải thu Kế toán chi phí về TSCĐ Kế toán các khoản phải trả, các khoản phải nộp - Quan hệ chỉ đạo - Quan hệ phối hợp
Chức năng , nhiệm vụ của các bộ phận kế toán :
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán , tài chính , thông tin kinh tế trong toàn công ty , theo cơ chế quản lí , ghi chép, hạch toán chứng từ , theo đúng chế độ , điều lệ tổ chức kế toán hiện hành. Là người tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ kế toán , phổ biến hướng dẫn kịp thời các chính sách , chế độ tài chính kế toán hiện hành. Đồng thời là người kiểm tra tình hình sử dụng vốn, tình hình biến động các loại vật tư , cung cấp các thông tin tài chính một cách đầy đủ , kịp thời và chính xác cho ban giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty .Hạch toán tổng hợp chi phí phát sinh , tính giá thành sản phẩm.
+ Ghi sổ nhật ký chung , sổ cái các tài khoản. + Lập bảng cân đối phát sinh của toàn công ty.
+ Xác định kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty , hạch toán các khoản thuế , các khoản thu nhập.
+ Lập báo cáo quyết toán tài chính toàn công ty
- Kế toán vật tư , TSCĐ : Có nhiệm vụ theo dõi , ghi chép,phản ánh số liệu về quá trình thu mua, vận chuyển nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính giá thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư về số liệu, chất lượng, mặt hàng. Hướng dẫn kiểm tra phân xưởng , các kho thực hiện các chứng tư ghi chép ban đầu và vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng phương pháp.Tổ chức ghi chép phản ánh số lượng, giá trị về tài sản có tình hình tăng giảm và di chuyển tài sản cố định, kiểm tra việc bảo quản,bảo dưỡng TSCĐ.
- Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép tổng hợp số liệu về lao động, thời gian lao động và kết quả lao động .Tính lương và các khoản phụ cấp ,trợ cấp phải trả
cho công nhân viên, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT,KPCĐ. Theo dõi và trả lương cho bộ phận lao đọng gián tiếp tại công ty.
- Kế toán công nợ : Là người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ chính xác , kịp thời, đảm bảo độ tin cậy cho các quyết định về công nợ và nguồn vốn.
2.1.4.2.Hình thức sổ kế toán tại Công ty
Công ty Cổ phần Đá Vôi Hà Nam áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và các văn bản hướng dẫn kèm theo. Các chứng từ , tài khoản và hệ thống báo cáo của Công ty được lập theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành.
- Các doanh nghiệp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình sẽ áp dụng các hình thức sổ kế toán khác nhau.Để phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình , công ty CP Đá Vôi Hà Nam đã áp dụng hình thức Nhật Kí chung.
- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 , kết thúc ngày 31/12/hằng năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán kế toán : VNĐ.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Hiện nay công ty đang áp dụng theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : Sử dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Quy trình luân chuyển chứng từ của công ty có thể thấy là toàn bộ các chứng từ gốc làm căn cứ và được xem xét để lãnh đạo quyết định ký duyệt.
- Hệ thống báo cáo tài chính được lập định kỳ hàng quý , năm lập báo cáo tài chính 1 lần theo đúng quy định của nhà nước bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DNN );
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DNN ); + Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu số F01 - DNN );
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của công ty cổ phần đá vôi Hà Nam theo hình thức Nhật Ký chung
Ghi chú : : ghi hàng tháng