Do quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng ở những bộ phận cơ bản và để cho TSCĐ hoạt động bình thường và nhanh chóng. Công ty đã lập kế hoạch trình trước một khoản chi phí lớn ngoài kế hoạch như: tai nạn, bảo dưỡng xe, phục hồi các linh kiện máy móc,……
Ví dụ: Với trường hợp sửa chữa lớn xe ô tô chở khách du lịch thì đây là việc sửa chữa mang tính phục hồi được tiến hành ngoài kế hoạch. Vì vậy toàn bộ chi phí này được tập hợp vào TK 142 – Chi phí trả trước để phân bô cho nhiều kỳ kế toán.
Chi phí sửa chữa này được phân bô trong 6 tháng liên tiếp tính từ tháng 05 năm 2012. Vì vậy chi phí mỗi tháng được tính như sau:
48.836.822
= 8.139.470 đồng 6 tháng
Kế toán sẽ ghi sô nghiệp vụ này như sau:
- Bút toán 1: Tập hợp chi phí sửa chữa khi công việc hoàn thành ghi: Nợ TK 241: 48.836.822
Nợ TK 133: 4.883.682
Có TK 152: 53.720.504
- Bút toán 2: Kết chuyển chi phí sửa chữa đã hoàn thành ghi: Nợ TK 142: 48.836.822
Có TK 241: 48.836.822
- Bút toán 3: Kết chuyển chi phí trả trước tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 05 năm 2012 ghi:
Nợ TK 642: 8.139.470
Có TK 142: 8.139.470
Tại công ty kế toán không mở riêng sô tông hợp trong hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ mà các phát sinh liên quan đến TK 241 – Sửa chữa lớn TSCĐ được phản ánh tại Sô Cái.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DU LỊCH GIÁO DỤC
3.1. Đánh giá chung về thưc trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục và phương hướng hoàn thiện
3.1.1. Ưu điểm
Công tác kế toán tại công ty thực sự là một công cụ đắc lực phục vụ cho lãnh đạo công ty trong việc kiểm tra giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tình hình quản lý sử dụng tài sản vật tư tiền vốn, giúp cho lãnh đạo có những chủ trương, chính sách biện pháp tích cực trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tài sản cố định được quản lý khoa học, chặt chẽ. Điều đó biểu hiện cụ thể qua việc quản lý tốt hồ sơ TSCĐ, mỗi TSCĐ đều có một bộ hồ sơ riêng và việc quản lý được giao trách nhiệm cho từng bộ phận sử dụng. Khi phát sinh các nghiệp vụ TSCĐ như: mua sắm, điều chuyển, thanh lý,…..nhất là các TSCĐ có giá trị lớn, trình tự được thực hiện đúng thủ tục và chặt chẽ. Hàng năm vào đúng ngày cuối cùng của năm tài chính, kế toán ở công ty cũng như tất cả các bộ phận đều phải lập báo cáo kiểm kê TSCĐ trên cơ sở kiểm kê thực tế TSCĐ hiện có tại đơn vị.
Mặc dù các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ phát sinh không nhiều nhưng luôn được kế toán viên phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và đúng với chế độ quy định. Đồng thời, việc phản ánh các nghiệp vụ về TSCĐ luôn được gắn với các nghiệp vụ liên quan đến nguồn hình thành TSCĐ đã giúp cho việc quản lý tốt TSCĐ theo nguồn hình thành. Điều này cũng được thể hiện ngay trong cách phân công công việc trong phòng kế toán. Kế toán phần hành TSCĐ được kiêm luôn kế toán đầu tư xây dựng cơ bản và nguồn vốn.
Các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm TSCĐ đều được phản ánh kịp thời trên các sô kế toán thích hợp. Mọi trường hợp tăng, giảm đều được thực hiện theo đúng các quy định của nhà nước, của ngành, đảm bảo có đầy đủ các chứng từ hợp lý, hợp lệ về mua sắm, nhượng bán, thanh lý TSCĐ,….
Việc tô chức sô: Cách mở sô, ghi sô, đối chiếu, chuyển sô được thực hiện đúng với quy định và luôn đảm bảo tính khoa học, logic. Tập hợp chứng từ gốc vào các sô chi tiết TSCĐ và thẻ TSCĐ. Sau đó ghi vào Nhật ký chung một cách cụ thể. Số liệu từ các sô, thẻ kế toán chi tiết, sô nhật ký đặc biệt, bảng tông hợp chi tiết vào trực tiếp sô cái để tiến hành lập Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng đầy đủ.
Công tác quản lý tài sản và vốn là công tác hết sức phức tạp và khó khăn. Mặc dù vậy công ty vẫn thực hiện sự bảo toàn vốn trong quá trình hoạt động, không những vậy mà vốn kinh doanh của công ty không ngừng tăng sau mỗi kỳ hoạt động. Công tác quản lý TSCĐ ở công ty được thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc, do vậy không để xảy ra hiện tượng mất và thất thoát tài sản.
Trong những năm vừa qua, công ty đã không ngừng cải thiện công tác hạch toán TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy việc sử dụng TSCĐ được cải thiện đáng kể, năng suất lao động đã tăng, khả năng cung ứng cho khách hàng cũng tăng đó là tiền đề để tạo điều kiện cho lợi nhuận của công ty tăng lên.
3.1.2. Nhược điểm
Với quy mô hiện nay của công ty, cơ cấu tô chức quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đã đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả và hợp lý. Hiệu quả của công tác kinh doanh ngày càng phát triển song bên cạnh những kết quả đã đạt được công ty vẫn còn những vấn đề tồn tại trong hạch toán, quản lý và sử dụng TSCĐ cần được khắc phục. Cụ thể như sau:
- Việc thanh lý TSCĐ còn diễn ra chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Mỗi khi thanh lý hay nhượng bán công ty phải lập phiếu xác nhận tình trạng kinh tế và tình trạng kỹ thuật cho TSCĐ. Lập tờ trình xin thanh lý gửi cho Giám đốc và chỉ khi nào có quyết định cho phép công ty mới được thanh lý. Vì vậy mất nhiều thời gian cho việc này và làm ảnh hưởng đến việc quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty.
- Với hình thức sô Nhật ký chung như hiện nay, mặc dù có ưu điểm là việc kiểm tra, đối chiếu sô rất chặt chẽ, hạn chế mức tối đa nhưng sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, song lại có nhược điểm là số lượng sô sách lớn, cho dù có sự hỗ trợ của máy tính nhưng công việc của kế toán viên vẫn phức tạp. Kế toán phải mất nhiều thời gian, công sức đối chiếu, kiểm tra sô.
- Cách đánh sô thẻ TSCĐ còn chưa hợp lý. Ví dụ: Tại công ty kế toán thường đánh số theo thứ tự 1, 2, 3,…..Cách đánh này sẽ gây nhiều khó khăn trong việc quản lý cũng như việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến từng TSCĐ vì qua đó không thể cung cấp thông tin về loại TSCĐ, thời gian bắt đầu sử dụng trong khi số lượng TSCĐ trong Công ty phát sinh không nhiều và thường xuyên. Điều đó dẫn đến khó khăn trong công việc quản lý và theo dõi hạch toán TSCĐ.
- Mặc dù quy định của BTC là khấu hao TSCĐ được tính theo nguyên tắc tròn tháng nhưng trong hạch toán TSCĐ, vẫn có một số TSCĐ mới đưa vào sử dụng kế toán đã khấu hao ngay trong tháng đó hoặc một số TSCĐ giảm trong tháng, thì kế toán cũng ngừng trích khấu hao tài sản đó ngay trong tháng. Theo như quy định chung tại Công ty TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục khấu hao được tính theo tháng. Tuy nhiên có những trường hợp đến cuối quý kế toán mới tiến hành trích khấu hao cho cả 3 tháng. Điều này sẽ gây nên sự biến động lớn về chi phí trong kỳ kế toán.
- Phương pháp kế toán khấu hao TSCĐ còn chưa hợp lý. Hiện nay TSCĐ trong toàn công ty được áp dụng theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp này đơn giản dễ tính toán nhưng lại không phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra trong quá trình sử dụng, có nghĩa nó không phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng TSCĐ. Những năm đầu máy móc, thiết bị còn mới, giá trị sử dụng lớn, vì thế lợi ích tạo ra trong sản xuất kinh doanh lớn hơn. Những năm sau đó, do hao mòn hữu hình làm giá trị sử dụng của tài sản giảm nên rõ ràng đem lại lợi ích không được như trước. Phương pháp này càng không thích hợp với các TSCĐ có hao mòn vô hình nhanh, những TSCĐ cần thiết phải thu hồi vốn sớm, hay những tài sản hoạt động không thường xuyên liên tục.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
- Về chế độ kế toán nói chung chúng ta cần thiết kế, xây dựng trên nguyên tắc thỏa mãn các yêu cầu của nền kinh tế của Việt Nam, nên vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực Quốc tế về kế toán. Hơn nữa, nhà nước nên đôi mới về cơ chế vận hành trong hệ thống sô kế toán được lập, cần áp dụng những nghiệp vụ kế toán mới của những nước của thị trường. Cần có những quy định rõ ràng trong các hạch toán các nghiệp vụ nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng để công tác tính giá, tính khấu hao không có kẽ hở và không bị thất thoát những tài sản của nhà nước.
- Về chế độ nâng cấp TSCĐHH: Nhà nước nên hạn chế bớt các thủ tục hành chính mang tính hình thức, máy móc, có thể cho phép doanh nghiệp tự quyết định trong việc sửa chữa, hay nâng cấp những TSCĐ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp sửa chữa, nâng cấp kịp thời các TSCĐHH, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về trình độ phương tiện quản lý TSCĐHH: Tô chức bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn, trình độ khoa học – kỹ thuật – quản lý cho đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán, tô chức trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán thông tin hiện đại trong kế toán, tạo ra khả năng, điều kiện cho đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán thực hiện tốt trách nhiệm được giao, phát huy tốt vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục
3.2.1. Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Để phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra quá trình sử dụng, có nghĩa phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng TSCĐ, kế toán nên lựa chọn phương pháp tính khấu hao cho phù hợp với từng loại TSCĐ.
Ví dụ: Với xây dựng nhà cửa, vật kiến trúc, quyền sử dụng đất hao mòn hữu hình cũng như hao mòn vô hình chậm. Kế toán có thể áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thằng. Với các loại TSCĐ la máy móc thiết bị, phương tiện vận tải có hao mòn hữu hình nhanh và dụng cụ quản lý (nhất là các loại máy tính điện tử và các thiết bị tin học điện tử), phần mềm máy tính có hao mòn vô hình
nhanh thì kế toán nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh để có thể sớm thu hồi vốn sớm.
3.2.2. Về chứng tư và luân chuyển chứng tư
Việc thanh lý TSCĐ còn diễn ra chậm chạm bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Mỗi khi thanh lý hay nhượng bán công ty phải lập phiếu xác định tình trạng kinh tế và tình trạng kỹ thuật cho TSCĐ. Lập tờ trình xin thanh lý, vì vậy mất nhiều thời gian cho công việc này và làm ảnh hưởng đến việc quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty. Nên để TSCĐ thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó quản lý thanh lý, nâng cấp. Giám đốc là người kiểm tra cuối cùng, do đó nên bỏ lập tờ trình xin thanh lý TSCĐ.
3.2.3. Về sô kế toán chi tiết
- Kế toán cần tuân thủ nguyên tắc tròn tháng khi tính khấu hao và nên trích khấu hao cho từng tháng. Nếu có mở sô chi tiết liên quan đến khấu hao theo quý thì số liệu sẽ được tông hợp từ các sô chi tiết tháng.
- Cách đánh sô thẻ TSCĐ: Nhìn chung yêu cầu lớn nhất của việc đánh số này phải khoa học, giúp cho việc quản lý, hạch toán TSCĐ trên sô sách đươc dễ dàng. Nhất là hiện nay trong toàn công ty đang áp dụng mạng máy tính hệ thống chương trình kế toán.
3.2.4.Về sô tông hợp
Kế toán nên trích khấu hao cho từng tháng. Nếu có mở sô chi tiết liên quan đến khấu hao theo quý thì số liệu tông hợp từ các sô chi tiết tháng.
Việc sửa chữa lớn TSCĐ ở công ty hiện nay (Toàn bộ chi phí sửa chữa lớn đều được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng bộ phận chịu chi phí trong kỳ (điều này ảnh hưởng đến chỉ tiêu giá thành sản phẩm)).
Để khắc phục vấn đề này công ty thực hiện công tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất trong kỳ của các bộ phận sử dụng TSCĐ.Công tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có thể thực hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của Công ty
Chi phí sửa chữa lớn Trích trước CPSC lớn
TSCĐ phát sinh hàng kỳ kế toán
Số đã chi nhỏ hơn số trích trước
Việc thực hiện công tác trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ được dựa trên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ của công ty. Việc trích trước này được thực hiện ở các kỳ kế toán trong một niên độ kế toán.
Đến cuối niên độ kế toán căn cứ vào chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh và số đã trích trước kế toán có nghĩa vụ điều chỉnh cho phù hợp.
- Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ nhỏ hơn chi phí thực tế phát sinh kế toán ghi tăng chi phí hạch toán toàn bộ hoặc phân bô dần vào chi phí trong kỳ). Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ nhỏ hơn chi phí thực tế phát sinh (kế toán ghi tăng chi phí hạch toán toàn bộ, hoặc phân bô dần vào chi phí trong kỳ). Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì kế toán sẽ điều chỉnh giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
Với công tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ này sẽ làm ôn định tình hình giá thành sản xuất giữa các kỳ, đảm bảo tính ôn định của sản xuất kinh doanh.
3.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến tài sản cố định hữu hình của Công ty TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục
Công ty TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục là Công ty hoạt động chủ yếu về lĩnh vực du lịch và lữ hành do đó cũng ít những nghiệp vụ phát sinh về tài sản cố định hữu hình. Do vậy mà công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cũng hợp lý và phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, tô chức hệ thống sô sách như hiện nay công ty đang áp dụng cũng không cần phải thay đôi, bộ phận kế toán phải cập
nhật, tuân thủ các chế độ hệ thống sô sách theo Quyết định hiện hành để công ty được hoàn thiện bộ máy tô chức kế toán theo đúng quy định.
3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp
Trong vài năm trở lại đậy Công ty TNHH Dịch vụ Du lịch Giáo dục đã đạt được những thành công đáng kể, được thể hiện trong báo cáo tài chính thông qua kết quả kinh doanh của Công ty. Trong những năm qua công ty đã không ngừng thay đôi và hoàn thiện bộ máy tô chức quản lý, làm sao để thật gọn nhẹ, nhưng mang lại hiệu quả cao nhất. Trong bối cảnh đó, công tác kế toán tài sản cố định hữu