Là Công ty xây dựng nên việc thanh toán của Công ty được thực hiện theo tiến độ của công trình hay khối lượng thi công hoàn thành. Thông thường, ban đầu tư sẽ ứng trước cho Công ty một số tiền và sau khi hoàn thành thì thanh toán số tiền còn lại nhưng các nhà đầu tư thường trì hoãn việc trả tiền đúng thời hạn nhằm mục đích chiếm dụng vốn của đối tác nhằm tăng nguồn vốn kinh doanh cho mình. Vì vậy, nó có ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của Công ty khi nguồn vốn của Công ty bị chiếm giữ, làm hiệu quả sử dụng vốn của Công ty giảm. Mặc dù qua 3 năm 2010-2012 tình hình thu nợ của Công ty có nhiều khả quan khi mà Công ty đã rút ngắn số ngày một vòng quay xuống, tuy nhiên nó vẫn còn hơi cao vì vậy Công ty nên đưa ra một vài giải pháp để có thể giảm tình trạng nợ nần của đối tác và để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Khi ký kết hợp đồng thì chúng ta nên quy định rõ ràng những điều kiện cũng như
điều khoản thanh toán như: thời gian, số lượng, phương thức thanh toán và biện pháp xử lý nếu vi phạm hợp đồng.
Có chính sách tín dụng tích cực đối với khách hàng, cho chậm thanh toán với
chiết khấu cho khách hàng vì khi Công ty áp dụng chính sách chiết khấu thì sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán tiền nhanh hơn, cho nên Công ty không phải vay vốn để tài trợ cho nhu cầu vốn lưu động của mình, dẫn đến Công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lãi vay. Chi phí lãi vay Công ty tiết kiệm được chính là lợi nhuận thu được do áp dụng chính sách chiết khấu.để có thể thu nợ nhanh. Đối với những khách hàng có nợ quá hạn quá lâu cứ dây dưa không chịu thanh toán thì Công ty cần có những biện pháp mạnh, dứt khoát và cũng nên nhờ sự can thiệt của các cơ quan chức năng để có thể thu hồi khoản nợ đó nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển tài sản lưu động.
Để có thể đưa ra thời gian, số lượng, phương thức thanh toán hợp lý thì ban lãnh
đạo Công ty cần xác định tiến độ thi công, tiến độ bàn giao công trình.
Công ty cần theo dõi chi tiết, cụ thể khoản mục nợ phải thu vì nó chiếm một tỷ
trọng lớn trong khoản phải thu ngắn hạn để tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty.
Kế toán Công ty cũng nên lập ra một bảng danh sách theo dõi các khoản phải thu
khách hàng để có thể biết rõ tình hình thu nợ của Công ty và những trường hợp quá hạn, quá hạn bao lâu. Sau đó trình lên ban lãnh đạo để từ đó ban lãnh đạo có hướng giải quyết, xử lý với những trường hợp có nợ đã quá hạn.
Công ty cần xây dựng chính sách thu nợ để có thể thu hồi nợ đạt hiệu quả.
Công ty nên yêu cầu khách hàng thanh toán theo từng hạng mục của công trình.
Đối với khoản nợ ngắn hạn Công ty nên có những biện pháp đôn đốc khách hàng
thanh toán nhanh. Công ty cũng có thể đến tại Công ty khách hàng thu tiền, hay gọi điện nhắc nhở.
Đối với các khoản phải thu dài hạn nếu chưa đến hạn trả thì Công ty nên gửi thư
thông báo để cho khách hàng biết sắp đến thời hạn thanh toán. Nếu khách hàng dây dưa thì Công ty cần có những biện pháp mạnh để có thể thu hồi nợ sớm nhất có thể tránh cho khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty.
Trong hợp đồng ký kết giữa hai bên Công ty cũng nên đưa ra điều kiện yêu cầu
phía khách hàng tạm ứng trước một khoản và đưa ra thời gian cụ thể để thanh toán khoản nợ còn lại và quy định mức lãi suất theo thoả thuận của hai bên.
Công ty cũng cần lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng trường hợp khách hàng
không có khả năng thanh toán như: Công ty khách hàng bị phá sản, bị tổn thất lớn về tài sản…và khi đưa ra mức lập dự phòng thì bảo xem tình hình, đặc điểm từng khách hàng để lập dự phòng chính xác.
Với việc xây dựng các chính sách hợp lý, cụ thể và nếu Công ty thực hiện tốt điều đó thì sẽ giảm thiểu tối đa tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty và công tác thu hồi nợ của Công ty ngày càng tốt.