II. Các loại sản phẩm dịch vụ e-banking
6. Dịch vụ ngân hàng qua mạng máy tính toàn cầu (Internet banking)
6.2 Cách thức sử dụng internet banking
Để có thể sử dụng internet banking, trớc hết khách hàng cần phải mở một tài khoản giao dịch (tài khoản vãng lai hoặc tiền gửi không kỳ hạn) tại ngân hàng. Nếu là tài khoản chung từ hai ngời trở lên thì phơng thức điều hành tài khoản phải là mỗi đồng chủ tài khoản có thể độc lập thực hiện giao dịch thì mới có thể sử dụng đợc internet banking.
Sau đó, khách hàng sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ internet banking với ngân hàng. Trong đơn đăng ký sử dụng internet banking, khách hàng cần cung cấp các thông tin cá nhân nh họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, địa chỉ và số điện thoại liên hệ, các số tài khoản mà khách hàng muốn sử dụng internet banking và quan trọng nhất là mật khẩu an toàn (security password). Mật khẩu an toàn này (có thể bao gồm chữ và/hoặc số) do khách hàng tự đặt ra và đợc lu lại trong hệ thống máy tính của ngân hàng.
Bớc tiếp theo, ngân hàng sẽ liên lạc lại với khách hàng (bằng th hoặc email…) để báo cho họ biết mã số đăng ký khách hàng (còn gọi là số CRN hay Customer Registration Number) và số điện thoại của Trung tâm hỗ trợ khách hàng về internet banking.
Sau đó, khách hàng sẽ gọi điện tới ngân hàng theo số điện thoại này để lấy mật khẩu tạm thời để sử dụng internet banking. Trớc khi cung cấp mật khẩu tạm thời, nhân viên ngân hàng phải xác nhận đợc ngời đang liên hệ chính là chủ tài khoản bằng cách hỏi mật khẩu an toàn và một số thông tin cá nhân khác mà khách hàng đã cung cấp khi đăng ký. Lúc này khách hàng có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ internet banking.
Khi cần sử dụng internet banking, khách hàng sẽ kết nối vào địa chỉ trang web của ngân hàng và lựa chọn dịch vụ internet banking. Sau đó hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng nhập số CRN và mật khẩu tạm thời. Nếu đây là lần đầu tiên khách hàng sử dụng dịch vụ này, họ sẽ phải chấp nhận các Điều khoản và điều kiện sử dụng bằng cách nhắp chuột vào nút "đồng ý" trên màn hình. Các Điều khoản và điều kiện này qui định các quyền lợi và nghĩa vụ có liên quan đến việc sử dụng internet banking. Khách hàng nên đọc và hiểu rõ các điều khoản và điều kiện sử dụng này để sử dụng internet banking tốt hơn. Nếu không đồng ý, dịch vụ internet banking sẽ không đợc cung cấp. Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng phải đổi mật khẩu tạm thời do ngân hàng cung cấp sang mật khẩu riêng của mình. Số ký tự của mật khẩu khác nhau tuỳ qui định của từng ngân hàng nhng thông thờng là 8 ký tự. Để tăng thêm tính an toàn, mật khẩu này thờng thuộc loại có phân biệt dạng chữ (case-sensitive). Điều này có nghĩa là nếu trong mật khẩu có chữ hoa và chữ thờng, ví dụ nh "10To56Kt", thì khi nhập mật khẩu vào máy khách hàng phải đánh đúng nh vậy. Khi chọn mật khẩu, khách hàng cần tránh lấy những mật khẩu mà ngời khác dễ đoán ra nh tên mình hoặc tên vợ (chồng), con cái hoặc ngày sinh của họ, số điện thoại, … Nên chọn mật khẩu kết hợp nhiều loại ký tự nh chữ hoa, chữ thờng, số… và nên thay đổi thờng xuyên để đảm bảo an toàn. Cũng nh số PIN của thẻ rút tiền, mật khẩu này cũng phải giữ tuyệt đối bí mật vì nếu không ngời xấu khi biết mật khẩu có thể rút tiền khỏi tài khoản của khách hàng. Cũng để đảm bảo cho tính an toàn khi sử dụng internet banking, hệ thống này sẽ không cho phép truy cập thông tin nếu mật khẩu bị nhập sai ba lần. Để sử dụng trở lại, khách hàng cần liên lạc với Trung tâm trợ giúp khách hàng.
Trong trờng hợp khách hàng quên mật khâủ, họ sẽ cần phải liên hệ với Trung tâm hỗ trợ khách hàng để yêu cầu đợc cấp lại mật khẩu khác. Và khi nhập mật khẩu mới này vào máy, hệ thống sẽ yêu cầu khách đổi lại mật khẩu khác của riêng mình.
Ngoài các biện pháp đảm bảo an toàn bằng mật khẩu nói trên, các ngân hàng còn sử dụng một loạt các biện pháp bổ trợ khác nh hệ thông tờng lửa (fire walls) và mã hoá dữ liệu (data encryption).
Sau khi đã kết nối thành công vào dịch vụ internet banking của ngân hàng, khách hàng có thể tuỳ ý lựa chọn các dịch vụ theo yêu cầu nh:
• Xem số d tài khoản:
Dịch vụ này cho phép khách hàng xem chi tiết số d các tài khoản có kết nối vào internet banking. Khách hàng chỉ cần đơn giản nhắp đúp chuột vào số tài khoản cần xem. Khách hàng không chỉ biết số d hiện thời trên tài khoản mà còn cả số d đợc phép sử dụng nữa. Số d đợc phép sử dụng là số tiền thực có trong tài khoản và không bao gồm bất kỳ khoản tiền gửi nào cha đợc bù trừ hoặc giá trị nào cha đợc hạch toán so với số d. Ví dụ: số d tài khoản đang là 5 triệu đồng, nếu khách hàng đi mua sắm bằng thẻ hết 300.000 đồng thì số tiền này sẽ đợc giữ lại nhng cha trừ ngay vào tài khoản. Nh vậy, số d hiện thời của tài khoản là 5 triệu đồng và số d đợc phép sử dụng là 4.700.000 đồng.
• Xem các giao dịch đã xảy ra trên tài khoản:
Số lợng các giao dịch có thể xem đợc tuỳ thuộc vào hệ thống của từng ngân hàng, có thể từ 10 giao dịch gần nhất đến các giao dịch trong vòng vài tháng trở lại. Các thông tin này đợc cập nhật tới từng phút nên các khách hàng, đặc biệt là khách hàng công ty có thể theo dõi tình hình tài chính của mình một cách hiệu quả.
Không những thế, khách hàng còn có thể chuyển các thông tin này xuống phần mềm kế toán của mình để tự thiết kế ra báo cáo riêng.
• Chuyển tiền giã các tài khoản trong cùng hệ thống
Với dịch vụ này khách hàng có thể chuyển tiền giữa các tài khoản trong cùng hệ thống của ngân hàng. Các tài khoản trong cùng hệ thống này có thể là tài khoản của cùng một khách hàng hoặc của khách hàng này trả cho một ngời khác cũng có tài khoản tại ngân hàng đó. Giao dịch này thờng có giá trị ngay lập tức và không có giới hạn về số tiền chuyển, miễn là có đủ tiền trong tài khoản. Khách hàng có thể lập lệnh chuyển tiền loại này bất cứ lúc nào phù
hợp, kể cả nửa đêm hay ngày nghỉ hoặc ngày lễ và lệnh thanh toán sẽ có giá trị ngay trong ngày. Tuy nhiên, do những hạn chế đợc qui định trong luật của từng quốc gia mà một số ngân hàng chỉ cho phép chuyển tiền giữa các tài khoản có cùng một loại tiền tệ nh cùng là tiền VND hoặc cùng là USD.
• Lập lệnh chuyển tiền:
Khách hàng có thể lập lệnh chuyển tiền đến một hạn mức theo qui định của ngân hàng. Nếu vào ngày thanh toán, khách hàng bận hoặc đi công tác xa, họ có thể lập lệnh chuyển tiền sớm, có ngân hàng cho phép lập lệnh sớm đến một năm. Nếu lệnh chuyển tiền vợt quá hạn mức thanh toán qui định hoặc không có đủ tiền trong tài khoản vào ngày thanh toán thì lệnh đó sẽ không đợc thực hiện. Thông thờng, khách hàng sẽ đợc báo khi lệnh chuyển tiền bị từ chối bằng một thông báo hiện trên màn hình máy tính hoặc bằng th. Trong trờng hợp khách hàng làm nhiều lệnh chuyển tiền một lúc đi từ cùng một tài khoản, ngân hàng sẽ có quyền xác định thứ tự u tiên thực hiện các lệnh này. Thờng thì khoảng 3 ngày làm việc sau thì ngời thụ hởng sẽ nhận đợc tiền.
• Các lệnh thanh toán định kỳ (standing orders) và lệnh ghi nợ trực tiếp (Direct Debits)
Khi cần phải thanh toán các khoản tiền cố định theo một chu kỳ nhất định nh tiền phí bảo hiểm nhân thọ hay tiền thuê nhà chẳng hạn, nếu đến ngày thanh toán khách hàng quên hoặc đi công tác vắng nên không thể thực hiện đợc thì khách hàng có thể phải trả tiền phạt do trả chậm hoặc thậm chí bị huỷ hợp đồng. Mà trong cuộc sống hàng ngày, có khá nhiều thứ phải thanh toán nh vậy thì làm sao có thể nhớ hết. Standing order sẽ mang lại sự thanh thản cho khách hàng. Lệnh standing order cho phép khách hàng chỉ cần lập một lần, sau đó lệnh sẽ đợc tự động thực hiện theo một chu kỳ nhất định do khách hàng lựa chọn. Chu kỳ thanh toán rất đa dạng, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay vào một ngày nhất định nào đó trong tháng…
Không chỉ có những khoản thanh toán định kỳ với số tiền cố định mà trong cuộc sống hàng ngày ta còn phải thanh toán rất nhiều loại hoá đơn với số tiền "không biết trớc" nh tiền điện, điện thoại, cớc internet,…Sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức nếu cứ phải làm từng lệnh thanh toán, kể cả khi thực hiện bằng internet. Để thoát khỏi những phiền toái này, khách hàng chỉ cần sử dụng dịch vụ lệnh ghi nợ trực tiếp (Direct Debit). Direct Debit là một lệnh chuyển
tiền điện tử từ tài khoản giao dịch của ngời trả tiền mà lệnh thanh toán do ng- ời thụ hởng đa ra. Khi muốn sử dụng Direct Debit với một công ty nào đó, khách hàng sẽ phải ký một bản thoả thuận. Theo bản thoả thuận này, khách hàng sẽ đồng ý cho công ty đó thu tiền thanh toán cho các hoá đơn dịch vụ trực tiếp từ tài khoản của khách hàng vào một ngày nhất định trong kỳ. Khách hàng sẽ giữ lại một bản thoả thuận để tham khảo khi cần. Lu ý rằng, một khi bản thoả thuận đã đợc ký, công ty đó có quyền truy nhập vào tài khoản của khách hàng mà không phải có sự cho phép gì thêm từ phía khách hàng trừ khi khách hàng yêu cầu huỷ bản thoả thuận. Một số công ty có thể sẽ yêu cầu khách hàng phải thông báo trớc một số ngày bằng văn bản khi muốn huỷ bản thoả thuận sử dụng thanh toán bằng Direct Debit. Hàng tháng khách hàng sẽ kiểm tra tất cả các khoản thanh toán đợc liệt kê trên bản báo cáo tài khoản xem có chính xác không. Nếu phát hiện ra bất cứ sai sót gì trên báo cáo tài khoản, cần báo ngay cho ngân hàng biết. Ngân hàng sẽ có trách nhiệm xem xét lại giao dịch đó, nếu đúng là có sai sót phải sửa ngay trong ngày hoặc nếu không phải trả lời bằng văn bản cho khách hàng.
Với internet banking, khách hàng có thể xem, sửa đổi các chi tiết trên lệnh standing order hoặc huỷ standing order. Khách hàng cũng có thể xem các lệnh standing order hoặc các lệnh Direct Debit đã bị huỷ hoặc hết hạn.
• Lệnh ngừng thanh toán séc
Với dịch vụ này khách hàng có thể yêu cầu ngân hàng ngừng thanh toán cho một hoặc nhiều séc, tất nhiên với điều kiện là các séc này cha đợc thanh toán. Khách hàng có thể phải trả phí cho dịch vụ này.
• Thay đổi địa chỉ và thông tin cá nhân
Khách hàng có thể thông báo cho ngân hàng bất cứ thay đổi nào về địa chỉ liên lạc và thông tin cá nhân của mình nh số điện thoại, số fax, địa chỉ email... Tuy nhiên, một số thông tin không thể thay đổi bằng internet banking nh họ của khách hàng chẳng hạn. Nếu có thay đổi họ (ví dụ ở nớc ngoài, sau khi phụ nữ lấy chồng thì đổi sang họ của chồng), khách hàng cần cung cấp cho ngân hàng một số giấy tờ chứng minh nh giấy đăng ký kết hôn chẳng hạn.