2.1.3. 1 Tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty AFC Sài Gũn
+ Tại Cụng ty:
Bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh hội đồng quản trị, bao gồm 3 thành viờn: Chủ tịch hội đồng quản trị, phú chủ tịch hội đồng quản trị và 1 uỷ viờn.
Trụ sở chớnh của Cụng ty được đặt tại Thành phố Hồ Chớ Minh, ngoài ra Cụng ty cũn cú 2 chi nhỏnh ở Hà Nội và Thành phố Cần Thơ .
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy: Do chi nhỏnh Hà Nội là chi nhỏnh lớn nờn được tổ chức hoạt động độc lập với Cụng ty, thực hiện hạch toỏn độc lập, cũn chi nhỏnh ở Cần Thơ hoạt động dưới sự quản lý của Cụng ty, hạch toỏn phụ thuộc vào Cụng ty, bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty là Bỏo cỏo hợp nhất theo phương thức cộng bỏo cỏo của chi nhỏnh Hà Nội với Cụng ty.
Giỏm đốc Cụng ty: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày tại Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị về hoạt động của Cụng ty, là người đại diờn phỏp luật của Cụng ty.
Phú giỏm đốc Cụng ty: tư vấn, giỳp việc cho Giỏm đốc, thực hiện cỏc cụng việc được giỏm đốc giao và trực tiếp quản lý điều hành hoạt động của cỏc phũng nghiệp vụ tại cỏc chi nhỏnh do mỡnh phụ trỏch.
Phũng phỏt triển kinh doanh: Cú chức năng nghiờn cứu bổ sung và hoàn thiện cỏc dịch vụ Cụng ty đang cung cấp, xõy dựng chiến lược phỏt triển, củng cố và tạo lập thờm cỏc mối quan hệ với cỏc đối tỏc của Cụng ty.
Phũng tổ chức Hành chớnh, Tài vụ: Thực hiện chức năng của phũng Hành chớnh tổng hợp và phũng tài chớnh kế toỏn, thực hiện cỏc cụng việc:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ mỏy của cụng ty AFC Sài Gũn Giám đốc công ty Phó giám đốc công ty kiêm giám đốc CN Hà Nội Chi nhánh Hà Nội Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 3 Phòng hành chính tài vụ Phó giám đốc công ty kêm giám đốc CN Cần Thơ Chi nhánh Cần Thơ Các chủ nhiệm kiểm toán Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 5 Phó giám đốc công ty Phòng nghiệp vụ 4 Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 3 phòng nghiệp vụ 6 Bộ phận t vấn BDO Phòng phát triển kinh doanh phòng tổ chức hành chính và tài vụ Bộ phận đào tạo bên ngoài
_ Quản lý hành chớnh và nhõn sự trong Cụng ty và chi nhỏnh, lờn kế hoạch về lao động, tiền lương, mua sắm đồ dựng văn phũng, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh và cụng tỏc quản trị doanh nghiệp, quản lý cụng văn...
_ Quản lý tài chớnh của Cụng ty và chi nhỏnh, thực hiện cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tiền trong kinh doanh, hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo chế độ kế toỏn hiện hành.
Bộ phận đào tạo bờn ngoài: Cụng ty đó xõy dựng “Chương trỡnh huấn luyện chuyờn nghiệp liờn tục” nhằm đảm bảo cho cỏc nhõn viờn nghiệp vụ cú đầy đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm kiểm toỏn, nõng cao chất lượng cỏc cuộc kiểm toỏn. Ngoài việc đào tạo cho cỏc nhõn viờn của Cụng ty, bộ phận này cũn thực hiện dịch vụ huấn luyện đào tạo cho khỏch hàng.
Bộ phận tư vấn BDO: Bao gồm cỏc chuyờn gia tư vấn, thực hiện tư vấn và kiểm toỏn cỏc khỏch hàng mà BDO chuyển qua.
+ Tại chi nhỏnh Hà Nội:
Việc tổ chức quản lý này tạo sự thuận lợi, linh hoạt trong hoạt động của chi nhỏnh, cỏc chi nhỏnh độc lập quyết định hoạt động của mỡnh dựa trờn điều lệ và quy định của Cụng ty đồng thời tự chịu trỏch nhiệm về kết quả hoạt động của mỡnh.
Bộ mỏy quản lý của chi nhỏnh (sơ đồ 2) bao gồm:
Giỏm đốc chi nhỏnh: Thực hiện quản lý, điều hành hoạt động của chi nhỏnh, thực hiện cỏc cụng việc được Giỏm đốc Cụng ty giao và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Cụng ty và hội đồng quản trị về hoạt động của chi nhỏnh.
Phú giỏm đốc chi nhỏnh (2 người): Thực hiện và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc chi nhỏnh về cỏc cụng việc được giao và quản lý điều hành hoạt động của phũng nghiệp vụ 1 và phũng nghiệp vụ 2.
Phũng nghiệp vụ: Chi nhỏnh cú 3 phũng nghiệp vụ là bộ phận trực tiếp mang lại doanh thu cho cụng ty và là nhõn tố quyết định sự phỏt triển của cụng ty, trong
đú phũng nghiệp vụ 3 cỏc nhõn viờn là kỹ sư xõy dựng thường tập trung ở phũng nghiệp vụ 3. Tuy nhiờn về cơ bản thỡ chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng nghiệp vụ là như nhau, đều cú thể thực hiện cỏc cụng việc: kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh cỏc doanh nghiệp, dự ỏn, bỏo cỏo quyết toỏn vốn đầu tư xõy dựng cơ bản, tư vấn... Đõy là điểm khỏc biệt với nhiều Cụng ty Kiểm toỏn khỏc là thường phõn chia cỏc phũng chuyờn theo từng chức năng: Kiểm toỏn xõy dựng cơ bản, tư vấn, Kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh cỏc doanh nghiệp... Cỏch phõn chia này giỳp cho cỏc nhõn viờn của Cụng ty cú điều kiện để nõng cao kiến thức, hiểu biết và trỡnh độ của mỡnh trờn nhiều lĩnh vực, từ đú nõng cao chất lượng cỏc cuộc kiểm toỏn.
Bộ phận Hành chớnh, Tài vụ: Phụ trỏch cỏc cụng tỏc kế toỏn, quản lý nhõn sự, lương và cỏc cụng việc khỏc của Cụng ty.
2.1.3.2.Tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại Cụng ty AFC Sài Gũn
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty bao gồm 3 người: Kế toỏn trưởng, thủ quỹ và kế toỏn viờn. Cụng tỏc kế toỏn được tiến hành theo đỳng cỏc nguyờn tắc kế toỏn và hệ thống kế toỏn doanh nghiệp mà Bộ tài chớnh đó ban hành theo quyết định 1141/TC-CĐKT ngày 01/11/1995.
Niờn độ kế toỏn của Cụng ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Kế toỏn ghi sổ và lập bỏo cỏo tài chớnh theo đơn vị VNĐ, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh cú liờn quan đến ngoại tệ phải được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giỏ thực tế ngày phỏt sinh nghiệp vụ, cỏc khoản tiền cụng nợ bằng ngoại tệ chưa được thanh toỏn cuối kỳ được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giỏ thực tế bỡnh quõn liờn ngõn hàng vào thời điểm cuối kỳ.
Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh chủ yếu tập trung vào tài khoản tạm ứng, thanh toỏn cho cụng nhõn viờn, khoản cụng nợ, doanh thu, trong đú cỏc khoản tạm ứng cho nhõn viờn đều phải được sự phờ duyệt của giỏm đốc.
Cụng ty sử dụng hệ thống chứng từ sổ sỏch theo quy định của Bộ tài chớnh, đảm bảo độ tin cậy của cỏc thụng tin kế toỏn phản ỏnh trờn chứng từ sổ sỏch.
2.2. Quy trỡnh kiểm toỏn tài sản cố định trong kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh do cụng ty kiểm toỏn và tư vấn tài chớnh kế toỏn Sài Gũn thực hiện
Trước khi tiến hành một cuộc kiểm toỏn, cụng việc đầu tiờn cụng ty AFC làm là tiếp cận khỏch hàng. Cụng việc này được tiến hành với từng khỏch hàng, nếu là khỏch hàng mới (nhận kiểm toỏn năm đầu tiờn) bắt đầu bằng việc khỏch hàng trực tiếp liờn hệ với cụng ty để yờu cầu kiểm toỏn hoặc là qua sự quen biết ngoại giao của ban giỏm đốc cụng ty hoặc được giới thiệu… Cũn đối với khỏch hàng thường xuyờn hoặc đó được cụng ty kiểm toỏn nhiều năm thỡ cụng ty cú thể liờn hệ với khỏch hàng hay khỏch hàng cú thể liờn hệ với cụng ty nếu cú nhu cầu về kiểm toỏn qua thư mời kiểm toỏn.
Qua thư mời kiểm toỏn, ban giỏm đốc AFC Sài Gũn tiến hành trao đổi với ban giỏm đốc đơn vị được kiểm toỏn về những thụng tin cần thiết liờn quan đến hoạt động của đơn vị khỏch hàng và liờn quan tới cụng việc kiểm toỏn sau này như: ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, cụng tỏc tổ chức quản lý, khả năng phỏt triển… Sau đú hai bờn đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng kiểm toỏn, kốm theo hợp đồng kiểm toỏn là một bản kế hoạch kiểm toỏn trong đú cú trỡnh bày đầy đủ những cụng việc kiểm toỏn viờn thực hiện, bố trớ số kiểm toỏn viờn thực hiện và mức giỏ phớ kiểm toỏn phự hợp.
Cụng ty ABC và H là hai khỏch hàng đó được AFC Sài Gũn kiểm toỏn từ năm 2003 nờn cụng ty này cú thể đỏnh giỏ là khỏch hàng thường xuyờn của AFC Sài Gũn. Vào thỏng 1 năm 2005, AFC đó chủ động liờn hệ với cụng ty ABC và cụng ty JKL thụng qua thư chào cung cấp dịch vụ cho niờn độ kế toỏn kết thỳc ngày 31 thỏng 12 năm 2004. Tiếp cận khỏch hàng là bước khởi đầu, tương đối quan trọng trong toàn cuộc kiểm toỏn. Nú quyết định cuộc kiểm toỏn cú được tiến hành hay khụng.