Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết, nhưng cũng khơng cứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong cơng tác mua hàng.
Phương án mua hàng thường được xác lập cho từng thương vụ mua hàng hoặc một chu kì ngắn. Với những sản phẩm và dịch vụ mà thời gian cung ứng dài, phương án mua hàng phải được xây dựng sớm cho từng thời kì kinh doanh.
Phương án mua hàng là một tài liệu rất cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Phương án mua hàng có thể xây dựng theo nhiều hình thức khác nhau như:
- Bản mơ tả những hàng hóa cần mua: chỉ rõ một số đặc tính của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp có nhu cầu.
- Phương án chi tiết: bao gồm những dự tính của doanh nghiệp nhằm triển khai mua hàng hóa dịch vụ nó giúp cho doanh nghiệp quyết định nhanh chóng sẽ mua hàng gì, ở đâu, số lương bao nhiêu… Ngoài ra, phương án mua hàng cũng sẽ cho phép các nhà
cung ứng nhận biết nhanh chóng những yêu cầu của doanh nghiệp về hàng hóa và dịch vụ có nhu cầu.
Phương án mua hàng cần làm rõ một số nội dung cơ bản sau đây:
+ Mục tiêu mua hàng: Mục tiêu mua hàng được cụ thể hóa cho từng lần mua. + Tên, loại sản phẩm, dịch vụ cần mua.
+ Quy cách, tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ. + Số lượng từng loại sản phẩm và dịch vụ.
+ Giao nhận: Làm rõ những vấn đề đo lường, kiểm tra các tiêu chuẩn, các sai số cho phép,…
+ Thời hạn giao hàng + Thời hạn thanh toán
+ Các điều kiện về bảo hành: phương án mua hàng cần nêu rõ điều kiện bảo hành tối thiểu cần có.
+ Các điều kiện về bảo trì: cần làm rõ được loại bảo trì mong muốn, các linh kiện thay thế, thời hạn bảo trì…
+ Đào tạo chuyển giao
+ Các tài liệu đi kèm: bao gồm các tài liệu về sơ đồ, hướng dẫn sử dụng, sửa chữa, giấy chứng nhận nguồn gốc nguyên vật liệu, chứng nhận xét nghiệm, các biên bản về thử nghiệm…
+ Sở hữu trí tuệ
+ Một số địa chỉ nhà cung ứng có thể: một phương án mua hàng tốt cần đưa ra được những chỉ dẫn trong quá trình mua hàng. Gợi mở một số nhà cung ứng có thể, và đánh giá năng lực của các nhà cung ứng này theo các thông tin thu thập được.