NVL của Công ty nhiều, đa dạng nhưng giá cả NVL trên thị trường thường xuyên biến động, một mặt do những điều kiện khách quan tác động đến làm giá trị NVL giảm. Vì thế Công ty cần tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để giảm bớt rủi ro và có nguồn để bù đắp khi NVL bị giảm giá, mặt khác xác định giá trị thực tế của HTK trên hệ thống báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá (bao gồm cả HTK bị
hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu về kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang).
* Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty cần chú ý:
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập cần tuân theo quy định của Chuẩn mực kế toán và quy định chế độ tài chính hiện hành.
- Việc lập dự phòng giảm giá HTK phải tính theo từng thứ vật liệu và được thực hiện thống nhất trong toàn Công ty.
- Công ty chỉ lập dự phòng cho những NVL thuộc quyền sở hữu của mình, có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho.
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng giá gốc giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo.
* Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau:
- Xác định giá gốc hàng tồn kho: Bao gồm giá mua, chi phí thu mua và một số chi phí khác liên quan trực tiếp đến mua hàng tồn kho.
- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho: Là giá bán ước tính của HTK trong kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá trị thuần được xác đinh như sau:
Mức trích dự phòng
giảm giá vật tư =
Số lượng vật tư tồn
kho bị giảm giá X
Mức giảm vật tư Trong đó: Mức giảm vật tư = Giá trị trên sổ kế toán -
Giá trị thuần có thể thực hiện tại thời điểm lập báo cáo tài chính Khi ước tính giá trị hàng tồn kho cần chú ý đến sự biến động giá HTK trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính để xác định lại mức dự phòng đã lập.
- Công ty cần mở tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”:
Bên Nợ: Phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn trong kỳ.
Bên Có: Phản ảnh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá HTK ghi: Nợ TK 632: Giá vốn bán hàng (chi tiết dự phòng giảm giá HTK)
Nếu mức dự phòng giảm giá năm sau cao hơn năm trước Công ty tiến hàng trích lập thêm theo bút toán trên. Nếu thấp hơn thì số chênh lệch được hoàn nhập:
Nợ TK 159: Mức hoàn nhập dự phòng Có TK 632: Giá vốn hàng bán Công ty có thể lập dự phòng theo bảng sau:
STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá đơn vị ghi sổ
Giá tại ngày kiểm kê
Mức dự phòng cần lập
Bảng 3.4: Bảng lập dự phòng NVL
Bên cạnh đó Công ty cần xây dựng chế độ thưởng phạt hợp lý. Công ty nên thực hiện đầy đủ chế độ thưởng phạt, tăng cường kỷ luật sản xuất với các công nhân vi phạm chế độ lao động làm thất thoát vật chất đồng thời đề ra chế độ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm NVL, nâng cao chất lượng công trình.
Ví dụ minh họa:
Tại ngày 31/12/2011, Công ty có 22.975 kg thép ϕ 8 tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho này (bao gồm các chi phí vận chuyển, lưu kho, bãi) là 14.300 đồng/kg. Cũng tại thời điểm này, giá thành của thép ϕ 8 trên thị trường là 14.250 đồng/kg. Giả định các chi phí khác ước tính để tiêu thụ thép ϕ 8 là 1.100 đồng/kg, nghĩa là giá trị thuần có thể thực hiện được của một đơn vị thép ϕ 8 là 13.150 đồng/kg (14.250 - 1.100), khi đó Công ty cần phải trích lập một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho nguyên vật liệu chính cuối kỳ kế toán năm 2012 là : 22.975 x (14.300 - 13.150) = 26.421.250 đồng.