- Bước 1:Người giao hàng đem nguyên vật liệu cùng các chứng từ kèm theo như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường,…Chuyển đến bộ phận thu mua.
- Bước 2: Bộ phận thu mua kiểm tra hàng hóa và các chứng từ liên quan. Ký xác nhận vào giấy đề nghị nhập kho. Chuyển đến bộ phận kiểm nghiệm.
- Bước 3: Bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra số lượng, chất lượng phẩm chất, quy cách đặt mua. Lập một biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu.
- Bước 4: Thủ kho lập phiếu nhập kho, nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số lượng nguyên vật liệu thực nhập.
- Bước 5: Chuyển cho người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và giao hàng.
- Bước 6: Thủ kho nhận lại phiếu nhập kho và ghi thẻ kho. Chuyển phiếu nhập kho cùng các chứng từ liên quan cho kế toán vật tư.
- Bước 7: Kế toán vật tư nhận phiếu nhập kho ghi rõ số lượng nhập theo chứng từ bên cung cấp nguyên vật liệu chuyển cho và đơn giá, thành tiền.
- Bước 8: Kế toán bộ phận có liên quan tự động ghi sổ kế toán có liên quan.
Người giao hàng Bộ phận thu mua Bộ phận kiểm nghiệm
Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán bộ phận liên
quan như thanh toán….
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu
NVL về và các chứng từ liên quan như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị nhập kho…. Kiểm tra, ký xác nhận vào giấy đề nghị nhập kho. Lập biên bản kiểm nghiệm NVL có đúng đủ số lượng, chất lượng, quy cách … Nhập kho NVL. Viết phiếu nhập kho ghi rõ số lượng thực tế nhập kho. Nhận lại phiếu nhập kho và Ghi thẻ kho Nhận phiếu nhập kho ghi số lượng, đơn giá theo chứng từ nhận được …và các chứng từ kế toán như Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường…Ghi sổ chi tiết vật liệu
Tự động ghi sổ kế toán có liên quan
Lưu chứng từ Kí vào phiếu
nhập kho và giao hàng
2.4.4. Quy trình ghi sổ kế toán nhập kho NVL
Quy trình ghi sổ kế toán nhập kho NVL
Sơ đồ 2.3:Quy trình ghi sổ vật liệu nhập kho Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
Trình tự hạch toán nhập kho NVL
Khi các công trình phát sinh nhu cầu về NVL để thực hiện hoạt động xây lắp, các tổ sản xuất sẽ báo về cho phòng kế hoạch dự án. Phòng kế hoạch dự án căn cứ vào dự toán vật tư đã lập cho công trình, hạng mục công trình đó để phê duyệt quyết định mua vật tư và gửi xuống phòng vật tư. Phòng vật tư dựa trên quyết định phê duyệt của tổ chức, sẽ đi tìm hiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thu mua vật tư.
Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn GTGT giao cho Công ty (Liên 2) đồng thời chuyên chở số vật tư trên đến tại kho Công ty hoặc đến chân công trình. Tại kho tại công trình, Công ty cử cán bộ đến nhận hàng đồng thời tổ chức kiểm nghiệm số vật tư trên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng.
Tuy nhiên các công trình Công ty đảm nhiệm thường ở rất xa trụ sở chính nên vật tư mua về thường không nhập kho Công ty (rồi xuất đến các công trình) mà chủ yếu là các tổ, đội công trình tự thu mua và báo cáo lên cho Công ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển NVL. Lúc đó các tổ, đội công trình phải thu thập đầy đủ chứng từ gốc trong việc thu mua vật tư gửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ.
Nhật ký chung Thẻ kho
Sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Bảng kê nhập
Sổ cái TK Phiếu nhập kho
CỤC THUẾ TP THANH HÓA
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Số: 0009612
Ngày 05 tháng 05 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Ngọc Kỳ Mã số thuế: 2800672607
Địa chỉ:
Điện thoại: ……… Số tài khoản: ………. Họ tên người mua hàng: Hà Minh Thuần
Tên đơn vị: Công ty CPXD Thái Hà Mã số thuế: 2800842760
Địa chỉ: Đồng Tâm – Thiết Ống – Bá Thước – Thanh Hóa Hình thức thanh toán: Chi - TM
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 1 3 = 1x2
1 Thép ϕ 8 Mét 3721 14.500 53.954.500
2 Thép ϕ 20 Mét 1725 14.800 25.530.000
Cộng tiền hàng 79.484.500
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 7.948.450 Tổng cộng tiền thanh toán: 87.483.950
Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi bảy triệu bốn trăm tám ba nghìn chín trăm năm mươi đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng
Khi nguyên vật liệu được chuyển tới kho hoặc chân công trình thì Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệp vật tư. Xác định số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Công ty tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa” để xác định tình trạng của nguyên vật liệu.
Nếu nguyên vật liệu đạt chất lượng tốt, đúng với yêu cầu trong hợp đồng mua bán thì kế toán vật liệu ở phòng tài vụ sẽ lập “phiếu nhập kho” cùng “hoá đơn GTGT” xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và biên bản kiểm
Công ty CPXD Thái Hà Mẫu số 03 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VÂT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HÓA
Ngày 05 tháng 05 năm 2011
Căn cứ vào: Hóa đơn GTGT số 009612 ngày 05 tháng 05 năm 2011 của Công ty TNHH Ngọc Kỳ Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Hà Minh Thuần Chức vụ: Thủ kho Đại diện: Công ty CPXD Thái Hà - Trưởng ban
+ Ông: Phạm Đình Dũng Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật Đại diện: Công ty CPXD Thái Hà - Ủy viên
+ Ông: Nguyễn Văn Thắng Chức Vụ: Cán bộ Công ty Đại diện: Công ty TNHH Ngọc Kỳ- Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên nhãn hiệu quy Mã số Phương thức Đơn vị tính Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép ϕ 8 Mét 3721 3721 2 Thép ϕ 20 Mét 1725 1725 Cộng 5.446 5.446
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
nghiệm vật tư sẽ ghi vào cột thực nhập ở cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Dựa vào số lượng và đơn giá trong hoá đơn GTGT kế toán ghi vào phiếu nhập kho để theo dõi quá trình mua hàng và tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên, đóng dấu)
ĐƠN VỊ: Mẫu số 01 - VT
CÔNG TY CPXD THÁI HÀ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 05 tháng 05 năm 2011
Số : PNK01/Tϕ
Nợ: 152 Có: 111 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Ngọc Kỳ
Theo hóa đơn số 009612 ngày 05 tháng 05 năm 2011 của Công ty TNHH Ngọc Kỳ Nhập tại kho: Kho công ty
TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D (1) (2) (3) (4)= (2) x (3) 1 Thép ϕ 8 Mét 3721 3721 14.500 53.954.500 2 Thép ϕ 20 Mét 1725 1725 14.800 25.530.000 Cộng 79.484.500
Tổng số tiền (Bằng chữ):Bảy mươi chín triệu bốn trăm tám tư nghìn năm trăm đồng./.
CỤC THUẾ TP THANH HÓA
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Số: 0009675
Ngày 10 tháng 05 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Giang Mã số thuế: 2800726098
Địa chỉ:
Điện thoại: ……… Số tài khoản: ………. Họ tên người mua hàng: Trịnh Khắc Kim
Tên đơn vị: Công ty CPXD Thái Hà Mã số thuế: 2800842760
Địa chỉ: Đồng Tâm – Thiết Ống – Bá Thước – Thanh Hóa Hình thức thanh toán: Chi - TM
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 1 3 = 1x2
1 Ống thép mạ DK 15 Mét 5010 25.000 125.250.000
2 Ống thép mạ DK 20 Mét 7210 29.000 209.090.000
Cộng tiền hàng 334.340.000
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 33.434.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 367.774.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu bảy triệu bảy trăm bảy tư nghìn đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng
Công ty CPXD Thái Hà Mẫu số 03 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VÂT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HÓA
Ngày 10 tháng 05 năm 2011
Căn cứ vào: Hóa đơn GTGT số 009675 ngày 10 tháng 05 năm 2011 của Công ty TNHH Trường Giang
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Hà Minh Thuần Chức vụ: Thủ kho Đại diện: Công ty CPXD Thái Hà - Trưởng ban
+ Ông: Phạm Đình Dũng Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật Đại diện: Công ty CPXD Thái Hà - Ủy viên
+ Ông: Nguyễn Xuân Lợi Chức Vụ: Cán bộ Công ty Đại diện: Công ty TNHH Trường Giang- Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên nhãn hiệu quy Mã số Phương thức Đơn vị tính Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Ống thép mạ DK 15 Mét 5010 5010 2 Ống thép mạ DK 20 Mét 7210 7210 Cộng 12.220 12.220
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên, đóng dấu)
ĐƠN VỊ: Mẫu số 01 - VT
CÔNG TY CPXD THÁI HÀ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 05 năm 2011
Số :PNK05/DK
Nợ: 152 Có: 111 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Trường Giang
Theo hóa đơn số 009675 ngày 10 tháng 05 năm 2011 của Công ty TNHH Trường Giang Nhập tại kho: Kho công ty
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D (1) (2) (3) (4)= (2) x (3) 1 Ống thép mạ DK 15 Mét 5010 5010 25.000 125.250.000 2 Ống thép mạ DK 20 Mét 7210 7210 29.000 209.090.000 Cộng 334.340.000
Tổng số tiền (Bằng chữ):Ba trăm ba tư triệu ba trăm bốn mươi nghìn đồng./.
CỤC THUẾ TP THANH HÓA
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Số: 0009865
Ngày 25 tháng 05 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phúc Hà Mã số thuế: 2800672650
Địa chỉ:
Điện thoại: ……… Số tài khoản: ………. Họ tên người mua hàng: Hà Minh Thuần
Tên đơn vị: Công ty CPXD Thái Hà Mã số thuế: 2800842760
Địa chỉ: Đồng Tâm – Thiết Ống – Bá Thước – Thanh Hóa Hình thức thanh toán: Chi - TM
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 1 3 = 1x2
1 Ống TP C1 21 Mét 4000 10.715 42.860.000
Cộng tiền hàng 42.860.000
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 4.286.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 47.146.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn bảy triệu một trăm bốn sáu nghìn đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng
Công ty CPXD Thái Hà Mẫu số 03 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VÂT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HÓA
Ngày 25 tháng 05 năm 2011
Căn cứ vào: Hóa đơn GTGT số 009865 ngày 25 tháng 05 năm 2011 của Công ty TNHH Phúc Hà Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Hà Minh Thuần Chức vụ: Thủ kho Đại diện: Công ty CPXD Thái Hà - Trưởng ban
+ Ông: Phạm Đình Dũng Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật Đại diện: Công ty CPXD Thái Hà - Ủy viên
+ Ông: Bùi Mạnh Nghĩa Chức Vụ: Cán bộ Công ty Đại diện: Công ty TNHH Phúc Hà- Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên nhãn hiệu quy Mã số Phương thức Đơn vị tính Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Ống TP C1 21 Mét 4000 4000 Cộng 4.000 4.000
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên) (ký họ tên, đóng dấu)
CÔNG TY CPXD THÁI HÀ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 05 năm 2011
Số :PNK10/TP
Nợ: 152 Có: 111 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Phúc Hà
Theo hóa đơn số 009865 ngày 25 tháng 05 năm 2011 của Công ty TNHH Phúc Hà Nhập tại kho: Kho công ty
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D (1) (2) (3) (4)= (2) x (3) 1 Ống TP C1 21 Mét 4000 4000 10.715 42.860.000 Cộng 42.860.000
Tổng số tiền (Bằng chữ):Bốn mươi hai triệu tám trăm sáu mươi nghìn đồng./.