II. TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP
2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng gồm rất nhiều loại và nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức tổng hợp, hoạch định chi tiết với từng loại cũng như tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sảm phẩm, cần thiết phải nắm rõ được tình hình công tác kế toán phân loại vật liệu trên cơ sở nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại NVL. Tại xí nghiệp hiện nay vật liệu được phân loại như sau:
* NVL chính (TK 1521):
Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành lên sảm phẩm mới như là phôi thép các loại
* Vật liệu phụ (TK 1522):
Là đối tượng lao động tuy không cấu thành lên thực thể sảm phẩm. Nhưng vật liệu có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sảm phẩm như cáp PVC, que hàn, ống nối, giấy giáp …
* Nhiên liệu (TK 1523):
Là một loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ như sản xuất than củi, củi khô, mỡ chịu nhiệt.
* Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK 1524):
Là chi tiết phục vụ máy móc, thiết bị mà xí nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc, thiết bị cho từng loại máy như: vòng bi, dây culoa, bu lông, lò xo …
* Nguyên vật liệu khác (TK 1528):
Bao gồm: Chổi đánh xi, bột màu, xi măng trắng, ve đỏ , cáp điện. Việc phân loại vật liệu giúp cho việc quản lý vật liệu được dễ dạng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này, xí nghiệp theo dõi được số lượng chất lượng của từng thứ vật chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Từ đó đề ra hình thức hạch toán phù hợp.
Công tác quản lý vật liệu: Xuất phát từ việc chi phí vật liệu trong điều kiện kỹ thuật hiện nay còn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sảm phẩm: đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ, an toàn về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại ở tất cả các khâu từ thu mua, vận chuyển, bảo quản luôn phải được đặt ra trong xí nghiệp.
Chính vì vậy, quy chế quản lý vật liệu ở xí nghiệp rất được coi trọng ở phòng kế toán vật. Thực tế chuyên viên theo dõi quản lý vật liệu, thống kê lưu trữ cung cấp các số liệu chính xác, kịp thời về số liệu nhập xuất vật liệu thực tế trong kỳ lượng vật tư tồn kho.
Công tác bảo quản và sử dụng vật liệu cũng được thực hiện một cách hợp lý thông qua việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức và kinh tế. Xí nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL. Bên cạnh đó, xí nghiệp sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL đảm bảo đúng nội dung thực hiện sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất, hạn chế sảm phẩm hỏng, tránh được lượng mất mát hư hỏng vật liệu. Thể hiện xí nghiệp tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ thu mua theo đúng tiến độ thời gian. Xí nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi. Thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng nguyên vật liệu.
Chế độ trách nhiệm vật liệu ở xí nghiệp được quy định rõ ràng, cán bộ vật tư có chế độ thu mua vật liệu, trước hết phải kiểm tra xem xét kỹ lưỡng chất lượng vật liệu, giá cả và phải chịu trách nhiệm về chất lượng sảm phẩm.
Thủ tục nhập xuất vật liệu được quản lý chặt chẽ và phải tuân thủ theo nguyên tắc tính cũ nhu cầu sử dụng phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất, cụ thể là sản xuất theo tháng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của giám đốc xí
nghiệp duyệt và định mức chi phí NVL sản xuất sảm phẩm. Khi có nhu cầu phát sinh, cán bộ phân xưởng xuất kho lĩnh vật tư do phòng kế toán lập, thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu lĩnh vật tư để xuất kho. Trên phiếu lĩnh vật tư thực tế có ghi rõ ràng từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất.
* Đánh giá vật liệu:
Là xác định giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc ta thấy kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế.
Tại xí nghiệp, nguồn cung cấp NVL chủ yếu do mua ngoài. Do vậy, để thuận tiện cho việc mua bán, xí nghiệp đã đánh giá NVL như sau:
- Đối với NVL nhập kho: Giá NVL được bộ phận kế toán tính theo giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn nhập và chi phí vận chuyển thực tế phát sinh khi mua bao gồm chi phí bỗc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật tư từ nơi mua về xí nghiệp. Chi phí của bộ phận thu mua, bộ phận thu mua độc lập, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật tư hao hụt (nếu có) trừ các khoản chiết khấu (nếu có). Vật liệu nhập kho của xí nghiệp chủ yếu từ nguồn mua ngoài, chi phí thu mua đã tính trong giá mua của NVL. Vì vậy mà hình thức mà xí nghiệp tổ chức thu mua NVL đã tính trong giá thu mua NVL, nên trong khi về nhập kho, bộ phận kế toán có thể tính ngay ra giá thực tế.
- Đối với NVL xuất kho: Hàng ngày khi xuất kho NVL, các công tác kế toán, giá trị vật liệu đều phải phối hợp kết hợp với nhau trong quá trình hoạt động. Vật liệu của xí nghiệp được sử dụng và sản xuất sản phẩm. Các loại vật liệu này khi xuất kho phải kiểm tra cẩn thận về số lượng cũng như chất lượng. Khi có nhu cầu về sản xuất vật tư, các phân xưởng phải báo cáo lên phòng kế hoạch về sản xuất và tiêu hao vật tư.
Biểu 1
Đơn vị XN Thép và VLXD Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT
QĐ số 1141-TC/QD
Ngày 5 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty dầu khí Hải Phòng Chứng từ số: 025228
Biên bản kiểm nghiệm
Nhập vào kho: NVL chính
Tên, nhãn hiệu, quy cách
Đơn vị tính
Số lượng Giá đơn vị Thàn
h tiền
Ghi chú
Xin nhập Thực nhập
Phôi thép 100 x 100 kg 116800 1750 204400000
Cộng 204400000
Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Hai trăm linh bốn triệu bốn trăm nghìn đồng
Thủ kho Người giao Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu nhập kho 193 Mẫu 01-VT
QĐ số 1141-TC/QD
Ngày 8 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Thành Trang Chứng từ số: 025229
Biên bản kiểm nghiệm
Nhập vào kho: Nguyên liệu chính 65
Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Phôi thép 60 x 60 kg 111241 111241 1620 180166680 Cộng 180166680
Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Một trăm tám mươi triệu một trăm sáu sáu nghìn sáu trăm tám mươi đồng.
Thủ kho Người giao Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 3.
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 311
Liên 2 (Giao cho khách hàng) BT/99 - B
No: 000336 Ngày 1 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán : Công ty dầu khí Hải Phòng Địa chỉ:
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn Đơn vị: XN Thép và VLXD
Địa chỉ:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 + 2
Phôi thép 100 x 100 Kg 116800 1750 204400000 Cộng tiền hàng: 204400000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 10220000
Tổng cộng tiền thanh toán 214620000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu sáu trăm hai mươi sáu nghìn đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Biểu 4.
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 311
Liên 2 (Giao cho khách hàng) BT/99 - B No: 000336 Ngày 6 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán : Công ty vận tải Thành Trang Địa chỉ:
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn Đơn vị: XN Thép và VLXD
Địa chỉ:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 + 2
Phôi thép 60 x 60 kg 111241 1620 180166680 Cộng tiền hàng: 180166680 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9008334
Tổng cộng tiền thanh toán 189175014
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi chín triệu bảy mươi ngìn không trăm mười bốn đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Biểu 5
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 01-VT Địa chỉ QĐ số 1141-TC/QD
Ngày 16 tháng 2 năm 2001
Họ và tên người nhận hàng: Ông Ngô Hoàng Hoà Phân xưởng cán thép I Lý do xuất kho: Sản xuất thép (NVL chính)
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thàn h tiền Ghi chú Yêu cầu Thực nhập 69
01 02 Phôi thép (100 x 100) Phôi thép (60 x 60) kg kg 3600 10.000 3600 10.000 Cộng 13600 Biểu số 6
Đơn vị: XN Thép và VLXD Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho số 140
Ngày 20 tháng 2 năm 2001
Họ và tên người mua: Xuất tại kho:
Lệnh điều động số:
Ngày đi ……..\…….\ ngày đến ……\ …..\
STT Quy cách sảm phẩm Đơn vị Số lượng hay Ghi chú
vật tư tính trọng lượng
01 Phối thép (60 x 60) Kg 49870
Biểu số 7
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT
Địa chỉ QĐ
Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 60 x 60 Đơn vị tính: kg TT Chứng từ Trích yếu Số lượng sản phẩm Ký xác nhận của kế toán S N Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 8/2 5/2 6/2 20/2 101 122 125 140 Tháng 1 năm 2001 Công ty dầu khí Hải Phòng Công ty dầu khí Hải Phòng Phân xưởng cán thép I Phân xưởng cán thép I 111241 60.000 10.000 49870 50.000 161241 221241 Cộng T2/2001 60000 500642 490642 72
Biểu số 8
Đơn vị: XN Thép và VLXD Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT
Địa chỉ QĐ
Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 100 x 100 Đơn vị tính: kg
TT Chứng từ Trích yếu Số lượng sản phẩm Ký xoá nhãn của kế toán S N Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 5/2 5/2 11/2 20/2 93 138 87 125 Tháng 1 năm 2001 Công ty vận tải Thành Trang Phân xưởng cán thép I Công ty vận tải Thành Trang Phân xưởng cán thép I 116800 36000 68590 45600 49500 73
Cộng T2/2001 162400 164590 47310
Biểu số 9:
Báo cáo tồn kho vật liệu chính
STT Tên vật tư sản phẩm Đơ n vị tính Tồn T1 Nhập T2 Xuất T2 Tồn T2 … 3 4 5 … Phôi (60 x 60) Phôi (100 x 100) Phôi (85 x 85) Kg Kg Kg 50.000 49000 37000 500642 162400 183170 490642 164490 154720 60.000 47310 65450