Trong quá trình hoạt động của mình, công ty đã chi ra các khoản phục vụ cho khâu bán hàng và cho việc quản lý doanh nghiệp. Vì là một doanh nghiệp nhỏ nên công ty không hạch toán riêng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ đều được tập hợp vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí nhân viên công ty (TK 6421) - Chi phí đồ dùng văn phòng (TK 6423) - Chi phí khấu hao tài sản cố định (TK 6424) - Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6427) - Chi phí khác bằng tiền (TK 6428)
Tài khoản 642 được mở chi tiết cho từng khoản mục. Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp từ bảng phân bổ tiền lương, các chứng từ liên quan khác và được phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 642.
Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng:
Nợ TK 642 (chi tiết cho từng khoản mục) Có TK 111,112
Cuối tháng kết chuyển vào tài khoản 911: Nợ TK 911
Có TK 642
Một số nghiệp vụ phát sinh:
Ngày 01/12/2009 chi tiền in lịch tặng khách theo phiếu chi số C12/22 với tổng số tiền thanh toán là 5.775.000 đồng, thuế GTGT 5%, kế toán ghi:
Nợ TK 6427: 5.500.000 Nợ TK 1331: 275.000
Có TK 1111: 5.775.000
Ngày 06/12/2009 trả tiền điện thoại theo phiếu chi số C12/52 với tổng số tiền thanh toán là 1.254.684 đồng, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 6427: 1.140.622 Nợ TK 1331: 114.062
Có TK 1111: 1.254.684
Ngày 23/12/2009 mua văn phòng phẩm theo phiếu chi số C12/57 với tổng số tiền thanh toán là 273.000 đồng, thuế GTGT 5%, kế toán ghi:
Nợ TK 6423: 260.000 Nợ TK 1331: 13.000
Có TK 1111: 273.000
Ngày 31/12/2009 chi trả tiền bốc xếp theo phiếu chi số C12/90 với tổng số tiền thanh toán là 7.291.365 đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 6428: 7.291.365
Có TK 1111: 7.291.365
Bảng 4.5 Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009
SỔ CHI TIẾT
TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Năm 2009
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ Số phát sinh
Số hiệu Ngày Nợ Có
A B C D 1 2C01/10 01/01/09 Phí chuyển tiền 1111 64.326