CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CễNG TY
2.2.2.5 Kế toỏn doanh thu bỏn hàng.
* Doanh thu bỏn hàng tại cảng (giao thẳng) - Tổ chức chứng từ ban đầu:
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho Tập hợp phõn loại PNK, PXK Sổ chi tiết hàng hoỏ Bảng kờ tổng hợp N - X - T
Do giỏ trị của mỗi lần xuất hàng để bỏn buụn thường rất lớn, cỏc nhõn viờn phũng kinh doanh phải nộp hoỏ đơn bỏn hàng (hoỏ đơn GTGT) cho hàng bỏn ra. Hoỏ đơn bỏn hàng cú giỏ trị như tờ lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toỏn theo dừi, ghi chộp, phản ỏnh doanh thu bỏn hàng, theo dừi cụng nợ cũng như việc xuất tồn kho trờn thẻ kho kế toỏn.
Vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ kế toỏn doanh thu bỏn hàng là: hoỏ đơn bỏn hàng, hoỏ đơn GTGT theo mẫu 01 GTGT - 03LL
- Tài khoản kế toỏn sử dụng:
Để phản ỏnh theo dừi doanh thu bỏn hàng kế toỏn sử dụng: TK 5111GT - Doanh thu bỏn hàng giao thẳng và TK liờn quan TK 131 - phải thu của khỏch hàng TK 3331 - thuế GTGT đầu ra - Sổ kế toỏn sử dụng + Thẻ kho kế toỏn hàng nhập khẩu + Sổ cỏi TK 131, TK 5111, TK 3331
+ Ngoài ra cũn sử dụng cỏc bảng kờ, chứng từ bỏn hàng, phiếu ghi sổ kiờm luõn chuyển chứng từ gốc.
- Phương phỏp kế toỏn doanh thu bỏn hàng
Khi nhận được hoỏ đơn (liờn 3 dựng để thanh toỏn) - hoỏ đơn GTGT, do phũng kinh doanh chuyển sang. Kế toỏn căn cứ vào tổng số tiền khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn để hạch toỏn doanh thu và cỏc khoản phải thu của khỏch hàng. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng ghi vào “ phiếu ghi sổ kiờm luõn chuyển chứng từ gốc” theo bỳt toỏn :
Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 5111 - Doanh thu bỏn hàng nhập khẩu Cú TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra
Khi nhận được phiếu thu tiền mặt hoặc giấy bỏo cú của Ngõn hàng thụng bỏo khỏch hàng đó trả tiền, kế toỏn mới thực hiện bỳt toỏn ghi giảm khoản phải thu. Đồng thời căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, kế toỏn ghi sổ chi tiết bỏn hàng, thẻ kho kế toỏn hàng nhập khẩu và lờn bảng kờ chứng từ hàng nhập khẩu ( bỏo cỏo chi tiết giao thẳng )
- Phương thức thanh toỏn.
Phũng kinh doanh cử người xuống tiếp nhận hàng hoỏ cú thể giao trực tiếp từ tàu xuống và giao cho khỏch hàng. Khỏch hàng cú thể đặt mua từ trước, xuống cụng ty nộp tiền lấy hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho. Khi hàng về khỏch hàng xuống cảng đưa hoỏ đơn cho nhõn viờn tiếp nhận hàng của phũng kinh doanh để lấy hàng. Khỏch hàng đế mua trực tiếp thỡ cỏc nhõn viờn tiếp nhận hàng lập hoỏ đơn kiờm phiếu xuất, xuất hàng cho khỏch và thu tiền đú nộp về cụng ty.
* Doanh thu bỏn hàng tại kho.
- Kế toỏn sử dụng tài khoản: TK5111 - Doanh thu bỏn hàng hoỏ - Căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng (hoỏ đơn GTGT)
- Sổ kế toỏn sử dụng : Sổ chi tiết TK 1561A, 1561B, sổ chi tiết bỏn hàng, sổ theo dừi thanh toỏn, thẻ kho, sổ cỏi TK511, TK131
- Phương phỏp kế toỏn: căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng kế toỏn ghi sổ “sổ theo dừi hoỏ đơn bỏn hàng”,thẻ kho, bảng kờ chứng từ bỏn hàng. Kế toỏn ghi “ phiếu ghi sổ kiờm luõn chuyển chứng từ gốc” làm căn cứ ghi sổ cỏi
Cỏch ghi phiếu ghi sổ kiờm luõn chuyển chứng từ gốc
+ Từng ngày kế toỏn căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kế toỏn ghi vào cột diễn giải
+ Căn cứ vào định khoản kế toỏn ghi vào cột tài khoản đối ứng và ghi số tiền tương ứng vào cột số tiền
Phũng kinh doanh lập hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho làm 5 liờn, lưu lại 1 liờn và 4 liờn giao cho khỏch hàng mang hoỏ đơn sang phũng kế toỏn trả tiền. Kế toỏn tiờu thụ căn cứ vào hoỏ đơn ghi vào sổ theo dừi hoỏ đơn bỏn hàng. vào hoỏ đơn giao hàng cho khỏch. Sau đú khỏch hàng cầm một hoỏ đơn để vận chuyển hàng. 1 liờn lưu ở kho, 2 liờn gửi về phũng kinh doanh và phũng tài chớnh kế toỏn. Thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn ghi sổ chi tiết theo dừi hàng hoỏ cho từng loại hàng.
VD: Ngày 20-10-2010 chi nhỏnh xuất hàng cho ụng Đoàn Quốc Nhật thanh toỏn ngay bằng tiền mặt.
Loại Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Xe Kia Morning 1 chiếc 430.000.000 430.000.000
Từ nghiệp vụ này, phũng kế toỏn sẽ tiến hành cỏc cụng việc:
+ Lập húa đơn GTGT: Mẫu số 01/GTGT_3LL Hoá đơn GTGT Liên 1(lu) Ngày 20 tháng 10 năm 2010 Ký hiệu:BA/2004A Số : 0052311 Đơn vị bán hàng: Chi nhỏnh Quý Hạnh
Địa chỉ: 5 Lờ Thỏnh Tụng – Hải phũng Điện thoại
Họ Tên ngời mua: ễng Đoàn Quốc Nhật Đơn vị
Địa chỉ
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6= 4ì 5 1 Xe Kia Morning 1 chiếc 430.000.000 430.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 43.000.000 Tổng cộng thanh toán 473.000.000
Số tiền viết bằng chữ
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
+ Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do thủ kho của cụng ty lập trờn cơ sở hoỏ đơn GTGT, làm căn cứ giỏ vốn hàng bỏn.
Đơn vị : CT Quý Hạnh Bộ phận
Phiếu xuất kho
Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Sổ: 007427 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên ngời nhận hàng: ễng Nhật Lý do xuất kho:
Xuất tại kho : Lờ Thỏnh Tụng
STT Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá
quy cách,phẩm Thành chất,vật t,sản tiền phẩm Yêu cầu Thực xuất
A B
1 Xe Kia Morning chiếc 1 1 1 430.000.000 430.000.000 Cộng 430.000.000 Cộng 430.000.000 Tổng số tiền (bằng chữ)
Xuất ngày 20 tháng 10 năm 2010 Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
sử dụng
+ Kế toán viết phiếu thu và thu tiền
Theo hoá đơn GTGT, nhà ụ Nhật thanh toán tiền ngay. Vì vậy sau khi giao hàng, kế toán bán hàng chuyển hoá đơn GTGT (liên 1) cho kế toán để viết phiếu thu và thu tiền.
Đơn vị : CT Qỳy Hạnh Bộ phận
Phiếu thu
Ngày 20 tháng 10 năm 2010 Quyển số: Số
Nợ Có Họ tên ngời nộp tiền : ễng Nhật
Địa chỉ
Lý do nộp : Trả tiền mua hàng theo hoá đơn số 0052311 Số tiền : 473.000.000
Viết bằng chữ
Kế toán trởng Ngời lập phiếu Đã nhận đủ số tiền
Ngày 5 tháng năm 2004 Thủ quỹ
( Ký ,ghi rõ họ tên)