IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo &
1. Hoàn thiện thể chế về hoạt động thông tin :
Văn phòng tồn tại và phát triển luôn gắn liền với hoạt động thông tin . Trong đó , muốn tổ chức tốt hoạt động này thì phải không ngừng củng cố bộ máy văn phòng , đây là 1 việc làm thiết thực nhằm thực hiẹn tốt những nhiệm vụ của văn phòng. Vì văn phòng là đầu mối thu nhận và chuyển phát thông tin phục vụ lãnh đạo giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác , kịp thời. Điều này cũng đòi hỏi các cabs bộ nhà nớc có thẩm quyền cần nghiên cứu, ban hành những dịnh chế cơ bản về hoạt động thông tin cho các nghành , các cấp trong cả nớc nhằm tạo nên tính đồng bộ trong quá trình thực hiện công tác này.Trong đó cần qui định thống nhất về :
* Hình thức văn bản : Đối với văn phòng khi lãnh đạo muốn ban hành một văn bản thì đòi hỏi trớc tiên là vaen bản đó phải có đầy đủ cacs yếu tố thể thc văn bản ; nội dung, hình thức phải cụ thể mạch lạc , văn bản đó phải có thẩm quyền hoặc ngời đợc uỷ quyền kíđể thể hiện tính pháp lí cho văn bản , sau khi kí nhất thiết phải đóng dấu cơ quan để dảm bảo tính pháp lí tính chính xác cho văn bản . Khi đóng dấu vào văn bản phải rõ ràng , ngay ngấn và phải sử dụng mực dấu đúng theo qui định của nhà nớc . Nhng trên thực tế việc kiểm tra các yếu tố thể thức văn bản và việc đóng dấu văn bản còn bị cán bộ văn th lơi lỏng thờng chỉ mang tính
hình thức . Nguyên nhân chủ yếu là do cán bộ văn phòng còn thiếu và một ngời phaỉ kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ
* Kì hạn báo cáo phải có qui định rõ ràng về chơng trình giao ban , báo cáo định kì ,theo thời gian ,báo cáo tổng kết. Phải đảm bảo tính khẩn trơng , nghiêm túc , chính xáo các báo cáo và thời gian báo cáo
Nội dung báo cáo phải đúng với từng cấp, từng nghành theo đúng qui định * Chất lợng thông tin báo cáo : Nội dung báo cáo phải phản ánh đúng tình trạng thực tế một cách chính xác đầy đủ hệ thống và hợp pháp. Tránh tình trạng mặt tốt đợc đề cao , còn mặt cha tốt thì bị né tránh làm cho lãnh đạo có nhận thức không đầy đủ , chính xác về hoạt động của cơ quan. Vì báo cáo là cơ sở để các nhà lãnh đạo phân tích đánh giá tình hình, từ đó xây dựng các phơng án kinh doanh trong thời gian tiếp theo. Bên cạnh đó , lãnh đạo phải thờng xuyên kiểm tra, đôn đốc các hoạt động thông tin ở ơ sở. Việc kiểm tra có thể đợc thực hiện dới nhiều hình thức nh: kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra có thông báo, kiểm tra trực tiép hay kiểm tra gián tiếp…tuỳ theo yêu cầu về thời gian, phơng pháp kiểm tra, đối tợng tác động của công tác điều tra.