IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo &
2. Hiệu quả hoạt động của công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT
PTNT Hà Nội
* Ưu điểm:
- Trong những năm gần đây nhờ thực hiện tốt công tác thông tin trong văn phòng, văn phòng đã giúp lãnh đạo ngân hàng luôn nắm bắt đợc những chủ trơng, chính sách của Đảng, nhà nớc và các ngân hàng cấp trên một cách kịp thời để có những phơng án kinh doanh đem lại hiệu quả cao xây dựng cơ quan ngày càng tốt hơn.
- Văn phòng giúp lãnh đạo có đợc những thông tin đầy đủ, chính xác về các thiệt hại do thiên nhiên gây ra cho ngời dân, làm giảm bớt các thiệt hại cho nông dân và cho ngân hàng (vì nông dân và ngời nghèo là đối tợng phục vụ chính của NHNo & PTNT Hà Nội).
- Văn phòng thờng xuyên tổng hợp, báo cáo nhanh, thực hiện tốt chơng trình công tác tuần, tháng, quý giúp lãnh đạo trong quản trị, điều hành hoạt động của ngân hàng.
- Văn phòng đã tạo đợc mối quan hệ tốt và phối hợp nhịp nhàng với tất cả các phòng ban trong trung tâm, tạo thành một khối thống nhất. Từ đó tạo điều kiện cho thông tin đợc luân chuyển.
- Các CBNV tham gia công tác thông tin đều là những ngời có năng lực, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao đã đẩy nhanh đợc tiến độ thông tin đem lại hiệu quả cao.
- Đã chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị giúp ngân hàng các công tác mở rộng thêm 2 chi nhánh mới trong năm vừa qua.
* Nhợc điểm:
- CBNV làm công tác thông tin ( nhân viên văn th) mới chỉ có một ngờivà cha đợc đào tạo chuyên môn, trang bị vật chất kỹ thuật về công tác này còn thiếu thốn, phơng tiện tính toán, truyền tin, xử lý tin còn cha đồng bộ.
- Trang thiết bị phục vụ hoạt động thông tin cha đợc đồng bộ. Mỗi phòng ban chỉ đợc trang bị 2 máy vi tính (riêng phòng vi tính và phòng kinh doanh là đợc trang bị đầy đủ máy cho cán bộ nhân viên).
- Công tác văn th lu trữ cha đợc tổ chức khoa học
- Cha có quy định thống nhất thể chế hoá công tác thông tin. cha có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, cha có quy định rõ ràng, cụ thể ngời chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin
- Hiện nay thông tin của Ngân hàng đợc tất cả các phòng ban đơn vị thu thập. Các phòng ban thu thập các loại thông tin có liên quan tới công việc của mình và tự xử lý để đa ra ý kiến đóng góp cho lãnh đạo. Nh vậy làm cho việc thu thập thông tin trong cơ quan còn tản mạn, cha có sự tập trung tại một đầu mối duy nhất là văn phòng, điều đó đã gây khó khăn cho công tác quản lý thông tin của văn phòng.
* Nguyên nhân:
Những vấn đề còn yếu trong công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội có cả những nguyên nhân chủ quan và khách quan.
Trình độ phát triển của hoạt động thông tin nớc ta còn nhiều yếu kém, lạc hậu cha đáp ứng kịp thời với các nớc trong khu vực và thế giới.
Nguyên nhân khách quan:
- Các cơ quan, đơn vị không có quy định thống nhất về hoạt động thông tin nội bộ.
- Các cơ quan quản lý nhà nớc từ Trung ơng đến địa phơng, các ngành lĩnh vực và đơn vị cũng không thống nhất quy định các nguyên tắc quản lý, sử dụng và truyền phát thông tin trong từng ngành, từng cấp cụ thể gây ra sự lúng túng cho ngời nhận và ngời chuyển phát thông tin.
Ngoài những nguyên nhân kể trên, công tác thông tin của ngân hàng còn bị những nguyên nhân chủ quan tác động.
- Ban lãnh đạo và các CBNV trong ngân hàng cha nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động thông tin của văn phòng.
- Cán bộ kỹ thuật trong lĩnh vực hoạt động thông tin còn cha đợc đào tạo, bồi dỡng cho tơng xứng với yêu cầu phát triển thông tin nhanh, hiện đại nh hiện nay.
- Trang thiết bị phục vụ hoạt động thông tin cha đợc nâng cấp, đổi mới kịp thời.
Mục tiêu phát triển công nghệ mới ở NHNo & PTNT Hà Nội.
- Ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội có kế hoạch cho việc phát triển hệ thống thông đa chiều nhằm thu hút thông tin từ nhiều nguồn khác nhau tạo khả năng linh hoạt trong công tác quản lý.
Một trong những sự phát triển sẽ là nhiều máy tính ở trạm cuối đợc tạo sẵn. Các phần mềm trở lên dễ dàng cho ngời sử dụng sẽ có tính linh động cao hơn. Việc đã và đang phát triển mạng cục bộ sẽ cải tiến trong truyền thông nội tại.
- Mục tiêu đặt ra của ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội là các cơ sở dữ liệu của Ngân hàng có thể nối vào các cơ sở dữ liệu thơng mại. Một thuận lợi là phơng tiện này cho phép kinh doanh có hiệu quả hơn khi các cơ sở dữ liệu thơng mại trở lên toàn diện và chuyên môn hoá. Kết quả của mục tiêu này là phần lớn hệ thống sẽ trực tiếp nhập dữ liệu tự động và thông qua đó việc điều hành chi nhánh ngân hàng sẽ đợc kiểm tra thờng xuyên.
- Phát triển hệ thống truyền thông là u tiên hàng đầu của ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội. Thông qua đó thông tin thơng mại và việc truyền thông của nó có chức năng đạt đợc những mục đích bằng cách khai thác những khả năng của nhân viên. Khuyến khích của ban giám đốc là mọi thông tin thờng kỳ hay bất thờng đều phải đợc truyền thông để bộ phận chức năng luôn hoàn thành tốt công việc của mình. Thông tin sẽ tạo điều kiện cho sự đạt đợc những mục tiêu chiến lợc và điều hành ngân hàng thông qua những quy trình hành chính và quản trị để ngày càng làm trơn tru hoạt động của ngân hàng trong thời kỳ mới.
Chơng III
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức. Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội , hành chính, môi trờng… theo các phơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đợc kết quả tối u trong từng hoạt động của đơn vị. Còn đầu ra là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức điều hành thông tin , hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mọi cơ quan đơn vị.
Nền kinh tế xã hội ngày càng phát triển, đặt ra yêu cầu bức xúc về củng cố, kiện toàn công tác thông tin . Để công tác này mang lại hiệu quả , mỗi chủ thể cần đánh giá đúng tình hình công tác thông tin thuộc lĩnh vực , phạm vi mình phụ trách. Nhng trên thực tế , có rất nhiều các cơ quan dơn vị cha nhận thức đầy đủ về các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Họ chỉ đơn thuần hiểu và xem công việc văn phòng là những công việc có liên quan đến bàn giấy, tiếp tân, nhạn các công văn giấy tờ, làm nhng việc không cần chuyên môn….mà không thấy rằng chính từ những công việc tởng nh đn giản đó đã tạo thành 1 hệ thống giúp lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành cơ quan , đơn vị.
Từ những việc không tên , công việc giấy tờ nh nhận và chuyển công văn, giấy tờ,…nếu cán bộ văn phòng làm tốt theo đúng quy định của cấp trên thì sẽ tạo ra sự thuận tiện trong công việc của ngời lãnh đạo và của các bộ phận trong cơ quan. Nhờ có bộ máy văn phòng mọi công việc có liên quan đến thông tin , văn th-
, lu trữ, hậu cần, giao tiếp, nhân sự… trong cơ quan đều đợc thực hiện 1 cách đầy đủ thống nhất.
Cũng nh các cơ quan, đơn vị cho đến nay công tác thông tin trong văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội cha đợc sự quan tâm, chú ý đầy đủ. Mặc dù trong văn phòng thông tin là chất liệu cuả quá trình quản lý thông tin cũng quyết định đén sự thành bại của mỗi tổ chức, mà công tác văn phòng lại gắn liền với hoạt động thông tin . Do đó đòi hỏi cấp thiết phải nâng cao chất lợng công tác thông tin và đạt đợc hiệu quả trong quá trình quản lý , điều hành của mình thì văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội phải quan tâm đến các vấn đề sau để hoàn thiện công tác thông tin .