6. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
1.4.2.4. Kế toán phải trả người lao động
TK sử dụng: TK 334- Phải trả người lao động Kết cấu:
TK 334- Phải trả người lao động
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả người lao động
- Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả người lao động
*Phương pháp kế toán nợ phải trả người lao động
- Hàng kỳ khi tính lương và các khoản phụ cấp theo quy định phải trả người lao động.
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, kế toán ghi: Nợ TK 622,627,641,642
Nợ TK 335- Chi phí phải trả (tiền lương CN nghỉ phép, đối với doanh nghiệp có trích trước tiền lương CN nghỉ phép)
Có TK 334- Phải trả người lao động
- Tính thưởng phải trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 4311- Quỹ khen thưởng
Có TK 334- Phải trả người lao động
- Tính trợ cấp BHXH phải trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 3383- BHXH
Có TK 334-Phải trả người lao động
- Các khoản khấu trừ vào lương vào thu nhập của người lao động (BHXH, BHYT, BHTN CNV phải nộp, tiền tạm ứng chi không hết, các khoản bồi
thường…), kế toán ghi:
Nợ TK 334- Phải trả CNV Có TK 141,338,138,…
- Tính thuế thu nhập phải nộp của người lao động có thu nhập cao, kế toán ghi:
Nợ TK 334- Phải trả người lao động
Có TK 3335- Thuế thu nhập cá nhân
- Khi ứng trước hoặc thanh toán lương, thưởng BHXH và các khoản khác cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 334-Phải trả người lao động Có TK 111,112,… 1.4.3.2. Kế toán nợ phải trả khác TK sử dụng: TK 338- Phải trả khác Kết cấu: TK 338 – Phải trả khác Bên nợ: Các khoản đã trả, đã nộp và ghi giảm các khoản phải trả
Bên có: Các khoản phải trả khác phát sinh trong kỳ
Số dư bên có: Các khoản còn phải trả, phải nộp cuối kỳ
Số dư bên nợ: Số đã trả đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp * Phương pháp kế toán :
a. Kế toán tài sản thừa chờ xử lý
- Khi kiểm kê vật tư, hàng hóa mua vào, nếu phát hiện thừa, căn cứ vào Biên bản xử lý tài sản thừa, Kế toán ghi giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
- Khi kiểm kê phát hiện thừa vật tư hoặc hàng hóa, TSCĐ chưa xác định rõ nguyên nhân đang chờ xử lý, căn cứ Biên bản kiểm kê tài sản, kế toán ghi
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
- Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý tài sản thừa, căn cứ quyết định, ghi
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý Có TK 411,441, 3388, 642…
b. Kế toán quỹ bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Hàng tháng, trích BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định, kế toán ghi
Nợ TK 622, 627, 641, 642…
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3388)
- Khi nộp BHXH, KPCĐ, BHTN cho cơ quan quản lý quỹ và mua BHYT cho người lao động, ghi
Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384, 3388) Có TK 111, 112
- Tính trợ cấp BHXH, phải trả cho người lao động , kế toán ghi Nợ TK 3383- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
Có TK 334- Phải trả người lao động
- Khi chi trả trợ cấp BHXH, BHTN cho người lao động, kế toán ghi Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112
- Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị, kế toán ghi Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn
Có TK 111, 112
c. Kế toán doanh thu chưa thực hiện
- Trường hợp nhận tiền của khách hàng trả trước về thuê TSCĐ và BĐS đầu tư nhiều năm, kế toán ghi:
Nợ TK 111 ,112
Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (nếu có) Cuối kỳ ghi nhận doanh thu trong kỳ, kế toán ghi
Nợ TK 3387- Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Trường hợp, hợp đồng cho thuê tài sản không được thực hiện, Doanh nghiệp trả lại tiền cho khách hàng, kế toán ghi
Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112
- Trường hợp doanh nghiệp bán hàng trả góp, phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả tiền ngay ghi vào bên có TK 3387. Số tiền lãi trả góp thực hiện trong kỳ, ghi:
Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
d. Kế toán phải trả, phải nộp khác
- Khi phát sinh các khoản phải trả, phải nộp khác Nợ Tk liên quan
Có TK 3388 – Phải trả phải nộp khác
- Khi thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác, kế toán ghi Nợ TK 3388 – Phải trả phải nộp khác
Có TK 111, 112
1.4.3. Chứng từ sử dụng trong nợ phải thu khác hàng
Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải thu liên quan đến các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước (chủ yếu là cơ quan Thuế).
1.4.3.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT, phiếu thu, hợp đồng, giấy báo có, biến bản đối chiếu cấn trừ công nợ
1.4.3.2. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản 1311 Phải thu khách hàng 1312 Khách hàng trả tiền trước
1.4.3.3. Tóm tắt sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 1.4. Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
TK 131 511 156 (1) (2) 3331,3332 133 (3) 111,112 (4) Ghi chú:
(1) Bán hàng chưa thu tiền (gồm thuế) (2) Thu tiền bán hàng (gồm thuế)
(3) Xuất kho hàng hóa bán chưa thu tiền (4) Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, TGNH
1.4.3.4. Sổ kế toán
Sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng
1.3.4.5. Quy trình kế toán phải thu khác
Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc BCĐ SPS TK 131 Sổ cái TK 131
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH DUY TÂN
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DUY TÂN2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
+ Tên công ty : Công ty TNHH Duy Tân + Địa chỉ trụ sở : P.Tân Sơn - TP Thanh Hóa
+ Người đại diện : Nguyễn Thị Hằng Chức vụ : Giám đốc công ty
+ Tài khoản số : 3500211350073 tại Phòng giao dịch Môi Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa
+ Mã số thuế : 2801933280 Vốn điều lệ : 4.500.000.000 Quyết định thành lập
Công ty TNHH Duy Tânđược thành lập theo giấy phép kinh doanh số : 2602000572 ngày 30 tháng 9 năm 2006 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thanh Hóa cấp.
2.1.2. Vốn điều lệ
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 (năm mươi tỷ đồng)
2.1.3. Ngầnh nghề sản xuất kinh doanh
- Xây dựng các công trình dân dụng - Buôn bán các loại vật liệu xây dựng... - ...
2.1.4. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Duy Tân
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty TNHH Duy Tân ta thấy bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:
Bộ máy quản lý cấp cao của Công ty bao gồm HĐQT,một giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc. Như vậy, người quản lý cao nhất là HĐQT. Giám đốc là người sử dụng tất cả các phương pháp kinh tế, hành chính, tổ chức... để điều khiển quản lý Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty trước HĐQT. Theo mô hình trên ta thấy:
+ Giám đốc Công ty: Là người điều hành quản lý chung, giữ vị trí quan trọng nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động, quản lý của Công ty trước pháp luật và HĐQT.
- Phòng kế toán sắp xếp từ 6 đến 7 người, có chức năng thực hiện, giám sát bằng tiền thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư cơ sở vật chất, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng Công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là có một phó phòng kế toán, các kế toán viên có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao, đồng thời phối hợp với các nhân viên kế toán dưới các trạm và các đơn vị kinh doanh.
Ban Giám Đốc
Các Trạm TM Các Cửa Hàng Kế Toán
Phòng kế toán ngoài chuyên môn nghiệp vụ được ban giám đốc giao cụ thể còn kiêm luôn các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động, thi hành các quyết định của HĐQT và ban giám đốc đề ra.
- Phòng kế hoạch sắp xếp từ 1 đến 2 người. có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc tổng hợp kế hoạch toàn diện của Công ty như : Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, thống kê tổng hợp số liệu thực hiện so với kế hoạch đề, giúp Giám đốc điều hành kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo.
Thực hiện hợp đồng trực tiếp mua bán với khách hàng, bán buôn trực tiếp, tìm hiểu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cho Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trước ban Giám đốc.
- Mỗi trạm sắp xếp từ 3 đến 4 người; trong đó có 1 trạm trưởng và 1 kế toán.
- Mỗi cửa hàng sắp xếp từ 4 đến 5 người; trong đó có 1 cửa hàng trưởng và 1 kế toán.
- Đơn vị tổ chức nhân sự kinh doanh theo vô( 1 năm có 3 vô : vụ Xuân, vụ Mùa, vụ Đông ). Căn cứ vào tình hình kinh doanh ban Giám đốc bố trí lại nhân sự sau khi kết thúc một vụ, tổng kết đánh giá kết quả sản xuất –kinh doanh của từng đơn vị để bố trí cho phù hợp vá đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh cho vụ tới.
2.1.5. Cơ cấu phòng Kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán XDCB sản xuất kinh doanh Kế toán ngân hàng kho bạc và nguồn vốn Kế toán thanh toán vốn bằng tiền Kế toán tổng hợp Thủ kho thủ quỹ Kế toán vật tư, nguyên vật liệu Kế toán lương BHXH, phí vệ sinh
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc kho bạc và nguồn vốn
Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ
tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán
chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty…
- Kế toán vật tư, nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho
vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng.
- Kế toán lương, BHXH, phí vệ sinh : Kiểm tra các thủ tục chứng từ
thành toán lương, nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Quản lý theo dõi việc tạm ứng và thanh toán lương theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản theo lương.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiền:
Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ.
Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng.
Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ước vay. Theo dõi vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị.
Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay. Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán
và theo các khoản mục chi phí.
Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay)
- Kế toán ngân hàng, kho bạc và nguồn vốn:
Ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh của đơn vị mình Giám sát chặt chẽ các khoản tài chính thu chi , quá trình sử dụng tài sản của nh và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán
Cung cấp thông tin cho nhtw và các cơ quan quản lý nhà nước khác -tổ chức tốt công việc giao dịch với khách hàng
-Kế toán xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh: Theo dõi hoạt động
kinh doanh xây dựng cơ bản đồng thời tham mưu cho kế toán trưởng, giám đốc công ty về công tác kinh doanh ngoài dich vụ.
Kế toán thủ kho, thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi,
thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Căn cứ vào biên bản giao nhận vật tư phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra ký nhận vật tư, vào sổ kho, thẻ kho cập nhật số liệu rút số tồn kho vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán vật tư.
Lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị của đơn vị
2.1.6. CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TYHình thức kế toán áp dụng tại Công ty Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.1.6.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công ty Công ty TNHH Duy Tân
Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.6.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.