III. đánh giá chung và thực trạng công tác kiểm tra
9.Tăng cờng hỗ trợ công cụ kiểm tra
lĩnh vực nào thì đều phải có các công cụ kiểm tra, công cụ dựa trên một tiêu chuẩn cụ thể đã đợc quy định sẵn. Một số công cụ đợc đem ra sử dụng để lên kế hoạch, phân chia thời gian biểu, phân chia công tác đều là công cụ để kiểm tra hành chính. Mỗi công cụ, dù đơn giản hay phức tạp đều có giá trị trong một tình huống nhất định đối với công việc hành chính nào đó. Các công cụ đó thờng bao gồm:
- Bảng chia thời gian biểu hay lịch công tác - Thẻ hồ sơ dễ truy tìm
...
9.1. Thẻ hồ sơ dễ truy tìm: Chủ yếu đợc sử dụng để lên kế hoạch, chia thời biểu và những hình thức kiểm tra khác.
Đây là những thẻ rời phân biệt dễ dàng nhờ các mép nhô lên thụt xuống, để phân chia từng loại công việc. Màu sắc của thẻ có thể đợc dùng phối hợp để theo dõi nhanh chóng tiến trình thực hiện kế hoạch.
Thẻ hồ sơ này còn có thể theo thứ tự thời gian, theo tên ngời hoặc theo tính chất công việc. Nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho hoạt động của công việc đạt đợc kết quả tốt nhất.
9.2. Bảng chia thời gian biểu: Với những dữ kiện cần thiết, bảng chia thời gian biểu là một trong những phơng pháp thông dụng và hiệu quả nhất để kiểm tra công việc hành chính. Các bảng loại này đợc cấp Lãnh đạo sử dụng chủ yếu, nhằm tóm lợc công việc và soạn thảo kế hoạch
VD: Bảng phân chia lịch công tác.
Kế hoạch Hoạt động Kỳ hạn Phân công Ngày khởi công Ngày hoàn tất Ghi chú A B C D v.v....
9.3. Bảng treo tờng: bảng treo tờng là công cụ giúp việc quan trọng cho công việc cụ thể, trên đó chỉ rõ các hoạt động của một vài bộ phận, một vài chơng trình, kế hoạch, cùng lúc xác định thời hạn sau cùng để kết thúc công việc hoặc lên bảng vẽ đối chiếu các tiêu chuẩn và công tác hiện hành.
kết luận
Để xây dựng và phát huy tốt vai trò của công tác kiểm tra hành chính, đòi hỏi Xí nghiệp phải thấy rõ đợc vai trò quan trọng của công tác kiểm tra trong công việc quản lý và trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra luôn gắn liền và không thể tách rời với mọi hoạt động. Trong bài Luận văn này, có thể nhận thấy rằng Xí nghiệp thơng mại mặt đất Nội bài đã thiếu sự quan tâm đúng mực đến công tác kiểm tra đối với hoạt động của Xí nghiệp. Dẫn đến vẫn còn những tồn tại và thiếu sót dẫn đến kết quả không nh mục tiêu đề ra.
Nhằm đa ra một số giải pháp để nâng cao chất lợng kiểm tra và hoàn thiện thêm công tác văn phòng. Em hy vọng rằng những đề xuất và kiến nghị trong bài Luận văn này sẽ đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của toàn Xí nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc Xí nghiệp, các anh chị trong phòng Tổ chức Hành chính và các phòng ban khác. Đợc sự hớng dẫn tận tình của Thầy giáo PGS. TS Đinh Văn Tiến và các thầy cô giáo trong khoa Hành chính Văn phòng đã giúp đỡ em hoàn thành bài Luận văn tốt này.
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Hành chính doanh nghiệp – GS. TS Nguyễn Duy Gia, PGS. TS Bùi Văn Nhơn, PGS. TS Đinh Văn Tiến.
Khoa Hành chính doanh nghiệp, 2000.
2. Hành chính doanh nghiệp: Tạo lập và vận hành – PGS.TS Đinh Văn Tiến Nhà xuất bản chính trị Quốc gia. 1998
3. Hớng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ Hành chính – TS. Lu Kiếm Thanh NXB Thống kê. 1999
4. Điều tra và xử lý thông tin trong quản lý – Tác giả Lê Xuân Hoa. Nhà xuất bản Thống kê. 2000
5. Hành chính văn phòng và Quản trị văn phòng – Office administration & management. – Tác giả Mike Harvey.
6. Quản trị văn phòng Doanh nghiệp – Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia HCM 7. Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng – Học viện Hành chính Quốc
gia – NXB Chính trị Quốc gia.