III. đánh giá chung và thực trạng công tác kiểm tra
3. Xây dựng các quá trình hoạch định, đo lờng, phân tích kiểm soát
hoạt động, sản phẩm dịch vụ phù hợp đáp ứng cho hoạt động chung đạt hiệu quả cao. Cần xây dựng mục tiêu chất lợng phục vụ trên cơ sở tập trung vào những vấn đề chốt yếu, trên cơ sở thống nhất chung với các đơn vị trong toàn Xí nghiệp. Muốn đo lờng công việc hành chính văn phòng cần phải có một số tiêu chuẩn đo lờng. Đối với một Xí nghiệp thì dù đó là một công việc bất kỳ nào đó thuộc phạm vi hoạt động của công ty thì đều phải xác định tiêu chuẩn cụ thể cho công việc đó để cấp Lãnh đạo có thể nhìn nhận và đánh giá một cách chính xác kết quả mà nhân viên đó thực hiện đợc. Đo lờng công việc rất cần thiết để xác định hiệu quả của nhân viên, đánh giá khả năng của nhân viên một cách cụ thể và khách quan. Đo lờng đánh giá công việc sẽ giúp nâng cao tinh thần của nhân viên. Đó là cơ sở để tính lơng và đa ra biện pháp đúng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc có năng suất hơn và trách nhiệm hơn với công việc.
Khi đa ra một tiêu chuẩn, không nhất thiết phải lý tởng và phải quá hoàn thiện. Các tiêu chuẩn luôn cần phải duyệt xét lại và thay đổi theo định kỳ. Mục đích cuối cùng của công tác kiểm tra là nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, luôn h- ớng nhân viên làm việc có hiệu quả hơn. Do đó, tiêu chuẩn chỉ là là cái căn bản nhất để đối chiếu so sánh. Các tiêu chuẩn đa ra cần phải rõ ràng, chính xác, có thể chấp nhận dợc, có thể thực hiện đợc và trong một số trờng hợp hoặc một thời điểm nào đấy thì tiêu chuẩn đa ra phải có tính uyển chuyển, phù hợp với từng loại tính chất công việc khác nhau vào những thời điểm khác nhau.
Các hành động khắc phục phòng ngừa phải đợc đa ra xem xét trên diện rộng và tỷ mỉ. Sau đó khắc phục phải tự theo dõi đánh giá hiệu quả và báo cáo thờng xuyên kết quả theo dõi.
4. Cần xây dựng mục tiêu chất lợng kiểm tra trên cơ sở tập trung vào những vấn đề chốt yếu, trên cơ sở thống nhất chung với các đơn vị trong toàn Xí nghiệp.
• Hoàn thiện hệ thống văn bản qui định về hoạt động của ban kiểm tra. • áp dụng nhiều phơng pháp vào trong công tác kiểm tra.
• Rà soát lại cơ cấu, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn sao cho hợp lý và phải mang tính hệ thống để hoạt động đạt hiệu quả cao.
• Hoàn thiện qui chế thởng phạt rõ ràng,
• Cần làm tốt hơn nữa chế độ báo cáo tại các đơn vị, để việc xử lý ra quyết định chính xác kịp thời ( Cần lập bảng mô tả chế độ báo cáo nội bộ)
• Tăng cờng công tác kiểm tra để duy trì kỷ luật lao động.
• Thiết lập và xây dựng lại công tác hoạch định, đo lờng, phân tích kiểm soát các sản phẩm phục vụ dịch vụ một cách đầy đủ, chặt chẽ và có tính hiệu quả cao. • Các hành động khắc phục phòng ngừa phải đợc đa ra xem xét trên diện rộng và
tỷ mỉ. Sau đó khắc phục phải tự theo dõi đánh giá hiệu quả và báo cáo thờng xuyên kết quả theo dõi.
• Đảm bảo các điều kiện làm việc an toàn, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trờng, cải thiện đời sống vật chất tinh thần và chăm lo sức khoẻ cho cán bộ làm công tác kiểm tra.
• Trang bị đầy đủ vật t bảo hộ lao động, trang thiết bị cho từng vị trí công việc.
5. Nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác của cán bộ kiểm tra và công tác phục vụ của nhân viên. công tác của cán bộ kiểm tra và công tác phục vụ của nhân viên.
Đào tạo chuyên môn, tăng cờng nhận thức cho cán bộ làm công tác kiểm tra để: • Đảm bảo các kế hoạch lập ra phù hợp với định hớng đào tạo của Tổng công ty
và Xí nghiệp, đảm bảo yêu cầu của công việc đã giao.
• Củng cố và nâng cao trình độ của đội ngũ công chức làm công tác kiểm tra. • Đảm bảo công tác tổ chức một cách khoa học và hiệu quả.
• Nâng cao tinh thần, nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp đối với công việc đợc giao.
6. Cần tổ chức hoạt động Công đoàn tập trung, tăng cờng năng lực, vai trò của cán bộ tổ chức Công đoàn. Kiểm tra có hiệu quả và nhận thức vai trò của của cán bộ tổ chức Công đoàn. Kiểm tra có hiệu quả và nhận thức vai trò của Công đoàn trong sự phát triển của Xí nghiệp.
7. Chăm lo vật chất tinh thần cho cán bộ làm công tác kiểm tra, quan tâm đúng mực, tổ chức những hoạt động thiết thực, tạo tâm lý tốt trong công tác. đúng mực, tổ chức những hoạt động thiết thực, tạo tâm lý tốt trong công tác.
• Đảm bảo các điều kiện làm việc an toàn, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trờng, cải thiện đời sống vật chất tinh thần và chăm lo sức khoẻ cho cán bộ làm công tác kiểm tra.
• Trang bị đầy đủ vật t bảo hộ lao động, trang thiết bị cho từng vị trí công việc. • Đào tạo chuyên môn, tăng cờng nhận thức cho cán bộ làm công tác kiểm tra để
đảm bảo yêu cầu của công việc đã giao.
• Quy định rõ chức năng và quyền lợi của cán bộ làm công tác kiểm tra.
8. Tăng cờng kiểm tra hành chính có hiệu quả:
• Kiểm tra hành chính hiệu quả giúp các nhà quản trị tránh đợc nhiều vấn đề tồn tại trong tổ chức. Kiểm tra sẽ giúp Xí nghiệp đối phó với bất trắc hữu hình và vô hình, kiểm tra đúng cách, kịp thời sẽ tránh đợc những tổ thất không đáng. • Kiểm tra có hiệu quả sẽ giúp việc phân quyền có hiệu quả hơn, phân quyền
không đúng, không rõ sẽ dẫn đến những hậu quả to lớn.
• Kiểm tra còn giúp Xí nghiệp xác định đợc cơ hội, cơ hội đó đợc kiểm tra đánh giá cẩn thận, đầy đủ thì sẽ trở thành điểm mạnh trong sự phát triển chung toàn Xí nghiệp.
9. Tăng cờng hỗ trợ công cụ kiểm tra: Cho dù công tác kiểm tra đó là trên lĩnh vực nào thì đều phải có các công cụ kiểm tra, công cụ dựa trên một tiêu lĩnh vực nào thì đều phải có các công cụ kiểm tra, công cụ dựa trên một tiêu chuẩn cụ thể đã đợc quy định sẵn. Một số công cụ đợc đem ra sử dụng để lên kế hoạch, phân chia thời gian biểu, phân chia công tác đều là công cụ để kiểm tra hành chính. Mỗi công cụ, dù đơn giản hay phức tạp đều có giá trị trong một tình huống nhất định đối với công việc hành chính nào đó. Các công cụ đó thờng bao gồm:
- Bảng chia thời gian biểu hay lịch công tác - Thẻ hồ sơ dễ truy tìm
...
9.1. Thẻ hồ sơ dễ truy tìm: Chủ yếu đợc sử dụng để lên kế hoạch, chia thời biểu và những hình thức kiểm tra khác.
Đây là những thẻ rời phân biệt dễ dàng nhờ các mép nhô lên thụt xuống, để phân chia từng loại công việc. Màu sắc của thẻ có thể đợc dùng phối hợp để theo dõi nhanh chóng tiến trình thực hiện kế hoạch.
Thẻ hồ sơ này còn có thể theo thứ tự thời gian, theo tên ngời hoặc theo tính chất công việc. Nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho hoạt động của công việc đạt đợc kết quả tốt nhất.
9.2. Bảng chia thời gian biểu: Với những dữ kiện cần thiết, bảng chia thời gian biểu là một trong những phơng pháp thông dụng và hiệu quả nhất để kiểm tra công việc hành chính. Các bảng loại này đợc cấp Lãnh đạo sử dụng chủ yếu, nhằm tóm lợc công việc và soạn thảo kế hoạch
VD: Bảng phân chia lịch công tác.
Kế hoạch Hoạt động Kỳ hạn Phân công Ngày khởi công Ngày hoàn tất Ghi chú A B C D v.v....
9.3. Bảng treo tờng: bảng treo tờng là công cụ giúp việc quan trọng cho công việc cụ thể, trên đó chỉ rõ các hoạt động của một vài bộ phận, một vài chơng trình, kế hoạch, cùng lúc xác định thời hạn sau cùng để kết thúc công việc hoặc lên bảng vẽ đối chiếu các tiêu chuẩn và công tác hiện hành.
kết luận
Để xây dựng và phát huy tốt vai trò của công tác kiểm tra hành chính, đòi hỏi Xí nghiệp phải thấy rõ đợc vai trò quan trọng của công tác kiểm tra trong công việc quản lý và trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra luôn gắn liền và không thể tách rời với mọi hoạt động. Trong bài Luận văn này, có thể nhận thấy rằng Xí nghiệp thơng mại mặt đất Nội bài đã thiếu sự quan tâm đúng mực đến công tác kiểm tra đối với hoạt động của Xí nghiệp. Dẫn đến vẫn còn những tồn tại và thiếu sót dẫn đến kết quả không nh mục tiêu đề ra.
Nhằm đa ra một số giải pháp để nâng cao chất lợng kiểm tra và hoàn thiện thêm công tác văn phòng. Em hy vọng rằng những đề xuất và kiến nghị trong bài Luận văn này sẽ đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của toàn Xí nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc Xí nghiệp, các anh chị trong phòng Tổ chức Hành chính và các phòng ban khác. Đợc sự hớng dẫn tận tình của Thầy giáo PGS. TS Đinh Văn Tiến và các thầy cô giáo trong khoa Hành chính Văn phòng đã giúp đỡ em hoàn thành bài Luận văn tốt này.
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Hành chính doanh nghiệp – GS. TS Nguyễn Duy Gia, PGS. TS Bùi Văn Nhơn, PGS. TS Đinh Văn Tiến.
Khoa Hành chính doanh nghiệp, 2000.
2. Hành chính doanh nghiệp: Tạo lập và vận hành – PGS.TS Đinh Văn Tiến Nhà xuất bản chính trị Quốc gia. 1998
3. Hớng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ Hành chính – TS. Lu Kiếm Thanh NXB Thống kê. 1999
4. Điều tra và xử lý thông tin trong quản lý – Tác giả Lê Xuân Hoa. Nhà xuất bản Thống kê. 2000
5. Hành chính văn phòng và Quản trị văn phòng – Office administration & management. – Tác giả Mike Harvey.
6. Quản trị văn phòng Doanh nghiệp – Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia HCM 7. Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng – Học viện Hành chính Quốc
gia – NXB Chính trị Quốc gia.