Gia hạn nợ được thực hiện thay cho giai đoạn trả gốc khi mà khách hàng không có khả năng trả gốc. Thông thường, theo hợp đồng tín dụng, phụ lục hợp đồng phân kỳ trả nợ thì đến hạn trả nợ, cán bộ tín dụng có nghĩa vụ thu nợ khách hàng. Tuy nhiên, có một số trường hợp, khách hàng chưa có khả năng trả nợ do các nguyên nhân bất khả kháng: Thiên tai gây trì trệ hoạt động của dự án được cấp vốn bằng nguồn vay của TCTD, thị trường kinh tế có biến động làm ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của khách hàng… thì có thể TCTD gia hạn nợ cho khách hàng. Khi khách hàng muốn gia hạn nợ, giấy đề nghị gia hạn nợ, trình bày rõ ràng lý do cần gia hạn nợ. TCTD căn cứ vào giấy gia hạn nợ, kiểm tra lại lý do gia hạn nợ của khách hàng có chính xác và thỏa đáng không, nếu thích hợp, thì chấp nhận cho gia hạn nợ.
Cán bộ tín dụng chuyển chứng từ chấp nhận gia hạn nợ cho khách hàng xuống phòng kế toán. Kế toán tín dụng căn cứ vào chứng từ đó, tiến hành chỉnh sửa thời gian đến hạn trả nợ cho các khế ước, hợp đồng tín dụng được gia hạn trên bảng Excel theo dõi. Đồng thời, kế toán cũng theo dõi, kiểm tra bộ phận tín dụng cập nhật thay đổi kỳ hạn trả nợ của các khế ước này trên hệ thống phần mền. Việc theo dõi, kiểm tra này của bộ phận kế toán rất quan trọng, nhằm ngăn ngừa, kiểm soát rủi ro nghiệp vụ xảy ra trong hoạt động của phòng tín dụng, khi mà cán bộ tín dụng có thể nhập sai ngày đến hạn mới, sai số tiền trong phân kỳ trả nợ, nhầm lẫn giữa khế ước này với khế ước khác… Khi phát hiện có sai sót, kế toán tín dụng cần thông báo ngay
cho bộ phận tín dụng, đồng thời tiếp tục theo sát, kiểm tra việc khắc phục sai sót này của bộ phận tín dụng. Khi nào sai sót được khắc phục hoàn toàn và toàn bộ thông tin gia hạn nợ được cập nhật đầy đủ và chính xác vào hệ thống phần mền, thì khi đó công tác gia hạn nợ của bộ phận kế toán mới hoàn thành.
Trình tự kế toán giai đoạn gia hạn nợ được khái quát bằng Sơ đồ 2.5 sau:
Sơ đồ 2.5 – Trình tự kế toán giai đoạn gia hạn nợ