Ngoài những u điểm đợc trình bày trên đây thì công tác tổ chức kế toán tiêu thụ tại công ty vẫn còn tồn tại một số nhợc điểm cần đợc khắc phục.
Thứ nhất, về việc lập và luân chuyển chứng từ:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng Kế hoạch- Kinh doanh lập thành 03 liên: 01 liên lu, 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho, 01 liên giao cho kế toán ghi sổ. Cuối tháng, sau khi kế toán đã thực hiện tính giá trung bình cho từng thành phẩm, hàng hoá thì mới tiến hành in phiếu xuất kho và xin chữ ký của những ngời liên quan nh thủ kho, phòng kế hoạch,... Nh vậy, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà kế toán dùng làm căn cứ hạch toán cha có giá trị pháp lý bởi nó cha có chữ ký của thủ kho và ngời nhận hàng. Ngoài ra, khi bán hàng trực tiếp tại công ty, công ty không lập phiếu xuất kho mà thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để xuất hàng cho khách, nhng ở cột số lợng trong hoá đơn GTGT không phân biệt số lợng yêu cầu và số lợng thực xuất. Khi gặp trờng hợp Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT đã đợc lập, số hàng hoá trong kho lại không đủ để xuất hoặc do một lý do nào đó mà lợng hàng xuất không đúng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay hoá đơn GTGT , nhng kế toán đã tiến hành hạch toán do vậy sẽ xảy ra bút toán khống. Cuối tháng, mặc dù kế toán in phiếu xuất kho theo mẫu trong máy tính và đề nghị những ng ời liên quan ký xác nhận thì có thể đối chiếu giữa thủ kho và kế toán song việc sửa chữa số liệu sẽ rất vất vả nếu có chênh lệch. Hoặc khi xuất hàng không đúng theo hoá đơn GTGT hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thủ kho có đề nghị phòng kế toán điều chỉnh thì việc điều chỉnh này cũng gây mất thời gian.
Thứ hai, về việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản phản ánh doanh thu và mới chỉ đợc công ty theo dõi chi tiết thành doanh thu tiêu thụ, giá vốn theo thành phẩm và theo hàng hoá mà cha theo dõi chi tiết cho từng danh điểm thành phẩm, hàng hoá cũng nh cho từng bộ phận (tại công ty hay tại cửa hàng). Điều đó làm cho tác dụng của thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ban lãnh đạo sẽ không biết đợc việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá nào, bộ phận kinh doanh nào bị lỗ, việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá nào, bộ phận kinh doanh nào lãi, từ đó có thể đa ra các quyết định sai lầm.
Thứ ba, về công tác tổ chức vận dụng sổ kế toán:
Là một doanh nghiệp sản xuất và có khối lợng tiêu thụ thành phẩm lớn mà công ty lại không tổ chức sổ chi tiết bán hàng. Công ty chỉ theo dõi bán hàng trên các báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng và các bảng kê hoá đơn bán hàng. Song khi in ra để lu trữ các báo cáo bán hàng chi tiết chỉ theo dõi số lợng và doanh thu hàng tiêu thụ, tức là chỉ mang tính chất liệt kê hàng tiêu thụ mà không có tính hạch toán, còn các bảng kê hoá đơn bán hàng lại chỉ theo dõi trên chỉ tiêu doanh thu mà không theo dõi số lợng. Để có thể theo dõi chi tiết trên đầy đủ các chỉ tiêu ngời sử dụng thông tin phải xem trực tiếp từng hoá đơn bán hàng trong máy. Nh vậy, khi in các loại sổ sách, báo cáo để lu trữ đảm bảo tránh rủi ro về sự cố máy tính thì doanh nghiệp chỉ có thể theo dõi chi tiết theo một chỉ tiêu, không có sự theo dõi kết hợp trên nhiều chỉ tiêu khác nhau, dẫn đến khó có một sự nhìn nhận toàn diện về hoạt động tiêu thụ.
Thứ t , về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Về việc hạch toán hàng huỷ
Vì thành phẩm, hàng hoá của công ty là thuốc chữa bệnh, ảnh hởng trực tiếp đến sức khoẻ ngời tiêu dùng, nên nếu thành phẩm, hàng hoá không đảm bảo chất lợng, khách hàng trả lại, mà hàng quá đát, không thể tái chế đợc hoăc hàng trong kho đã quá hạn mà cha tiêu thụ đợc thì công ty tiến hành huỷ.
Hiện nay, công ty đang hạch toán hàng huỷ nh sau: Phản ánh giá trị hàng mang đi huỷ:
Nợ TK 642
Có TK 155, 156
Hạch toán giá vốn hàng mang đi huỷ nh vậy là cha hợp lý và không đúng chế độ hiện hành.
Trong nghiệp vụ xuất hàng từ công ty đến các cửa hàng phụ thuộc, công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có kèm theo lệnh điều động nội bộ. Nhng khi xuất hàng công ty lại hạch toán giống nh tiêu thụ trực tiếp:
Khi xuất hàng cho cửa hàng, kế toán phản ánh giá vốn nh sau: Nợ TK 632
Có TK 155, 156
Khi có báo cáo bán hàng của cửa hàng gửi lên, công ty phản ánh theo bút toán: Nợ TK 111, 131
Có TK 511 Có TK 33311
Phản ánh nghiệp vụ này nh vậy là cha đúng chế độ hiện hành.
Về chiết khấu thơng mại và chiết khấu thanh toán:
Về bản chất, chiết khấu thơng mại và chiết khấu thanh toán đợc sử dụng để kích thích khách hàng mua hàng với số lợng lớn hoặc thán toán nhanh, vì vậy có những mức tỷ lệ chiết khấu hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Hiện nay công ty không phân biệt hai loại chiết khấu này và gọi chung là chiết khấu bán hàng và áp dụng hai mức tỷ lệ chiết khấu là: mức 5% đối với khách hàng quen, mua với số lợng lớn, và mức 3% đối với các khách hàng khác (trừ khách mua lẻ), mà không tính đến hình thức cũng nh thời hạn thanh toán của khách hàng và đặc biệt là tất cả các khách hàng đều đợc hởng chiết khấu. Nh vậy về thực chất, công ty mới chỉ thực hiện chiết khấu thơng mại tức là khuyến khách khách hàng mua hàng của công ty (tỷ lệ chiết khấu của công ty chỉ đợc thực hiện khi khách hàng đến ký kết hợp đồng với công ty và tỷ lệ này đợc xác định trên doanh số mua hàng của khách) mà không khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, tức là hình thức chiết khấu thanh toán cha đợc thực hiện ở công ty. Thậm chí việc tất cả các khách hàng của công ty (trừ khách mua lẻ) đợc hởng chiết khấu bán hàng cũng phần nào làm giảm đi ý nghĩa của chiết khấu này.
Mặt khác khoản chiết khấu này công ty lại hạch toán vào chi phí bán hàng mà cụ thể là khoản chi phí bán hàng bằng tiền khác (TK 6418). Viêc hạch toán nh vậy không những không đúng chế độ hiện hành (ngay cả với chế độ kế toán trớc khi có chuẩn mực kế toán số 14 đợc ban hành) mà còn làm cho một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh bị xác định sai.
Thứ năm, về việc hạch toán chi phí mua hàng
Mặc dù việc thu mua hàng hoá đợc thực hiện bởi bộ phận bán hàng song công ty tiến hành hạch toán chi phí mua hàng vào chi phí bán hàng theo định khoản:
Nợ TK 6418
Có TK 1111, 1121,... là sai chế độ kế toán hiện hành.
Thứ sáu, về việc ứng dụng kế toán máy trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ.
Trong khâu cập nhật các chứng từ bán hàng vào trong máy tính, kế toán thực hiện nh sau: Khi cập nhật hoá đơn bán hàng, dù khách hàng thanh toán bằng tiền ngay hoặc trả chậm thì kế toán đều thực hiện nh khi khách hàng thanh toán theo phơng thức trả chậm, trong trờng hợp khách thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán nhập thêm một chứng từ nữa đó là phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng theo định khoản:
Nợ TK 111, 112 Có TK 131
Nh vậy kế toán vừa phải cập nhật nhiều chứng từ, làm tăng khối lợng công việc mà lại không phân biệt đợc nghiệp vụ bán hàng này là thanh toán ngay hay trả chậm do đó làm ảnh hởng lớn đến công tác phân tích tài chính và không tốt cho việc ra các quyết định của các nhà quản lý.
xảy ra sự cố máy tính thì công ty sẽ không khôi phục đợc dữ liệu lu trữ trong máy, gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty.
3. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quảtiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty Traphaco.